PDF de programación - La gestión de los documentos electrónicos como función archivística

AABADOM

JULIO-DICIEMBRE 2003

La gestión de los documentos
electrónicos como función archivística*

José Ramón Cruz Mundet.
Universidad Carlos III de Madrid.

1. Definición y características del documento
electrónico
Tendría poco sentido definir el documento electróni-
co, desde un punto de vista archivístico, de una forma
distinta a como lo hacemos sin adjetivar, pues se de-
fine con independencia del formato. Cuando se ha he-
cho, como lo hace por ejemplo la Guía europea de la
información numérica [INSAR, 1998, 11-16 y 49-50],
vemos que es coincidente en esencia con la de docu-
mento a secas. Así en este ejemplo, se trataría del con-
junto consistente de datos registrados en un soporte, o
bien, fragmento de información registrada generada,
reunida o recibida desde el comienzo, durante el se-
guimiento y hasta la finalización de una actividad ins-
titucional o personal, y que comprende un contenido,
un contexto y una estructura suficiente para constituir
una prueba de esta actividad. En el glosario del Pro-
yecto Interpares, se define simplemente como «docu-
mento creado de forma electrónica».
De acuerdo con las directrices para la gestión de do-
cumentos del Public Record Office, que prácticamen-
te coincide con la anterior definición, los componen-
tes son [Public Record Office, 1999, 12]:

Contenido: la materia del documento.

Estructura: el uso de encabezamientos y otros disposi-
tivos para identificar y etiquetar partes del documento,
y el uso de tipografías especiales (cursiva, negrita) para
destacar la parte significativa del contenido.

Contexto: el entorno y la red de relaciones en los que el
documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, có-
mo el documento se relaciona con otros en un grupo de
documentos).

Todos estos elementos juntos ayudan al usuario a en-
tender el valor completo del documento, y la ausencia
de cualquiera de ellos puede llevar a una interpreta-
ción errónea de la naturaleza del documento preten-
dida por su creador.
De acuerdo con L. Duranti [2001, 44] y con indepen-
dencia del tradicional, los componentes característi-
cos del documento electrónico son:
1. Medio (el portador físico del mensaje).
2. Contenido (el mensaje que el documento trata de co-

municar).

3. Forma física e intelectual (las reglas de representa-
ción tenidas en cuenta para la comunicación del men-
saje).

4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al do-

cumento).

5. Cuatro personas (las entidades actuantes por medio
del documento: autor, destinatario, redactor, crea-
dor).

6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada

documento con el anterior y con el siguiente).

7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, proce-
dimental y documental en el que es creado el docu-
mento).

Además de las aducidas por Schellenberg desde una
perspectiva organicista, el documento posee otras ca-
racterísticas definitorias y diferenciadoras [ISO 15489-
1:2001, 7]:
• Autenticidad: un documento auténtico es aquel que

puede probar que:
a) es lo que pretende ser,

* Este artículo es una versión resumida de parte de la clase impartida en el curso.

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b) ha sido creado o enviado por la persona que se
presume, y
c) ha sido creado o enviado en el tiempo presumi-
do.

• Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como
una representación exacta y completa de las tran-
sacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe
y seguridad, así durante su desarrollo, como en tran-
sacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fi-
dedignos.
Integridad: está completo e inalterado.

•

• Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado,

recuperado, presentado e interpretado.

Como resultado final podemos admitir el concepto que
ofrece en su guía el Comité de Documentos Electró-
nicos del CIA [Commitee on Electronic Records,
1997, 22]: «Un documento es información registrada
producida o recibida en la iniciación, desarrollo o fi-
nalización de una actividad institucional o individual
y que consta de contenido, contexto y estructura sufi-
ciente para proporcionar prueba de la actividad.»

2. Diferencias entre documento convencional y
documento electrónico
El documento electrónico también puede ser definido
por los elementos característicos. El Comité de Do-
cumentos Electrónicos del Consejo Internacional de
Archivos [1997, 23-25] lo hizo a través de las diferencias
con el documento tradicional:
• Registro y uso de símbolos: mientras que el con-
tenido de un documento tradicional está recogido
en un medio y a través de símbolos que lo hacen di-
rectamente accesible para el ser humano, en cam-
bio, el documento electrónico está recogido en un
medio y a través de símbolos que deben ser deco-
dificados para hacerlo accesible al ser humano. Por
ello el medio (hardware) y los símbolos (software)
son condiciones de posibilidad del documento elec-
trónico.

• Conexión entre contenido y medio: mientras que
el contenido de un documento tradicional es inse-
parable del medio (soporte) que lo recoge, el de un
documento electrónico puede ser separado del me-
dio original y transferido a otro u otros soportes. Ello
aumenta las posibilidades de corrupción y es un fac-
tor crítico para asegurar la autenticidad y la fiabili-
dad.

• Características de la estructura física y lógica:
mientras que la estructura es una parte integral y apa-
rente del documento tradicional, y uno de los prin-
cipales criterios para valorar su autenticidad, la del
documento electrónico no es tan aparente, sino que
depende del hard y del soft, hasta el punto de cam-

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biar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que
no puede tener el mismo valor que en el tradicio-
nal. La estructura lógica, por otra parte, lo identifi-
ca y representa los elementos de su estructura in-
terna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo
completo y auténtico el documento debe conservar
esta estructura originaria.

• Metadatos: que se definen como datos sobre los da-
tos y hacen que el documento pueda ser utilizado y
comprendido. El documento electrónico carece de
los elementos que en uno tradicional permiten es-
tablecer su contexto funcional y administrativo; esa
función la cumplen los metadatos, que describen có-
mo se ha registrado la información, cuándo y por
quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utili-
zado… David Bearman define el documento como
«un objeto encapsulado en metadatos» y establece
que los metadatos necesarios para cumplir los re-
quisitos funcionales archivísticos se pueden orga-
nizar en seis capas o niveles [D. Bearman, 1997, 153-
155]:
1. Registro: información relativa a la captura del do-

cumento.

2. Términos y condiciones: para saber si está dis-
ponible para su lectura, por parte de quién, bajo
qué condiciones.

3. Estructura: informa sobre la dependencia del
software necesario para su representación y las
posibilidades de interoperabilidad con otros sis-
temas en función de las normas seguidas en su
diseño.

4. Contexto: son los metadatos que preceden al con-
tenido y cumplen la función de demostrar la pro-
cedencia, el entorno en el que el documento ha
sido creado.

5. Contenido: son los datos y pueden tener cualquier

forma.

6. Historia del uso: para conocer cuándo, cómo y
de qué manera ha sido archivado, clasificado, va-
lorado y seleccionado, y utilizado.

• Identificación: que no puede hacerse por los me-
dios tradicionales, sino a través de los metadatos.
• Conservación: que no depende sólo de las condi-
ciones de almacenamiento, sino de la rápida obso-
lescencia de los sistemas.

3. La gestión de los documentos electrónicos
como función archivística
Aunque estén relacionadas y tiendan a ser utilizadas
como sinónimos, no es lo mismo la gestión electróni-
ca de documentos, que la gestión de documentos elec-
trónicos. Gestión electrónica de documentos: enfati-
za la aplicación de las tecnologías para la administración

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de documentos en cualquier formato. Gestión de do-
cumentos electrónicos: pone el énfasis en la naturale-
za de los documentos, creados, utilizados y conserva-
dos en entornos tecnológicos.
Desde el punto de vista archivístico está claro que la
gestión de los documentos electrónicos es un aspecto
más de la gestión de los documentos, entendida como
una función archivística global que la integra. Sin em-
bargo, y al igual que ha sucedido con los documentos
en papel, su reconocimiento como función archivísti-
ca no ha partido del reparto competencial de las orga-
nizaciones, sino de la ocupación por la vía de los he-
chos, primero, y con un reflejo normativo a la vista de
las soluciones aportadas, después. Dado el relativo es-
tado de desatención que afecta a los documentos elec-
trónicos, debemos plantearnos como horizonte la ocu-
pación de ese espacio, partiendo de un análisis de la
situación y del establecimiento de estrategias para el
éxito.
La situación actual se caracteriza por los siguientes ras-
gos:
• Estamos en una etapa de transición del papel al elec-
trón, son los llamados sistemas mixtos. Todavía es
habitual, incluso mayoritario, que las organizacio-
nes documenten sus procesos mediante sistemas mix-
tos con diversidad de soportes y formatos. Es habi-
tual que los documentos relativos a un mismo
procedimiento se presenten en diversos soportes y
formatos: papeles, correos electrónicos, archivos de
procesador de texto, hojas de cálculo… Estos sis-
temas mixtos plantean la necesidad de mantener vin-
culados documentos y sistemas dispares en la se-
cuencia lógica (legal o de negocio), de acuerdo con
la cual han sido creados, y que es imprescindible pa-
ra evidenciar y probar las actividades que recogen.
Así como los documentos en papel que componen
un expediente administrativo son fáciles de vincu-
lar, siguiendo la cadencia de la tramitación, y de man-
tenerlos unidos en la carpetilla. En el caso que aho-
ra planteamos, en cambio, las soluciones no son tan

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simples, ya que si se imprimen los documentos elec-
trónicos