PDF de programación - Introducción a Access 2003

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Access 2003
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Access 2003

Antonio M. Mora García

ÍNDICE

Introducción a las bases de datos.
Introducción a Access. Creación de una
base de datos.
Tablas.
Operaciones con tablas. Relaciones.
Consultas.
Formularios.
Informes.
Páginas de acceso a datos.

Introducción a Access 2003 Antonio Mora García Departamento ATC

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Introduccióón a las Bases de
n a las Bases de
Introducci
Datos
Datos

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Introducción a las Bases de Datos

Conceptos (I)

Una Base de Datos (BD en adelante) es un conjunto de información
relacionada entre si, almacenada de forma estructurada, congruente y
robusta, que facilita la actualización, búsqueda y recuperación de la
misma.

Ejemplo:

una BD podría almacenar los datos de los empleados de una empresa,
así como los clientes, los productos que ofrece dicha empresa y una
relación entre todos ellos que podrían ser los pedidos.

Las BBDD normalmente están distribuidas en varios equipos, uno
contiene los datos (la BD en sí) y los otros acceden a ellos y los modifican
usando programas remotos (a través de la red), por ejemplo formularios.

Además, en una BD suele haber varios tipos de usuarios: los que
consultan los datos, los que pueden modificarlos y los que pueden
modificar las propiedades de la misma (administradores).

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Introducción a las Bases de Datos

Conceptos (II)

Un Sistema de Gestión de la Base de Datos (SGBD en adelante) es un
conjunto de programas que se encuentran en un nivel entre los datos
físicos de la BD y los usuarios o aplicaciones que deseen acceder a
dichos datos. Estos programas se encargan de manejar todas las
solicitudes de acceso a la BD formuladas por usuarios y/o aplicaciones,
gestionando todas las acciones que ejecuta la BD (inserción, eliminación,
actualización, etc).

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Introducción a las Bases de Datos

Conceptos (III)

• Tabla  (o entidad) es una estructura que sirve para almacenar las
características deseadas de una entidad real. Por ejemplo, se podría
considerar tener una tabla para guardar los datos relativos a una persona.

• Campo  (o atributo) es una de las posibles características de la
entidad que queremos almacenar en una tabla. Por ejemplo la edad de la
persona sería un campo de la tabla anteriormente citada.

• Dominio  conjunto dentro del que puede tomar valores cada campo.
Por ejemplo la edad de la persona tendría como dominio asociado el
conjunto de los números enteros positivos y mayores que 0.
Como posible valor también se contempla el NULO (no tomar ningún
valor)

• Registro  (o tupla/fila) cada uno de los conjuntos que tengan un valor
para cada campo de la tabla. Los registros son los que contienen
realmente la información dentro de una tabla.

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Introducción a las Bases de Datos
Campos

Ejemplo

Tabla DATOS PERSONALES

DNI

Nombre

Apellido

89387337-L

21312302-K

98728763-H

76565433-Z

Juan

Ana

Rosa

José

Martín

García

Aranda

Reyes

Edad

23

40

57

Sexo

V

M

M

V

* Cualquier coincidencia con la realidad será fruto de la casualidad

Registro

Dominios

DNI

Alfanumérico

Nombre
Alfabético

Apellido
Alfabético

Edad

Numérico Entero (> 0)

Sexo
‘V’ o ‘M’

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Introducción a las Bases de Datos

Conceptos (IV)

• Clave Primaria  (llave primaria o clave principal) es un campo, o
conjunto de campos que identifican a un registro de forma única dentro de
una tabla.

Ejemplo:

en la tabla anterior, DATOS PERSONALES, podríamos considerar como clave

primaria el campo DNI, o el conjunto de campos Nombre+Apellido. Ya que
ambos identificarían a un solo registro en dicha tabla

La clave primaria será mejor cuantos menos campos contenga (será más
simple) y para elegirla (para elegir los campos que la formarán), debemos
asegurarnos de su unicidad en el futuro (a medida que se introduzcan
datos en la tabla).

Muchas veces se usa como clave primaria un nuevo campo, que suele
ser un número entero que se incrementa (automáticamente en muchos
SGBD) con la creación de cada nuevo registro.

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Introducción a las Bases de Datos

Conceptos (V)

• Integridad  los datos no deben duplicarse y ser congruentes, para ello
se establecen mecanismos que evitan dos accesos simultáneos y
modificación del mismo dato.

• Consistencia  (fiabilidad) los datos no deben tener fallos lógicos (por
ejemplo ‘edad’ < 0) ni fallos semánticos (por ejemplo ‘Marai’ en lugar de
‘María’).

• Seguridad  los usuarios se agrupan en clases con diferentes tipos de
acceso (incluso acceso a distintos datos). Además se encriptan (se
codifican) dichos datos y se protegen de fallos físicos que pudieran
afectarles (se hacen copias de seguridad).

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Conceptos (VI)

Introducción a las Bases de Datos
Existen varios modelos de BBDD, el más extendido es el modelo relacional, en el
cual las tablas de una BD están vinculadas con otras mediante relaciones.
Con ellas se dota de cierta lógica a la estructura de la BD, pues determinan la
‘interacción’ entre las tablas (pueden entenderse como acciones o dependencias),
que es lo realmente importante en este modelo.
Uno de sus usos más comunes es evitar la duplicación de información dentro de
una tabla, pues se tendrá una parte de los datos en ella y otra parte en una tabla
diferente.

Las relaciones pueden tener varias cardinalidades:

- 1 a 1 (1-1)  cada registro de una tabla se corresponde con uno de la otra.

Ejemplo: EMPLEADOS  DATOS_PERSONALES

Cada empleado solo tiene unos datos personales y éstos solo se
corresponden con un empleado.

- 1 a Varios (1-N)  cada registro de una tabla está vinculado con varios de otra.

Ejemplo: EMPRESA  EMPLEADOS

Una empresa tiene varios empleados.

- Varios a Varios (N-N)  varios registros de una tabla se relacionan con varios

de otra. Ejemplo: MÉDICOS ----- PACIENTES

Un médico trata a varios pacientes y un paciente puede ser tratado por
varios médicos.

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Introducción a las Bases de Datos
Antes de crear una BD, es necesario realizar un análisis de las necesidades del
usuario de la misma, para adaptarnos (en lo posible) a ellas.

Conceptos (VII)

Deberemos meditar acerca de las tablas a utilizar y los campos que deben
contener. Debemos pensar muy bien este aspecto a fin de:
- evitar la redundancia de datos (que no se repita lo mismo varias veces)
- tener el menor tamaño posible (lo cual acelerará la carga de datos), con

dominios adecuados al tipo y valores del campo.

- elegir una clave primaria correcta, asegurando que dos registros diferentes no

puedan tener la misma en ningún caso. Dicha clave debería contener el menor
número de campos posible y ser numérica para ser más óptima.

- agilizar el acceso a las tablas (con índices).

Igualmente debemos tener claro las reglas a introducir para asegurar la corrección
y fiabilidad de dichos datos.

Otro aspecto a considerar serán las relaciones entre tablas, a fin de modelar las
interacciones entre las entidades que representan, procurando, a su vez, evitar la
redundancia de datos dentro de cada tabla.

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Introduccióón a Access
n a Access
Introducci

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Introducción a Access

¿Qué es Access?

Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos incluido dentro
del paquete Office de Microsoft.

Permite el diseño y creación de una BD y ofrece herramientas para su consulta e
interacción, tanto por parte del gestor de la BD, como por parte de los usuarios
finales de la misma.
Su filosofía, al igual que todas las aplicaciones de Microsoft es la de facilitar la
tarea al usuario del programa, por lo que ofrece un planteamiento sencillo de
todas sus posibilidades para el creador/gestor de la BD.

Entre las herramientas que ofrece con este fin se encuentran:
- Un sencillo editor de tablas.
- Una utilidad visual para establecer relaciones entre tablas.
- Un completo y sencillo asistente para creación de consultas.
- Los formularios (y autoformularios), que permiten crear sencillas aplicaciones
para que el usuario interaccione con las tablas.
- La posibilidad de definir macros (acciones automáticas).
- Los informes que muestran consultas ya construidas útiles para los clientes.
- Las páginas de acceso a datos, que permiten interaccionar con la BD a través
de internet o la red interna de la empresa.

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