PDF de programación - Nociones fundamentales sobre Excel

Fuente: http://trevinca.ei.uvigo.es/~jvelasco/Curso_Excel.pdf

NOCIONES FUNDAMENTALES SOBRE EXCEL


Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo
tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en forma de
tabla.

Con una hoja de cálculo no sólo podemos efectuar todas las operaciones que permite una potente
calculadora, sino que además podemos usarla para ordenar, analizar y representar nuestros datos.

Una características que hace especialmente útiles este tipo de programas es su capacidad de
recalcular todos los valores obtenidos sin más que variar los datos iniciales.

La ventana de EXCEL
La hoja de cálculo que nosotros vamos a utilizar es MS EXCEL. Una vez iniciado el programa
obtendrás una ventana parecida a la siguiente:

Puedes imaginarte cada documento de trabajo de una hoja de cálculo como un libro con distintas hojas. Cada
una de estas hojas es una gran tabla con 256 columnas y más de 65000 filas. Las columnas se identifican mediante las
letras (A, B, C, ..., AA, AB, AC, ..., AZ, BA, ..., IV) y las filas mediante números. Inicialmente, el programa arranca con tres
hojas abiertas, pero si sólo utilizamos una podemos cerrar las otras hojas sin ningún problema.



Cada una de las cuadrículas de la tabla recibe el nombre de celda y se identifica mediante su dirección, formada

por la letra de su columna y por el número de su fila. Así nos referiremos a las celdas A4, BC36, Z1034, etc.


En muchas ocasiones trabajaremos con un rango, que es un grupo de celdas de forma rectangular. Para
identificar un rango utilizaremos las direcciones de su esquina superior izquierda y de su esquina inferior derecha
(separadas por el símbolo ‘:’ dos puntos). Por ejemplo, en la figura anterior aparece sombreado el rango F12:H17.

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Introducción y modificación de datos.

Una celda de una hoja de cálculo puede contener datos muy diferentes, como texto, números, fechas
o fórmulas. Para introducir un dato en una celda basta con teclearlo y pulsar la tecla <Intro>, o bien
desplazarse a otra celda.
Para modificar el contenido de una celda puedes usar dos procedimientos:


Para cambiar todo el contenido, sitúate en la celda y teclea el nuevo dato.

Si sólo quieres cambiar parte del contenido, sitúate en la celda, pulsa la tecla F2 y corrige lo

que quieras como se hace en un procesador de texto cualquiera.


Según el tipo de dato que introduzcas éste se alineará de manera automática dentro de la celda. Por
ejemplo, si introduces un texto, se alineará en la parte izquierda de la celda, mientras que los
números lo hacen a la derecha. Naturalmente, siempre se puede modificar esto si se desea. Las
alineaciones admitidas son izquierda, derecha y centrada.

Las fórmulas se introducen normalmente empezando con el signo = y teniendo en cuenta la prioridad
usual en las operaciones. Una fórmula, además de números y operaciones, puede contener
referencias a otras celdas. Por ejemplo, las siguientes fórmulas serían válidas:


= 3,5+5/2
= A1+4*A2

= A2^2+6
= A2^0,5

=A1+A2/2
= (A1+A2)/2


Operaciones con rangos.

En muchas ocasiones necesitaremos efectuar una operación con un grupo de celdas, para ello
tenemos que aprender a seleccionar las celdas deseadas. Disponemos de varios procedimientos:


teclado manteniendo pulsada la tecla <> (es la tecla que se usa para escribir en

Para seleccionar un rango puedes usar el ratón o bien desplazarte utilizando las flechas del

mayúsculas).


Si lo que quieres es seleccionar celdas o rangos no contiguos debes proceder del siguiente
modo: en primer lugar selecciona el primer grupo de celdas contiguo usando lo dicho en el
punto anterior; a continuación mantienes pulsada la tecla de <Ctrl> y seleccionas los demás
rangos.


Para seleccionar una fila o columna completa basta con hacer clic con el ratón en su nombre.


Una vez seleccionado un conjunto de celdas podemos:


Copiarlo en otro lugar con la opción Edición-Copiar, desplazándonos a la nueva posición y

eligiendo Edición-Pegar.


Moverlo a otro lugar con las opciones Edición-Cortar, desplazándonos a la nueva posición y

eligiendo de nuevo Edición-Pegar.


Borrarlo pulsando la tecla <Supr>, en cuyo caso el bloque borrado no quedará almacenado

en el portapapeles.

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Copiar fórmulas: Referencias absolutas y relativas.

Una característica de la hoja de cálculo que la hace especialmente potente es la forma en que puede
utilizarse para copiar fórmulas. Por ejemplo, el siguiente procedimiento te permite obtener los 100
primeros múltiplos de 17:


• Introduce en A1 el valor 17

• En A2 teclea la fórmula =A1+17

• Copia la fórmula anterior y pégala en el rango A3:A100



Si utilizas la opción Herramientas – Opciones – Ver fórmulas, observarás cómo se ha copiado la
fórmula en las demás celdas. Por ejemplo, en la celda A50 encontrarás la fórmula A49+17 en lugar de
A1+17.


Esto se debe a que la hoja de cálculo, por defecto, no hace copias literales de las fórmulas, sino
que trabaja con direcciones relativas. En nuestra caso la fórmula que hemos introducido le indica que
debe sumar 17 al valor de la celda situada justo encima de ella.


En la siguiente figura tienes otro ejemplo de la forma en la que se copia una fórmula (de la celda

C4 a la D10), cuando trabajamos con posiciones relativas:



Sin embargo, en algunas ocasiones esta forma de copiar no nos va a resultar útil y
deberemos trabajar con posiciones absolutas. Cuando queramos trabajar con posiciones absolutas,
a la hora de copiar una fórmula utilizaremos el símbolo $. Por ejemplo, pondremos el símbolo $
delante de la letra o delante del número de la dirección de la celda para que ésta se copie literalmente
en cualquier lugar de la hoja. Así, si en la celda B1 tenemos la fórmula =$A1+7 y copiamos esta
fórmula en la celda C1, el resultado debería ser B1+7 si usáramos posiciones relativas, pero al haber
fijado la columna A con el símbolo $, el resultado es $A1+7. Si ahora copiamos la fórmula en la celda
C2, estamos cambiando de columna (de B a C) y de fila (de 1 a 2). Como el símbolo $ sólo aparece
delante de la letra esto significa que la columna es una posición absoluta, pero la fila es relativa, por
lo tanto el resultado será $A2+7.

De la misma forma, podemos usar el símbolo $ delante del número del indicador de celda, fijando de
esta manera la fila, es decir, la columna es una posición relativa pero la fila es absoluta. Ejemplo: si
en la celda B1 aparece la fórmula =A$1+7, y copiamos esta fórmula en B2, el resultado será A$1+7
(la A no cambia porque al pasar de B1 a B2 no hemos cambiado de columna, y el 1 no cambia
porque el símbolo $ lo convierte en una posición absoluta). Si lo copiamos en C1 el resultado será
B$1+7 y si lo copiamos en C2 el resultado será B$1+7.


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Finalmente, podemos usar el símbolo delante de las dos posiciones si queremos utilizar como
posiciones absolutas tanto columna como fila.

Las direcciones absolutas y relativas pueden usarse juntas en una misma expresión.
Formatos
La opción Formato de celdas del menú contextual que aparece haciendo clic con el botón derecho del
ratón sobre un rango seleccionado nos permite:


Cambiar el formato numérico o de fecha de los datos.

Elegir la fuente que queremos utilizar.

Modificar la alineación de los datos dentro de las celdas.

Fijar unos bordes completos o parciales alrededor o dentro del bloque.

Elegir una trama o sombreado para las celdas.

Proteger las celdas de manera que su contenido no pueda ser modificado.

La mayoría de estas opciones son muy sencillas de utilizar y su uso es similar al de cualquier otro



programa que trabaje bajo Windows.
Fórmulas matriciales


En algunos cálculos interesa que en lugar de producirse un único resultado en una única
celda se obtengan múltiples resultados simultáneos en varias celdas diferentes a partir de una única
colección de datos. Las fórmulas que permiten realizar estos cálculos se denominan fórmulas
matriciales, pues utilizan el concepto matemático de matriz (colección de números en forma de
tabla).

Para comprender mejor el párrafo anterior vamos a ver un ejemplo:


Supongamos que una hoja de cálculo contiene en el rango A1:B10 las calificaciones de un
examen de 20 alumnos, y queremos que la hoja nos diga automáticamente cuántos insuficientes,
suficientes, bien, notables y sobresalientes ha habido.


En otras palabras, queremos que el ordenador rellene de manera automática la siguiente

Para ello haremos uso de una función predefinida de la hoja de cálculo que no es otra que la
función FRECUENCIA. Piensa que se trata de averiguar con qué frecuencia se ha producido cada
una de las calificaciones de la tabla entre las veinte notas de la izquierda.
La idea entonces es seleccionar el rango E3:E7 que es donde queremos que aparezcan los
resultados y escribir la fórmula siguiente:

tabla:


= FRECUENCIA(datos;grupos)



donde datos es el rango de datos del que se extrae la información (en nuestro caso A1:B10) y
grupos es un