PDF de programación - Ofimática con SharePoint

Ofimática con SharePoint



CAPITULO I



1.1

Introducción a la Ofimática con SharePoint

La informática de cualquier organización resulta eficaz cuando se presta

las facilidades a los usuarios para hacer mejor su trabajo. Microsoft

SharePoint es una de estas herramientas que permite potenciar el trabajo

de los usuarios orquestando un entorno colaborativo de bajo coste y fácil

implementación.



Microsoft Office es el software de productividad empresarial más conocido

del mundo y siempre se ha centrado en la automatización de las tareas y

en proporcionar a los usuarios opciones para que todo resulte más fácil.

Office y SharePoint se han diseñado para proporcionar a los usuarios un

conjunto de capacidades que abarcan tanto al cliente como al servidor,

hecho que no siempre perciben los usuarios.



El trabajo móvil ya no es exclusivo de la fuerza de ventas. En la

actualidad, la mayoría de las empresas admiten el teletrabajo y esperan

que sus empleados -“siempre estén activos y conectados”, incluso si no

se encuentran en la oficina. SharePoint ofrece un conjunto diverso de

capacidades que amplía el acceso a los recursos y permite a los usuarios

ser productivos independientemente de las herramientas o los dispositivos

que tengan a su alcance.



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La reducción de costos y el aumento de la productividad con los mismos

recursos son posibles gracias a la consolidación de SharePoint de las

soluciones de productividad empresarial que proporciona a los usuarios

la posibilidad de

implementar capacidades

integradas y nuevas

herramientas de administración para sitios de intranet, extranet e Internet,

y también ofrece la opción de la instalación in situ y servicios hospedados.

Estas ventajas ayudan a optimizar los recursos de TI y reducen

considerablemente el costo total de operación de las soluciones de

productividad empresarial.



1.1.1

¿Qué es la ofimática?

El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la

automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan

en su seno.



El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es amplio y su

objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización.

Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no

especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de

formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión

de una oficina, como por ejemplo:



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 Automatización de correspondencia.

 Mecanografía.

 Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos

etc.)

 Mantenimiento de datos que

requieren continuos cálculos

(presupuestos).

 Presentación de informes y propuestas.

 Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.

 Elaboración de presentaciones.

 Realización de gráficos y estadísticas sencillas.



1.1.2

¿Para qué sirve la ofimática?



Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática dan

la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que

se necesita por ejemplo, en una oficina y un punto importante a destacar

con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar

conectadas a una red local o bien a Internet. Y precisamente SharePoint

es una de estas herramientas que nos permite estar siempre conectados

y a la vez brindarnos la seguridad necesaria.



El objetivo principal de la ofimática es que cualquier actividad que deba

ser hecha de manera manual en una oficina o empresa pueda ser de

alguna manera automatizada con las herramientas como Word, Exel,



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Power Point, Acces, Publisher, Proyect, SharePoint, entre otras. Es

importante tener en cuenta el hecho de que la ofimática comenzó su

desarrollo en la década de los 70 cuando a su vez se produjo una

masificación en la implementación de los equipos utilizados en oficinas o

empresas que comenzaron a incluir en sus tareas todo tipo de

microprocesadores y a la vez, utilizando herramientas ofimáticas mucho

más modernas.



Para dar a entender el concepto de ofimática, podemos citar el ejemplo

más claro del reemplazo de

las máquinas de escribir por

las

computadoras,

los procesadores de

texto, e

incluso, programas

informáticos que dictan los textos que deben ser escritos, para que las

personas puedan transcribirlos de manera más rápida. Por otro lado, se

dice que la mayoría de las empresas y oficinas que utilizan sistemas de

ofimática para poder facilitar las tareas ya existentes utilizan lo que se

denomina “paquete de ofimática”, el cual hace referencia precisamente al

conjunto de herramientas que nos ayudan a realizar dichas tareas y si

bien podemos encontrar paquetes de ofimática más básicos que otros,

generalmente todos incluyen herramientas tales como: procesador de

texto, hoja de cálculo, base de datos, programas para el armado de

presentaciones multimedia, programas para utilizar e-mail, correos de voz,

o mensajeros instantáneos.



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1.1.3

Paquetes de Ofimática



Como bien se mención anteriormente, la finalidad principal de la ofimática

en cualquiera de los sistemas que se utilicen, es facilitar la realización de

tareas ya existentes para así lograr perfeccionar el trabajo y el

desempeño de una empresa, es por eso que implementar paquetes de

ofimática en una oficina nos ofrece ventajas en áreas tales como la

competencia con otras empresas, la posibilidad de idear en una manera

más práctica y creativa estrategias de marketing, gestión de clientes,

controles de stock además de la organización de toda la parte que

respecta al sector administrativo.

Todo esto siempre teniendo en cuenta que los paquetes de ofimática son

una excelente inversión por eso no debemos dudar un segundo en

implementar estos sistemas, siempre recordando que los mismos deben

estar afiliados a alguna red.

Por otro lado también debemos decir que las empresas que se dedican al

desarrollo de estos paquetes de ofimática son muchas, y a pesar de que

las diferencias entre unas y otras son mínimas, debemos siempre tener en

cuenta que mientras más sencillo sea utilizar el sistema de herramientas

ofimáticas, mayor es la posibilidad de mejorar la productividad. Por último

no queremos dejar de mencionar el hecho de que todas aquellas

personas que se encarguen de manejar y realizar las tareas en estos

sistemas, deben tener absoluto conocimiento de los mismos, por eso la



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capacitación en ofimática es fundamental para la contratación de personal

capaz de utilizar estos sistemas.



1.1.4

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es un nombre común utilizado para referirse a una serie de

productos para empresas desarrollados por Microsoft. Son utilizados

comúnmente como portales de empresas, centros de colaboración,

manejadores e indexadores de contenido, lugares para la publicación de

formas electrónicas y centro de reportes de inteligencia de negocios. Se

dice que SharePoint es una serie de productos porque existen varias

versiones que distan en funcionalidades y tiene objetivos diferentes dentro

de la organización.



Los productos de la serie SharePoint son:

 Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)

 Search Server 2008 Express

 Forms Server 2007

 Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Standard

 Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Enterprise



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Figura 1. Funcionalidades de SharePoint



A continuación una descripción general y breve de los componentes

principales de SharePoint:

 Manejo de documentos SharePoint puede manejar versiones de

documentos, borradores, revisiones, aprobaciones y publicaciones.

Además es posible crear flujos de trabajo los cuales permiten crear

documentos y asignarle ciclos de revisiones y aprobaciones por

parte de distintos miembros de la empresa. Las revisiones de

documentos se pueden hacer en Microsoft Word, Outlook y a

través del navegador de internet. También existen librerías de

almacenamiento de documentos que pueden sustituir

los

servidores de contenido (File Sharing).



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 Colaboración en la empresa Una de las ventajas de SharePoint

es que permite la comunicación y colaboración entre los miembros

de la empresa. Algunos ejemplos son el compartir anuncios, tareas,

calendarios y planes de proyectos, además de la creación de

documentos en grupo.

 Procesos de negocios Igualmente es posible crear formas

electrónicas para manejar procesos de negocios. Esta

funcionalidad permiten la automatización y agilización de procesos.

 Portal para empresas La funcionalidad más visible de SharePoint

es su estructura de portal electrónico que permite una mejor

organización del contenido. Las áreas del portal son editable y es

posible limitar el acceso de usuarios a áreas determinadas.

 Búsqueda y manejo de información SharePoint puede ser

utilizado pa