PDF de programación - Los archivos y las nuevas tecnologias de la informacion

LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

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Daniel Rossini
INTRODUCCIÓN
La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las
instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha
iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como
las socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global
con el predominio de la sociedad de la información, por el papel estratégico que ésta juega como
elemento de poder cada vez más importante.

En los últimos 10 años los avances tecnológicos han permitido la comunicación simultánea en
tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes “Impulsos electrónicos y circuitos
integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a través de los cables de fibra óptica en
la inmensidad del ciberespacio, constituyen tecnologías de alta demanda en los centros de
trabajo.

Pero tengo mis reparos, pues considero necesario y estratégico, comprender bien todos estos
términos, para no dejarse embaucar por las nuevas terminologías de la información. Es por ello
que como archiveros debemos efectuar un análisis de nuestros principios archivísticos, valores
documentales, técnicas y procesos archiveros, con la finalidad de determinar si las nuevas
tecnologías se pueden aplicar al que hacer archivístico. En razón de ello, el eje central de mi
exposición es el uso de las tecnologías de la información en los archivos.

SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas ni con la
debida importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los documentos se encuentran
almacenados en depósitos olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una imagen que los sitúa
como depositarios de papeles inútiles y mazmorras de castigo. Realidad de las instituciones
públicas o privadas en nuestro país y en cualquier parte del mundo. ¿Cómo pretender querer
implementar las tecnologías de la información si aún las organizaciones no han tomado
conciencia de la importancia que tienen los archivos y los documentos para su institución?.

ARCHIVO TRADICIONAL
Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y procedimientos adecuadamente
estructurados y normalizados de tal manera que permiten una ordenada y adecuada organización
de los archivos y de los documentos.

Entre ellos podemos mencionar La administración de archivos, La organización, descripción,
selección y conservación de documentos. Los servicios archivísticos. El control sobre las tres
edades de los documentos. El uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos
descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita la protección del patrimonio
documental.



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ARCHIVO MODERNO
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del
documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los
cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios– permiten
el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la
documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones
públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las
organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos
este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO
Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional y los medios
de difusión y conservación son muy diferentes a los utilizados hasta el momento. La erupción del
correo electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han
provocando cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las instituciones, la aparición
de estas tecnologías han supuesto un desplazamiento del papel a la utilización de los impulsos
electrónicos y los circuitos integrados.

Sin embargo la utilización del papel aumenta año a año, las fotocopiadoras e impresoras están
presentes no solo en un área de la empresa, sino en cada una de sus dependencias y se pone de
moda, el uso de las tecnologías de la información

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU APLICACION A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Entonces ¿Qué son las tecnologías de la información? son todas aquellas que permiten la
descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la documentación y
que están basadas en la informática y los nuevos soportes electrónicos. La aplicación de estas
tecnologías representa ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, el control de
transferencias, de préstamos y consultas, control de expurgo, el almacenamiento y conservación
de la documentación, para el tratamiento y recuperación de la información, para la difusión de
los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo.

A continuación tratare de exponer los principales recursos tecnológicos existentes que de una
manera general conocemos, sin embargo, es necesario conocerlos profundamente para
determinar sus posibilidades de aplicación en el mundo de los archivos



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TECNOLOGIAS PARA LA NORMALIZACION
Para las tareas de descripción es básica la normalización. Este es un esfuerzo que se está
realizando en la actualidad, con la elaboración de tecnologías internacionales que faciliten el
intercambio de información entre organismos. Los objetivos de la normalización archivística son
la cooperación y la comunicación, entre profesionales y los usuarios. La informatización
potencia los esfuerzos de normalización.

Descripción: A nivel internacional el organismo encargado de desarrollar iniciativas en este
sentido es el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Dentro de este organismo el Comité de
Normas de Descripción ha editado la Norma Internacional General de Descripción archivística
ISAD(G) y la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para
Entidades, Personas y Familias ISAAR(CPF)

La primera se concibe como una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas,
contiene reglas tecnológicas generales para la descripción, que se pueden aplicar a cualquier tipo
documental y soporte físico de la documentación. Pero al mismo tiempo es flexible; en cada uno
de los instrumentos de descripción se utilizaran solo los campos necesarios y adecuados para
cada nivel de descripción. se pueden aplicar perfectamente a la elaboración de los instrumentos
de descripción de los documentos. En la segunda se especifica el tipo de información que debe
anotar en un encabezamiento autorizado archivístico. Se describen las entidades, personas o
familias que aparezcan como productores en las descripciones archivísticas.

SOPORTES ELECTRONICOS: La irrupción del documento electrónico utilizado por los
productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos
como en los procesos de organización, descripción y valoración de los documentos . No
obstante, en la utilización practica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus
peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:

Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar
información. Capacidad de
almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la información es lento. Se
puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada, pero no es total. Por estas
razones, el disquete es útil sólo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la
conservación permanente.

Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p.. El
tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero no para
consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir
contraseñas.

Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb o
12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy
fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo
de fichero o documento.


la



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CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el caso de CDs no
modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es útil
para conservar documentos con texto, sonidos e imágenes. Tiempo de acceso rápido. Son útiles
para conservar información que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de
desc