PDF de programación - Crear una agenda - Tutorial práctico de bases de datos en Access

TUTORIAL PRÁCTICO DE BASES DE DATOS EN ACCESS

“CREAR UNA AGENDA”


Antes de iniciar con nuestro tutorial, conozcamos algunos conceptos que
vamos a utilizar en este tutorial:

Que es una base de datos:
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de
datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte
de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila
de la tabla conforma un registro.

Microsoft Access
Microsoft Access, también conocido como MSAccess, es un Sistema de gestión de
bases de datos o (SGBD) incluido en el paquete de programas de Microsoft Office.
Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o
propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música.

Tipo de dato (Tipo de campo)
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser
similares o diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:

 Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos

encontrar enteros “sin decimales” y reales “decimales”.

 Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
 Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el

inconveniente de no poder ser indexados.

 Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación.
Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o
calcular los días entre una fecha y otra.

 Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255

caracteres).

 Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una
unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de
identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

El ejercicio:
Vamos a realizar una base de datos, para almacenar la información de contactos
(agenda), lo primero que vamos a realizar es recolectar toda la información y campos
que vamos a utilizar para la creación de nuestra tabla o tablas.



1. Recolección de los datos

NOMBRE DEL CAMPO

TIPO DE DATOS

DESCRIPCIÓN

Nombre

Foto

Texto



Datos adjuntos

Permite colocar una imagen

Identificación

Numero

Teléfono

Dirección

Correo

Donde labora

Fecha nacimiento

Profesión

Estado civil

Texto

Texto

Texto

Texto

Fecha

Texto

Texto



Creando la Base de datos

1. Primero crear la base de datos para escritorio

Bese de datos de

escritorio



a. Se le da un nombre y el lugar del disco

Al iniciar Access crea una tabla, que por el momento vamos
a cerrar.

Cerrar



2. Crear la tabla

a. Ficha crear, diseño de tabla

b. Colocar los campos y su respectivo tipo de dato



c. Guardar la tabla, colocar un nombre, Access

preguntará que no existe clave principal que si desea
que se cree una, dele aceptar y cierre la tabla

3. Podemos observar que se ha creado un nuevo objeto tipo

tabla.

4. Alimentar la base de datos, para tener algo de información

y continuar con nuestro tutorial.

a. Lo podemos hacer desde la tabla o desde una un

formulario o consulta

5. Abrimos la tabla, digitamos los datos

6. Crear consultas

Ficha crear, asistente para consulta, asistente para consultas
sencilla



Aceptar



7. Seleccionar el objeto origen de la consulta y los campos que



vamos a utilizar en este caso todos, pasamos todos los
campos y le damos siguiente.
Observe que existen muchos campos con el nombre inicial
de foto, solo necesitamos el que aparece solo con el
nombre foto, no utilizar los demás.

Observar la explicación.

8. Seleccione la opción que observa en pantalla



Dele siguiente, y colóquele un nombre, y clic en finalizar





9. Vamos a crear un formulario para alimentar nuestra Base

de Datos.

Ficha crear, asistente para formularios.

Aparece la siguiente pantalla

Asistente



10.

Seleccionar el objeto origen para el formulario (en

nuestro caso la consulta) y los campos que vamos a utilizar
en este caso todos, pasamos todos los campos y
devolvemos algunos de foto que no vamos a utilizar.
Observe que existen muchos campos con el nombre inicial
de foto, solo necesitamos el que aparece con el nombre
foto, no utilizar los demás.

- Damos siguiente

- En la distribución de los datos dejamos la primera (en



columnas), luego puedes seleccionar otras opciones para
practicar.


Colocamos el nombre del formulario y luego finalizar.
Podemos observar el nuevo formulario con algunos datos, por
ahora lo cerramos.

Ya tenemos tres objetos: Una tabla, una consulta y un
formulario.
El siguiente objeto que vamos a crear es un informe.
11.

Crear un informe.

Ficha crear, asistente para informes.

Asistente para

informes



12.

Seleccionar el objeto origen para el informe (en

nuestro caso la consulta) y los campos que vamos a utilizar
en este caso todos, pasamos todos los campos y
devolvemos algunos de foto que no vamos a utilizar

13.

Observe que existen muchos campos con el nombre

inicial de foto, solo necesitamos el que aparece con el
nombre foto, no utilizar los demás.

Siguiente



14.

En el nivel de agrupamiento lo dejamos como esta.

Siguiente

15.

Criterios de orden, seleccionamos por nombre.



Siguiente
16.

Distribución de los datos, dejamos columnas por ahora



luego puede probar otras opciones.

Siguiente




17.

Colocamos el nombre del informe y finalizar


Observe que ahora tenemos cuatro objetos y esta completada
nuestra base de datos.



18.

Ahora vamos a crear un formulario que nos permita

solo la entrada de datos.
Vamos hacer una copia del formulario que ya tenemos.
Abril el formulario “formulario agenda”, en el menú
archivo, guardar como, Guardar como objeto, guardar
como.

Colóquele un nombre “nuevo amigo”



Par que un formulario al abrirlo no me muestre registros y
solo me permita la entrada de datos, debo cambiar algunas
propiedades:
Pasemos el formulario en modo diseño. Ficha inicio, botón
ver, escoger vista diseño.


Ahora el formulario se encuentra en modo diseño. Vamos a
abrir las propiedades del formulario, ficha diseño, hoja de
propiedades.


Observe las propiedades, en la ventana de propiedades
seleccione formulario.







En las fichas de la ventana de propiedades haga clic en la
ficha datos.
En la opción entrada de datos seleccione “SI”


Guarde cambios, y cierre el formulario.
Ahora, Abra el formulario nuevo amigo y observe que ya no
muestra los demás registros, este formulario es solo para
agregar nuevos registros.

19.

Vamos agregar un control en el formulario agenda,

que me permita buscar registros en mi base de datos.

20.

Abrir el formulario agenda en modo diseño, se hace de
la siguiente forma; clic derecho en el nombre del formulario
“formulario agenda” y escoja la opción vista diseño.

Vamos a dejar un espacio en la parte superior del formulario
(detalle), para colocar el control.

- Seleccione todos los campos y arrastrarlos hacia abajo para

dejar un espacio más o menos de un centímetro.

Espacio para el

control

- Ahora vamos agregar el control, en la ficha diseño grupo
controles, haga clic sobre el control que se llama cuadro
combinado.

- Dibuje un rectángulo en el espacio que dejaste en el

formulario

Seguiremos el asistente:



Seleccione la última opción, dele clic en siguiente.



Aquí seleccione el campo por el cual usted desee buscar los
registros, yo elegí buscar por nombre, Siguiente.
En la siguiente ventana nos muestra los nombres que existen, si
no tienes registros no muestra nada le damos siguiente.





En esta venta le damos un nombre al objeto y finalizar.
Guarde el formulario.
Para probar el objeto, ciérrelo y ábralo en modo normal, en el
control cuadro combinado escriba el nombre de un amigo dele
enter, él lo buscara.



21.

Ahora vamos a crear un formulario en blanco, que

utilizaremos como ventana de bienvenida de nuestra base
de datos.

En la ficha crear, grupo formularios, formulario en blanco


Luego de crear el formulario lo pasamos a modo diseño;
Ficha inicio, Botón ver, Vista diseño.




Ahora vamos agregar los botones que utilizaremos para abrir cada uno de los
objetos de la base de datos.
En la ficha diseño, grupo controles, Boton.



Damos clic en el control botón y dibujamos un botón en cualquier parte del área
de trabajo, seguiremos el asistente que nos muestra Access.



En esta primera parte, Access nos muestra las opciones de cada uno de los
objetos, Nosotros necesitamos abrir el formulario para la entrada de registros
(nuevo amigo) y el formulario para la modificación o consulta de registros
(formulario agenda), así como también la consulta y el informe, la tabla no la
vamos a mostrar porque podríamos dañar la base de datos.



Entonces comenzamos.
Colocaremos primero los botones para abrir los formularios, entonces en esta
ventana escoja a la izquierda la opción operaciones para formularios y a la
derecha abrir formulario, y demos siguiente.


En esta ventana nos muestra los dos formulario que tenemos, por ahora demos
clic al primero (formulario agenda). Y oprimimos siguiente.

Esta ventana nos dice como queremos abrir el formulario por ahora le decimos
que nos muestre todos los registros, siguiente.



En esta ventana, seleccione la opción texto y escriba la etiqueta del botón
(modificar o consultar) y oprimimos siguiente.


En esta ventana le colocamos el nombre al botón, vamos a dejarlo como esta.
Finalizar.
Apar