PDF de programación - Publicación de bases de datos on-line

Publicación de bases de datos on-line

Ricardo Eito-Brun

Departamento de Biblioteconomía y Documentación.

Universidad Carlos III de Madrid

Introducción

De las tres disciplinas conocidas como “ciencias de la documentación”
(biblioteconomía, archivística y documentación), la archivística es la que ha
sufrido un mayor retraso en la adopción de estándares que sirviesen de guía
para la descripción de materiales y para su almacenamiento y transferencia en
formato electrónico.

En el área de la biblioteconomía, el formato MARC y las reglas de
catalogación cuentan con más de cuarenta años de vida y se encuentran
ampliamente adoptadas por los centros dedicados al tratamiento de datos
bibliográficos y por los fabricantes de sistemas informáticos para bibliotecas. La
aceptación del formato MARC es tal que a día de hoy no podemos concebir un
sistema informático de gestión bibliotecaria que no ofrezca soporte a este
formato de intercambio y transferencia bibliográfico.

Por contra, en el caso de la archivística – a pesar de contar con una
enorme tradición y de tratarse de una actividad tan antigua como la propia
sociedad que hoy conocemos – no ha sucedido lo mismo. En el caso de la
archivística, la primera norma reconocida internacionalmente no se publicó
hasta comienzos de la década de los noventa, y en el ámbito de la
normalización, desde hace tan sólo cinco años disponemos de un estándar
para la codificación y transferencia – la Encoding Archival Description – que
progresivamente está siendo adoptado, aunque con cierta cautela.

Esta situación es comprensible: en el ámbito de la archivística, nunca ha
existido una necesidad de intercambiar descripciones de materiales como la ha
habido en la biblioteconomía y en la documentación, dado el carácter único de
los materiales tratados por los archivos. Las motivaciones económicas que en
la década de los sesenta promovieron la normalización de formatos de
intercambio bibliográficos, el desarrollo de políticas cooperativas en bibliotecas
y el surgir de las grandes bibliographic utilities norteamericanas tipo OCLC
nunca han existido en la Archivística.

Ha sido la llegada de Internet y la posibilidad de acceder a cualquier
repositorio de conocimiento disponible en cualquier parte del mundo, la que ha
motivado el interés en disponer de herramientas normalizadas para publicar
descripciones de los materiales de archivo en formato electrónico.


La descripción archivística

Los instrumentos de descripción son el resultado de la actividad de
descripción. Por lo tanto, antes de profundizar en los diferentes estándares que
se han propuesto – concretamente, en la especificación EAD - es preciso
revisar los principios que rigen a ésta.

La descripción archivística consiste en crear unos subrogados o
descripciones breves de los materiales disponibles en un archivo. Estas
descripciones permitirán a
investigadores conocer qué
documentos están disponibles sin necesidad de acceder a los documentos
originales. La descripción también sirve como herramienta de localización: de
su texto se podrán extraer palabras clave que servirán como puntos de acceso
para la recuperación e identificación de los documentos originales.

los usuarios e

Una definición formal de la descripción archivística la encontramos en la
norma ISAD(G), donde se como “la creación de una representación precisa de
los fondos y sus partes componentes mediante el proceso de captar, componer
y organizar la información que sirve para identificar el material archivístico y
explicar el contexto y sistemas archivísticos que lo produjeron” [Heredia, 49].1

La actividad de descripción generará instrumentos de descripción,
definidos en el glosario de la norma ISAD(G) como “cualquier descripción o
medio de información hecho o recibido por un archivo en el proceso de
establecimiento de control administrativo o intelectual sobre la documentación
archivística”.

1 En esa misma obra, Antonia Heredia incluye su propia definición, igualando la descripción
archivística al “proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y la
recuperación de su información para la gestión y la investigación”.
Otra definición citada por la autora es la del Diccionario de Terminología Archivística
publicado por el Ministerio de Cultura español, donde se define como “la fase del
tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para
facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos”.



Los instrumentos de descripción serán los documentos que contienen la
descripción de los documentos (i.e. agrupaciones documentales) disponibles
en el archivo, así como información sobre su origen, organización e información
de referencia sobre la persona o institución que los generó o reunió. Los
instrumentos de descripción median entre el usuario-investigador que necesita
acceder a la información y los documentos originales, de la misma forma que
un asiento bibliográfico ISBD sirve de mediación entre un libro y un lector en
una biblioteca.

Así, la descripción archivística es una actividad de gran importancia, ya
que permite localizar y recuperar los documentos disponibles en el archivo.
Para Cruz Mundet la descripción es “la parte culminante del trabajo archivístico
[...] encaminada a poner los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un
útil disponible para la sociedad” [Cruz Mundet, p. 255]


Normalización de las descripciones. ISAD(G) y EAD

Uno de los problemas que más se citaba en los antiguos manuales de
archivística se refiere a la falta de normalización y de pautas comunes que rijan
la creación de las descripciones. Incluso dentro de las prácticas seguidas en un
mismo país – referidas como tradición archivística -, resulta difícil encontrar
unas reglas comúnmente aceptadas y encontramos situaciones en las que
distintos autores promulgan y aconsejan el uso de herramientas de descripción
y niveles de detalle diferentes.

Entre los problemas a los que se debe esta falta de normalización, se ha
señalado el carácter especializado de los usuarios de los archivos y las
actitudes de los archiveros (más preocupados por la conservación y custodia
de los fondos que por facilitar el acceso a los mismos)

En la década de 1990 se produjeron importantes avances en la
normalización de las pautas que deben guiar la descripción archivística. Estos
esfuerzos tuvieron su principal logro en la publicación del estándar ISAD(G)
(International Standard for Archival Description – General). ISAD(G) es
actualmente la especificación más importante sobre cómo debe realizarse la
descripción archivística. Sin embargo, no ha sido el único ni el primer estándar
en este sentido. Sí es cierto que ISAD(G) recoge la experiencia de estas
iniciativas previas que, con un alcance nacional, se desarrollaron con el mismo
propósito.

ISAD(G) establece una serie de elementos descriptivos que se pueden
utilizar en la creación de instrumentos de descripción. La norma también
recoge un glosario de términos y unas recomendaciones o principios que
deben guiar la actividad de descripción. Finalmente, ISAD(G) establece un
modelo de descripción jerárquica o multi-nivel, que se adecua a la organización
jerárquica de los archivos descrita en un apartado anterior de este trabajo.

El modelo de descripción que propone ISAD(G) se basa en la aplicación
del principio de procedencia, de forma que el fondo será la unidad de
descripción inicial y más genérica. Esta unidad de descripción inicial se irá
subdividiendo en distintas unidades de descripción más específicas, y así
sucesivamente, constituyendo un modelo jerárquico (fondo, subfondo, serie2,
expediente y unidad documental) acorde con el modelo tradicional que rige la
organización de archivos y al que nos hemos referido anteriormente.

ISAD(G) establece los elementos que podemos utilizar en la descripción
de una unidad archivística (o unidad de descripción). Son un total de 26
elementos, agrupados en siete áreas. Todos estos elementos se podrán utilizar
como puntos de acceso para facilitar la recuperación de la descripción. A
continuación se enumeran las áreas y elementos que establece la norma.
Desde nuestro punto de vista, ISAD(G) nos ayuda a determinar la estructura de
las bases de datos donde guardaremos la descripción de los documentos de
archivo: qué campos debemos considerar y qué tipo de información debemos
recoger y publicar.

Junto a ISAD(G), otro estándar de gran importancia para la creación de
descripciones archivísticas es EAD (Encoded Archival Description), y su
estándar complementario EAC (Encoded Archival Context).

EAD consiste en un vocabulario XML, mantenido por la Society of
American Archivist y la Library of Congress para codificar instrumentos de
descripción en formato electrónico. Su objetivo es normalizar el formato


2 En la norma se define como “documentos organizados de acuerdo con un sistema o
mantenidos como unidad porque son el resultado de la misma actividad, tienen un formato
particular o a causa de cualquier otra relación derivada de su creación”.