PDF de programación - Conectar Excel con Access

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Conectar excell con Access

Para este pequeño tutorial como minimo debe tener el conocimiento básico de

macros , o lo puedes leer en nuestro tutorial nuestro primer macro para que le des un

pequeño refresh, que podemos lograr con esto, hacer pequeños programitas que nos

faciliten las cosas, por ejemplo podemos llevar registro de cheques y depósitos,

empleados u otras cosas pequeñas ya que Access tiene una limitación en la capacidad

de almacenar los datos de datos.

Ok, vamos a empesar, lo primero que todo es ir al programador de macros dando click

en el botón de macros de vb, en el caso del 2007

Ahí nos dara la siguiente pantalla donde nos iremos al menú de herramientas,

referencias



Para la conexión a una base de datos, debemos agregar las referencias ado como se muestra

en la siguiente imagen





Despues de marcar nuestras referencias, le damos aceptar, ahora vamos a hacer un pequeño



formulario, te preguntaras como:

Es sencillo, vamos a insertar, userform



Agregaremos dos caja de textos y dos botones uno para guardar y otro para salirse del

formulario, y las dos cajas de texto es para poner datos a guardar en la base de datos, le

recuerdo que haremos una base de datos en Access que se llame prueba, con una tabla que se

llame tabla1 y con dos campos que se llamen campo1 y campo2.

De esta forma nuestro formulario le quedara asi:

(nota para ver los controles presionamos el botón

, para obtener

nuestro caso usaremos estos

, que es la caja de texto,

el botón)

que son los objetos que podemos pegar en el formulario en



Asi nos quedaría el formulario



Ahora para cambiar algunas propiedades, le daremos click derecho sobre cada objeto y

escogemos propiedades y le cambiaremos en el caso de los botones el caption (texto que se le

muestra al usuario) y el name que es el nombre como lo llamaremos en el código de

programación de forma tal que al primer botón le pondremos en el caption (Guardar), en el

name (btn1), al segundo botón le pondremos en el caption (Salir) y en el name (btn2), en el

caso de los textos pondremos txt1 para la primer caja de texto y txt2 para el segundo texto,

quedando algo como esto



Ahora daremos doble click en el botón btn2 (salir) y digitaremos el siguiente código “end”,

que es el encargado de finalizar el formulario de forma tal que nos quedara esto:



Private Sub btn2_Click()

End

End Sub

Como haremos para que al abrir cargue nuestro formulario, seguiremos estos pasos

Según muestra la imagen en el árbol de objetos escogeremos la opción de thiworkbook que

hacer referencia a nuestra hoja de trabajo, lo escogemos dándole doble click

Ahora nos saldrá una pantalla como esta:



Ahí tenemos el combo desplazado de la izquierda, escogeremos la opción de workbook, y a la

derecha escogeremos la opción de open





Ahora digitaremos el siguiente código:

UserForm2.Show



El userform2 es el nombre que tiene el formulario, este puede variar ya sea porque nosotros le

cambiamos el name o por que el sistema le asigno otro como userform1, y el evento show es

el de mostrar el formulario. Ahora podemos salvar el código y cerrar todo el archivo y abrirlo

nuevamente para probar que esto está en camino.



Ya probado, y que se le haya cargado el formulario al abrir eso quiere decir que podemos

continuar con lo que nos interesa que es la conexión a Access, para almacenar datos.

Como mencionamos al inicio de este documento tenemos que tener una base de datos

llamada prueba.mdb (la conexión entre el 2003 y el 2007 difiere por eso explicaremos la

opción con la extensión mdb y después haremos el cambio con la extensión accdb), con una

tabla tabla1 y dos campos campo1 y campo2 ambos de tipo string

Listo, ya tenemos nuestra base de datos, ahora haremos la conexión, hay varias formas de

hacerlo, uno es en el inicio del formulario (no es recomendable al menos que sea un solo

formulario ya que para reducir código es mejor tener algo que nos facilite este trabajo) y la

segunda opción es desde un modulo el cual nos permite guardar funciones y variables que

podemos llamar desde cualquier formulario.

Ahora insertaremos nuestro modulo,

Ya insertado el modulo nos vamos a este en el árbol de objetos



Ahí presionaremos doble click y nos aparecerá la ventana para programar



Como se menciono al inicio debimos haber agregado algunos referencias, asi que si no lo

hiciste devuélvete y agrégalas ya que son las librerías que nos permitirán conectar con Access



Ahora ya agregadas digitaremos el siguiente código:

Public conectar As ADODB.Connection

Public indica que es una variable publica que puede ser llamada de cualquier formulario,

conecatar es el nombre de la variable, as es para definir su tipo y ADODB.Connection nos

indica que es de tipo de conexión ADO

Ahora después de declarar la variable, declararemos una función que nos haga la conexión a la

BD, como se muestra en el siguiente código.

Public Sub conectar_bd()

Set conectar = New ADODB.Connection

With conectar

.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

.Open "C:\prueba.mdb"

End With

End Sub

Ahora explico la función, declaramos una función llamada conectar_db, que lo que hace es

conectar con la base de datos prueba, a la variable declarada anteriormente le asignamos una

nueva conexión , la cual posee varias propiedades pero usaremos el connectionString que es la

cadena de conexión en este caso indicamos que es de tipo Access con extensión mdb, si es

otro tipo de bd no funciona abria que conseguir esta cadena de conexión que varia según su

tipo de bd y su extensión asi como las referencias a agregar.

Y la propiedad open indica la ruta y nombre de la base de datos, en este suponemos que la

base que creamos esta en c:.

Ahora como llamo esta función desde el formulario, pues vamos al árbol de objetos vamos a

nuestro formulario y en guardar daremos doble click para que nos abra nuestro espacio de

trabajo para introducir código y digitaremos esto:

Private Sub btn1_Click()

Call conectar_bd

End Sub

Ya si no nos sale nada es que la conexión se ha realizado con éxito, ahora para probar nuestra

conexión por completo almacenaremos un dato de esta manera, como nota es importante que

no hace falta que este llamando la conexión en cada momento al menos que después de

ejecutar todo desconecte la bd (base de datos) de esta forma, en le modulo haremos otra

función que se llame desconectar_db

Public Sub desconectar_bd()

If conectar.State = 1 Then

conectar.Close

End If

End Sub

Donde conectar.state=1 nos indica que esta conectada y el conectar.close cierra la base de

datos.

Ahora por ultimo guardaremos un dato en la base de datos, igual en el evento click del botón

guardar digitaremos el siguiente código (en el árbol de objeto seleccionamos nuestro

formulario y damos doble click sobre el botón guardar)



Private Sub btn1_Click()

Dim ls_sql As String

Call conectar_bd

ls_sql = "Insert into tabla1(campo1,campo2) values('" & txt1.Text & "','" & txt2.Text & "')"

conectar.Execute ls_sql

Call desconectar_bd

End Sub

Ya con esto tenemos la conexión y el almacenaje de datos correctamente, ahora pueden

probar la macro e ir a la base de datos en Access para que vean como se van almacenando los

datos, ahora finalizamos este tutorial y el ejemplo lo pueden descargar de nuestra pagina.