PDF de programación - ASP en bibliotecas y centros de documentación: publicación de una base de datos Microsoft Access en el web

ASP en bibliotecas y centros de documentación : publicación de una base de datos ...

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Número 5, desembre 2000



ASP en bibliotecas y centros de documentación: publicación
de una base de datos Microsoft Access en el web
[versió catalana]

Josep Manuel Rodríguez i Gairín
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
[email protected]


Resumen

Se describen los elementos necesarios para publicar en Internet una base de datos creada con Microsoft
Access utilizando la tecnología ASP. Se parte de un ejemplo de base de datos creada para controlar el
proceso de adquisiciones y se van resiguiendo, en forma de tutorial, los diferentes pasos que serán
necesarios para su consulta desde el web. Finalmente, se indican algunas aplicaciones de la tecnología ASP
que pueden ser útiles para bibliotecas y centros de documentación.


Introducción

El presente artículo recoge, a modo de guía, los pasos necesarios para publicar una base de datos de
Microsoft Access en Internet. Si bien a lo largo del mismo se introducen definiciones y siglas como
ASP, ODBC o SQL, se ha pretendido huir de la realización de un redactado teórico y concentrarse en
una exposición práctica siguiendo un ejemplo concreto del entorno bibliotecario que permita valorar su
utilidad.

Nuestra experiencia demuestra que, en muchas ocasiones, la mejor manera de aprender determinados
procesos técnicos es ejecutarlos y por ello, invitamos a leer este artículo al tiempo que se realiza en la
práctica el objetivo propuesto de publicar una base de datos.

Si bien son aconsejables conocimientos elementales tanto de Access y HTML como de programación
básica; la exposición se basará en sencillos ejemplos y trucos que pueden seguirse sin excesiva
dificultad por cualquier profesional de la biblioteconomía y la documentación.

Este artículo es interactivo. Si el lector está conectado a Internet podrá ver los resultados de los
distintos formularios instalados en un servidor NT e interaccionar directamente con la base de datos de
ejemplo. Si se detecta alguna anomalía o disfunción en el servidor agradeceremos nos lo comunique
por correo electrónico.


Nuestro ejemplo

Las ventajas e inconvenientes de usar un sistema de gestión de bases de datos relacional como
Microsoft Access en la gestión del catálogo de una biblioteca ya han sido ampliamente tratados por
diversos autores (Salse, 1998; Trigueros 1997; Codina 1994). Sin embargo, muchos de los procesos
relacionados con tareas que implican gestión económica —adquisición, obtención de documentos,
préstamo interbibliotecario— están siendo tratados con motores de bases de datos relacionales como
Microsoft Access, GTBib o Dbase. Incluso grandes centros automatizados con potentes sistemas de
gestión de bibliotecas como VTLS u otros, usan estas bases de datos relacionales para los procesos
administrativos. Por su parte, los pequeños centros, que disponen de escaso presupuesto para
automatización, encuentran en el paquete Office de Microsoft una de las soluciones de primera línea
para todos estos propósitos.

Sin querer entrar más en esta polémica y aunque podríamos haber usado un ejemplo administrativo de
otro campo, nos ha parecido más oportuno utilizar uno que pudiera resultar familiar al lector. A este
efecto, usando Microsoft Access, diseñaremos una base de datos para controlar las adquisiciones de
una biblioteca que llamaremos "adqui.mdb". La gestión de las adquisiciones es un proceso complejo
que implica la gestión de partidas presupuestarias, proveedores, pedidos, reclamaciones, cierres de
ejercicio, etc. Sin embargo y dado que no es el tema principal de este artículo, hemos simplificando el
ejemplo usando solamente tres tablas relacionadas entre sí: los usuarios que solicitan la compra por

http://www.ub.edu/bid/05gairi2.htm

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medio de desideratas o similares, los libros que se desean adquirir y los proveedores de esos
documentos. En nuestro ejemplo, cada libro es solicitado por un único usuario y se solicita a un único
proveedor; la realidad seria más compleja ya que un libro podría ser solicitado por más de un usuario y
en caso de no ser servido podría resolicitarse a otro proveedor. Necesitaríamos, por tanto, otras tablas
auxiliares para mejorar todo este proceso.

Gráficamente la estructura de nuestra base de datos simplificada tendrá el siguiente aspecto.

Figura 1. Estructura y relaciones de las tablas en la base de datos



Para realizar los procesos relacionados con la adquisición tal vez no sería necesario publicar esta base
en el web. Si los responsables del servicio son una o dos personas, pueden trabajar directamente en un
entorno Windows con Microsoft Access. El problema se plantea cuando decidimos emplear esta base
de datos para ofrecer subproductos al usuario final a través del WWW.

Un ejemplo claro lo constituyen los típicos expositores que encontramos en la entrada de muchas
bibliotecas donde se muestran los últimos libros recibidos. Su versión electrónica bien pudiera ser un
listado de nuevas adquisiciones ingresadas en nuestro centro que colgara de la página principal de
nuestro Web. Incluso podríamos diseñar un sistema que permitiera al usuario consultar el estado de su
desiderata, si se ha pedido ya al proveedor, si se ha recibido, etc. Evidentemente, en centros pequeños
esta consulta podría convertirse en la interfaz del propio catálogo. Insistiremos en recordar las
limitaciones del sistema: campos de longitud fija, no existe posibilidad de repetición, indización por
frase, etc.

Estos procesos podrían resolverse en modo local por medio de consultas. Como ejemplo, diseñaremos
una consulta de selección sobre la tabla "libros_pedidos" para listar los documentos recibidos hasta una
fecha concreta y una consulta de unión para listar los libros pedidos por un usuario o a un proveedor
concreto.

Algunas de estas consultas deben tener el siguiente aspecto o similar:

Figura 2. Consultas en Microsoft Access



Observemos que en estos casos, si no queremos entrar en programación, las consultas han de ser
predeterminadas, es decir, necesitaremos hacer tantas consultas como proveedores o usuarios.
Podríamos generar un formulario en Access y ligarlo a la consulta pero necesitaríamos conocer más a
fondo el sistema. En el caso de la consulta vía Web, como veremos, la solución también pasa por crear
un formulario previo que nos permita escoger el proveedor o fijar una fecha concreta en cada caso.

Nota: Aunque recomendamos que sea el propio lector el que genere su propia base de datos y las
consultas, si lo desea puede descargar la que hemos confeccionado nosotros, que es la que hemos
utilizado como ejemplo a lo largo de este artículo.

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La tecnología que describiremos permite no tan sólo consultar los datos vía Web sino también realizar
todas las funciones de administración clásicas (añadir, modificar, borrar registros). Sin embargo detallar
todos estos procesos excede el propósito de esta exposición y requiere nociones más avanzadas de
informática en las que están implicados aspectos de seguridad y control de registros. De todos modos
es importante conocer que podríamos publicar igualmente informes o formularios para entrada o
modificación de datos.


Los requisitos

Internet se basa en una arquitectura cliente-servidor; los usuarios que consulten nuestra base de datos
vía Web simplemente necesitarán disponer de una conexión a Internet y de un navegador, no
requiriendo tener instalado Access ni ningún otro complemento. Por nuestra parte, necesitamos un
servidor de Web conectado permanentemente a Internet para poder disponer de dicha base las 24
horas. Los ficheros Access son aplicaciones Windows de 32 bits y por tanto, deben ser instalados en un
entorno Windows. Se recomienda Windows NT con Internet Information Server 4.0 o superiores. Sin
embargo, para hacer pruebas podemos configurar un sistema en local sin necesidad de conectarnos a
Internet simplemente instalando en nuestro PC (Windows 95/98) el Servidor Personal de Web (PWS)
que se puede descargar de Internet http://www.microsoft.com/download) aunque también se incluye
directamente en el CDROM de Windows 98. Se recomienda Windows 98 con PWS 4.0 que ofrece ya
completo soporte a la tecnología ASP (Active Server Pages).

Evidentemente en nuestro ordenador necesitaremos tener también Access y un editor de páginas web
(aunque con el bloc de notas tendremos suficiente para nuestro ejemplo). La versión de Access que
utilizamos es Access 2000 si bien versiones anteriores son igualmente válidas para configurar la base
de datos. Access 2000 dispone de un asistente para crear las páginas Web pero no lo usaremos sino
que se editarán manualmente para aprender lo que realmente hacen.


Los pasos a realizar

Copiar la base de datos al servidor

Los siguientes pasos son válidos tanto si estamos instalando la base de datos en el servidor de Internet
(IIS) como en el caso de la instalación local con Personal Web Server.

Si ya tenemos creada nuestra base de datos como se ha descrito anteriormente y hemos introducido
algunos registros, lo primero que tenemos que hacer es copiarla al servidor. Podemos copiarla en
cualquier directorio, no es necesario que sea visible desde el Web, es decir, no es necesario que
cuelgue de \inetpub\wwwroot\, es más, se recomienda copiarla fuera de esta estructura para una mayor
seguridad.


Establecer una conexión ODBC

ODBC (Open Database Conectivity) es el protocolo que el sistema operativo empleará para
comunicarse con la base de datos. Será el propio servidor quien interrogará la base y obt