PDF de programación - SharePoint - Estrategias prácticas de TI para la colaboración entre orgranizaciones

ShArEPoint

EStrAtEGiAS PrÁCtiCAS DE ti PArA LA CoLABorACiÓn EntrE orGAniZACionES /

// AGoSto 2011

E

EStrA tEGiA

Tres pasos para la creación de un plan
de implementación de SharePoint 2010
con éxito
Estas mejores prácticas para el desarrollo de una estrategia integral de Share-
Point han demostrado ser una fórmula ganadora para muchas organizaciones.
por BrIEN M. po SEY

i

iMPLEMEnt ACiÓn

Adopción de SharePoint: si lo
implementas, ¿acudirán tus usuarios?
Para garantizar que el despliegue de SharePoint genere el máximo beneficio
para toda la organización es preciso tener una planificación estratégica clara
y ser conscientes de las limitaciones. por Mark clarkSoN

A

ADMiniStrACiÓn

La carga que supone administrar la oper-
ación de SharePoint se hace más pesada
Al aumentar las funcionalidades y la complejidad de SharePoint 2010 los
administradores deben prestar más atención al mantenimiento de las granjas
de servidores a fin de asegurar un rendimiento óptimo. por SHaWN SHEll

» notA DEL EDitor

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Una estrategia clara y una
administración cuidadosa
señalan el camino al éxito

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AL TIEMPO QUE cada vez más organizaciones se van familiarizando con las po-
tenciales ventajas de Microsoft SharePoint 2010 y analizan la posibilidad de
utilizar la versión actualizada de esta plataforma de colaboración, Search-
ContentManagement.com seguirá realizando su propio estudio para ofrecer
a sus lectores las conversaciones que tienen lugar sobre las estrategias de
utilización de SharePoint, su implementación y su administración. En la pre-
sente edición de nuestra revista electrónica trimestral SharePoint encon-
trarás consejos expertos sobre cómo configurar SharePoint 2010 evitando
problemas de adopción por parte de los usuarios y aplicando las últimas her-
ramientas de administración, a fin de extraer el máximo rendimiento—y la
mayor rentabilidad económica—a una granja de SharePoint.

En primer lugar, Brien M. Posey nos presenta una detallada fórmula para

elaborar una estrategia y un plan integrales para la instalación de SharePoint
2010 con éxito y nos explica por qué esta actuación es una mejor práctica
esencial para las organizaciones de gran tamaño. Su análisis de los aspec-
tos estratégicos traza las líneas básicas para una exitosa implementación del
programa SharePoint 2010 en toda la empresa.

A continuación, Mark Clarkson aborda cuestiones relacionadas con la imple-
mentación de SharePoint en su análisis sobre la adopción de este software de
colaboración en toda la organización. Su artículo examina el llamado “riesgo de
adopción” y los problemas que pueden surgir con el uso ad hoc de SharePoint.
Finalmente, Shawn Shell describe las razones por las que la creciente com-

plejidad de gestión de SharePoint 2010 exige a los adminis-
tradores del programa una mayor vigilancia ante los posibles
factores que pueden afectar a su rendimiento. n

JOnAThAn GOUrLAy
Editor de Noticias y del Sitio Web SearchContentManagement.com

Nota del editor

E

Tres pasos para
la creación de
un plan de
implementación
de Sharepoint
2010 con éxito

i i
adopción de
Sharepoint: si lo
implementas,
¿acudirán tus
usuarios?

Si A
la carga
que supone
administrar
la operación de
Sharepoint se
hace más pesada

2 SharePoint April 2012

» EStrAtEGiA

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Tres pasos para la creación
de un plan de implementación
de SharePoint 2010 con éxito
Estas mejores prácticas para el desarrollo de una estrategia
integral de SharePoint han demostrado ser una fórmula ganadora
para muchas organizaciones. por BrIEN M. po SEY

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LAS OrGAnIZACIOnES MÁS pequeñas
que introducen SharePoint 2010 a
menudo lo hacen de manera muy
informal. Compran algunas licencias
y lo instalan sin elaborar ningún plan
para su aprovechamiento a largo
plazo, dejando que la implemen-
tación vaya evolucionando con el
paso del tiempo. Aunque esto fun-
ciona en el ámbito de una empresa
de pequeño tamaño, una actitud tan
laxa hacia el despliegue de Share-
Point 2010 puede tener graves con-
secuencias a largo plazo dentro del
entorno organizativo. A fin de evi-
tarse problemas, las organizaciones
corporativas harían bien en desar-
rollar una estrategia integral mucho
antes de adquirir su primera licencia
de SharePoint.

Para garantizar un aprove-

chamiento exitoso de SharePoint
2010, lo lógico es aplicar un enfoque

estructurado a la hora de examinar
las cuestiones que informan la es-
trategia de implementación de la
plataforma. A continuación, te of-
recemos algunos consejos sobre
cómo hacerlo, así como algunos as-
pectos clave que toda organización
debería tener en cuenta al planificar
la instalación de SharePoint 2010.

FOrMALIZA TU VISIÓn
Si estás pensando en instalar Share-
Point, lo más probable es que ya
tengas alguna idea de las cosas que
quieres conseguir con su imple-
mentación. De todos modos, en el
momento de iniciar la planificación
suele ser un buen primer paso elab-
orar un documento formal donde
se describa con claridad el uso que
se pretende dar a SharePoint 2010.
Esto es importante porque el apr-

Editor’s Note

M

Dispersed
organizations
Test Mettle
of Sharepoint 2010
Infrastructure

i i
care required
in Extending
Sharepoint 2010
capabilities to
External Users

Si S
Tyson, others
Focus on prep,
Training
in Sharepoint
2010 Strategy

3 SharePoint April 2012

Nota del editor

E

Tres pasos para
la creación de
un plan de
implementación
de Sharepoint
2010 con éxito

i i
adopción de
Sharepoint: si lo
implementas,
¿acudirán tus
usuarios?

Si A
la carga
que supone
administrar
la operación de
Sharepoint se
hace más pesada

ovechamiento que tu organización
quiera dar a la plataforma afec-
tará directamente a las decisiones
de compra del hardware y software
necesarios. Por otro lado, tu plan
a largo plazo para el despliegue de
SharePoint también tendrá su re-
flejo en aspectos como los acuer-
dos de nivel de servicio (SLA, según
sus siglas en inglés) y los requisitos
para la recuperación tras desastres.

Al plasmar por escrito tu visión

del uso que pretendes darle a la
plataforma SharePoint, ten en
cuenta los siguientes puntos:

pp ¿Será accesible sólo desde una

red interna (como una intranet) o
se podrá acceder también desde
el mundo exterior?

pp ¿Quién tendrá acceso a Share-
Point? ¿Sólo los empleados?
¿Tienes pensado establecer re-
laciones entre empresas con tus
proveedores o aliados estratégi-
cos vía SharePoint? ¿Vas a crear
un sitio para SharePoint accesible
para el público en general?

vicio de asistencia, o software de
información de gastos).

pp ¿Vas a remplazar con SharePoint
tus servidores de archivos? ¿Y los
servidores Exchange de carpetas
públicas?

ELABOrA Un PLAn
DE GOBErnAnZA
Si no se regula su funcionamiento,
SharePoint puede convertirse en
una herramienta descontrolada.
Para evitarlo, antes de proceder a
su instalación y despliegue es ab-
solutamente esencial redactar un
plan sólido de gobernanza de la
plataforma. El plan de gobernanza
describe los usos que se van a dar
al sistema SharePoint y los diver-
sos permisos, responsabilidades y
políticas que estarán en vigor.

Sobre la gobernanza de Share-

Point se han escrito libros enteros,
pero aquí presentamos unas cuan-
tas cuestiones importantes que de-
berían servirte para informar tu plan
de gobernanza:

pp ¿Tienes previsto desarrollar al-

pp ¿Tienes previsto instalar un

guna aplicación de SharePoint a
medida? ¿Piensas portar a Share-
Point alguna de las aplicacio-
nes que utilizas actualmente?
(Hay organizaciones que usan
SharePoint para remplazar los
programas de gestión de las re-
laciones con los clientes, de ser-

sistema centralizado o descen-
tralizado? (Normalmente, será el
departamento de TI quien admin-
istrará el despliegue centralizado,
mientras que, si la implement-
ación es descentralizada, habrá
que crear múltiples granjas de
SharePoint 2010 independien-

4 SharePoint April 2012

»estrategia+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Nota del editor

E

Tres pasos para
la creación de
un plan de
implementación
de Sharepoint
2010 con éxito

i i
adopción de
Sharepoint: si lo
implementas,
¿acudirán tus
usuarios?

Si A
la carga
que supone
administrar
la operación de
Sharepoint se
hace más pesada

tes entre sí y, probablemente, ad-
ministradas por departamentos
distintos).

pp ¿Quién estará autorizado para

crear nuevos sitios de Share-
Point? ¿Podrán hacerlo también
los usuarios que lo deseen o pre-
fieres limitar los derechos de cre-
ación de sitios a los supervisores
o administradores?

pp ¿Se repercutirán los gastos de

creación de los sitios sobre
quienes los creen? Si es así, ¿qué
sistema se aplicará para hacer
efectiva la repercusión de gastos
y en qué porcentajes?

pp ¿cómo operará la gestión del ciclo

de vida en estos sitios?

pp ¿Quién será responsable de la ad-
ministración y mantenimiento de
SharePoint?

pp ¿Se encargará el administra-

dor de SharePoint de gestionar
también la base de datos subya-
cente del servidor SQL, o se asig-
nará esta responsabilidad a otro
administrador?

pp ¿cuál será la política de recuper-

ación de datos?

pp ¿Qué tipos de auditoría se van a

utilizar?

pp ¿Qué grado de disponibilidad del
sistema vas a exigir en tus SLAs?

DEFInE LOS rEQUISITOS
LOGÍSTICOS
Una vez que tu empresa ha definido
su visión para el uso de SharePoint
y elaborado el plan de gobernanza,
el siguiente paso en el desarrollo
de una estrategia integr