Java - Urgente: Información y consejos para armar portal!

Tengo que armar un Portal que sea fácil de mantener con información estática, en el sentido que sólo se publica, ejemplo: no se accede en tiempo real a las Base de Datos para ver la información actual. Esta información está en distintos servidores: hay Bases de Datos, archivos Word, PDF, EXCEL, TXT, Diapositivas Powerpoint, etc.
1) Que consejos me pueden dar para armar esto?
2) Inclusive tengo que tomar información en tiempo real de algunos sitios de Internet. Esto como lo implementaría?
3) Cómo actualizarían Uds. La información?. Que metodología utilizarían?

Desde ya muchas gracias y espero sus respuestas...