PDF de programación - Manual básico de Access 2007

Manual Básico de Access 2007

Contenido


Introducción .................................................................................................................................................................... 4

Conceptos básicos ......................................................................................................................................................... 4

¿Qué es una base de datos? ...................................................................................................................................... 4

Partes de una base de datos ...................................................................................................................................... 4

Tablas...................................................................................................................................................................... 4

Formularios ............................................................................................................................................................. 5

Informes .................................................................................................................................................................. 5

Consultas ................................................................................................................................................................ 5

Macros..................................................................................................................................................................... 5

Módulos ................................................................................................................................................................... 5

Partes principales del programa ..................................................................................................................................... 6

Crear una base de datos en blanco ................................................................................................................................ 8

Tablas ....................................................................................................................................................................... 10

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla ...................................................................................................... 11

Agregar nuevas tablas en vista hoja de datos .......................................................................................................... 11

Agregar nuevas tablas en vista diseño ..................................................................................................................... 12

Tipos de Datos ...................................................................................................................................................... 13

Propiedades de los campos .................................................................................................................................. 14

Guardar una tabla ..................................................................................................................................................... 15

Establecer o quitar la clave principal ............................................................................................................................ 16

¿Qué es una clave principal? .................................................................................................................................... 16

Definir la clave principal ............................................................................................................................................ 16

Quitar la clave principal ............................................................................................................................................. 17

Relaciones .................................................................................................................................................................... 18

Tipos de relaciones de tabla ..................................................................................................................................... 18

Una relación uno a varios ...................................................................................................................................... 18

Una relación de varios a varios ............................................................................................................................. 18

Una relación uno a uno ......................................................................................................................................... 18

Tipos de combinación ............................................................................................................................................... 19

Establecer el tipo de combinación ......................................................................................................................... 19

Integridad referencial ................................................................................................................................................ 20

Crear una relación de tabla ....................................................................................................................................... 20

Eliminar una relación ................................................................................................................................................ 22

Consultas ..................................................................................................................................................................... 23

Consulta de selección ............................................................................................................................................... 23



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Crear una consulta mediante el asistente ............................................................................................................. 23

Agregar criterios a la consulta ............................................................................................................................... 24

Formularios................................................................................................................................................................... 25

Crear un formulario mediante el Asistente ................................................................................................................ 25

Informes ....................................................................................................................................................................... 26

Crear un informe mediante el Asistente para informes ............................................................................................. 26



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Introducción

El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus características y rendimiento como el

programa más utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la

presentación en pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que lo constituyen,

sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeño y facilidad en

su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar.

Conceptos básicos

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede

almacenar información común sobre personas, productos, pedidos, etc. o cualquier otro tipo de información

relevante.

Partes de una base de datos

Los componentes típicos de una base de datos hecha en Access son:







Tablas

Formularios

Informes

 Consultas

 Macros

 Módulos

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se

almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en

una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en

una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la

información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias.

Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se almacena cada información individual. Cada registro

consta de campos (al menos uno). Los “campos” corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar con

un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.



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Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para

trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear

una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los

usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Informes

Los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se

puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes

suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en