PDF de programación - Consejos para crear un documento Microsoft Word 2010 accesible

CONSEJOS PARA CREAR UN DOCUMENTO
MICROSOFT WORD 2010 ACCESIBLE

(Plataforma Windows)

Enero 2012

Lourdes Moreno López
[email protected]
Grupo LaBDA
Departamento Informática
UC3M (Universidad Carlos III de Madrid)



Lourdes Moreno (Grupo LaBDA), UC3M



Tabla de contenido

1.

2.

Introducción .............................................................................. 3

Recomendaciones para hacer el contenido accesible ....................... 3

2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

2.7.

2.8.

2.9.

Idioma de un documento ....................................................... 3

Fuente y características ......................................................... 5

Imagen. Texto alternativo ...................................................... 5

Contraste ............................................................................. 8

Estilos ................................................................................. 9

Listas enumeradas y con viñetas ............................................ 9

Columnas ........................................................................... 11

Tablas ................................................................................ 12

Hipervínculos ...................................................................... 13

2.10. Comprensión de los textos .................................................... 15

2.11. Comprensión del documento ................................................. 16

3.

Evaluación de la accesibilidad en un documento Word .................... 17

4.
Guardar un documento Word que es accesible como un documento
PDF accesible .................................................................................... 19

Referencias ............................................................................... 21

Bibliografía adicional .................................................................. 22



2

5.

6.



Consejos para crear un documento Microsoft Word 2010 accesible



1. Introducción

En este documento se presentan recomendaciones para hacer un
documento Microsoft Word accesible de Office 2010 (plataforma Windows).
En documentación anterior se ha tratado recomendaciones para las
versiones de Office 2003 (Moreno L, 2006) y de Office 2007 (Moreno L,
2011). Las recomendaciones se proporcionan tanto para acceso por ratón
como por teclado. Como novedad de Word 2010, se presenta la
herramienta para evaluar la accesibilidad de un documento. Además, se
darán las pautas para guardar un documento Word accesible en formato
PDF, y así obtener fácilmente un documento PDF accesible.

2. Recomendaciones

contenido accesible

para

hacer

el

En este apartado, se van a proporcionar algunas características que tiene
que tener un documento Word para ser más accesible.

2.1.

Idioma de un documento

Como una pauta general de accesibilidad aplicable a un documento web
(W3C, 2008), documento Word, etc. está el indicar el idioma del
documento. Si en partes del texto, el idioma cambia respecto al del
documento, también hay que indicarlo.

Esta pauta es fundamental cumplirla para que los productos de apoyo como
un lector de pantalla puedan dar acceso a los contenidos en el idioma
correctamente a los usuarios.

Word 2010 tiene mecanismos para detectar de manera automática los
cambios de idioma. Cuando el idioma de un documento ha sido definido y
se escribe una sección de texto en un idioma diferente, este queda
marcado.

En un documento Word, el idioma del documento por defecto se encuentra
en la barra de estado inferior tal como se muestra en la Figura 1.



3





Lourdes Moreno (Grupo LaBDA), UC3M

Figura 1: Idioma del documento en barra de estado

Para cambiar el idioma de un documento hay que ir a la pestaña “Revisar”
(Figura 2) y seleccionar la herramienta “Idioma” y a su vez elegir la opción
“Establecer idioma de corrección”.



Figura 2: Pestaña Revisar, opción establecer idioma de corrección

Al seleccionar “Establecer Idioma de corrección”, se abre una Ficha o
pequeño menú “Idioma” tal como se muestra en la Figura 3 , en él se
selecciona el idioma en el documento base, así como cambios de idioma
seleccionando las partes del texto que se sepa a priori o que Word haya
detectado que están en distinto idioma.



4



Consejos para crear un documento Microsoft Word 2010 accesible



Figura 3: Ficha idioma

2.2.

Fuente y características

En relación al formato de fuente del texto, es conveniente utilizar tamaños
de fuente entre 12 y 18 puntos sobre todo cuando es probable que el
documento se imprima.

Utilizar las fuentes de tipo normal, evitar el uso de cursiva. Si se utiliza tipo
negrita para enfatizar el texto, usar con moderación.

Use tipo de fuentes estándar con caracteres claros de las que sea fácilmente
reconocer y distinguir mayúsculas de minúsculas. Son recomendables las de
la familia Sans Serif (por ejemplo, Arial, Verdana, etc.) entre otras.

2.3.

Imagen. Texto alternativo

Como recomendación general, las imágenes deben ir posicionadas en línea
con el texto, de forma que se asegure que mantienen la referencia con el
texto donde han sido colocadas. Para hacerlo, hay que seleccionar el objeto
imagen, una vez seleccionada hay que ir a la pestaña “Diseño de página”
(Figura 4), seleccionar “Posición” y a su vez elegir la opción “En línea con el
texto”



5





Lourdes Moreno (Grupo LaBDA), UC3M



Figura 4: : Pestaña Diseño de página, opción posicionar la imagen en línea con el texto

Sin duda otro de los elementos más importante que deberemos cuidar al
hacer el documento accesible, es el hecho de que todas las imágenes
existentes en el documento tengan su correspondiente texto alternativo. La
información transmitida con una imagen también hay que expresarla por
otro mecanismo además del canal visual para las personas que no pueden
ver la imagen.

Cómo pautas de accesibilidad general a aplicar a un contenido web (W3C,
2008), documento Word, documento Power Point, etc. no se deben utilizar
imágenes de texto, exceptuando casos especiales donde las imágenes de
texto sean esenciales, sea el caso de los logotipos por ejemplo. Cuando la
imagen es puramente decorativa y no aporta información, el texto
alternativo se podría dejar en blanco.

El texto alternativo debe ser breve, sin embargo en el caso de que la
imagen transmita mucha semántica (gráficos, diagrama, etc.) se debe
ofrecer una descripción más larga.

Cómo técnica para ayudar a elaborar un texto alternativo breve se
recomienda hacerlo pensando que se está describiendo por teléfono una
imagen. Es importante no hacer supuestos semánticos en la descripción y
ser lo más objetivo posible.

Para definir el texto alternativo breve en Word 2010, el procedimiento
difiere en los casos de que el documento sea de una versión de Word igual
o anterior a 2010 (con extensión “.doc” en vez de “.docx”). Word abrirá



6



Consejos para crear un documento Microsoft Word 2010 accesible

estos en modo compatibilidad y el procedimiento a seguir será el mismo
que el especificado para Word 2003 en el caso de documentos “.doc”. Se
deberá consultar el documento (Moreno L., 2006) para esta versión.



Por otro lado, si el documento abierto es “.docx” de Word 2010, para añadir
un texto alternativo a una imagen, hay que seleccionar la imagen y acceder
a su Menú Contextual, que muestra una lista de comandos relacionados con
un elemento imagen (Figura 5).

Para mostrar un Menú Contextual, hay que hacer clic con el botón
secundario del ratón en el elemento o por teclado presionando MAYÚS+F10.

Figura 5: Menú contextual de elemento imagen



Una vez mostrado el Menú Contextual, seleccionar la opción de “Formato de
imagen” (Figura 5), se abrirá en una pequeña ventana emergente o Ficha
“Formato de imagen” (Figura 6). En esta Ficha hay varias posibilidades
relacionadas con la imagen, entre las que se encuentra “Texto alternativo”
(Figura 6), seleccionar esta última e incluir el texto alternativo en la caja de
texto con el nombre “Descripción” tal como se muestra en la Figura 6.



7





Lourdes Moreno (Grupo LaBDA), UC3M



Figura 6: Ficha “Formato de imagen”, opción “Texto alternativo”

También se da la posibilidad de incluir una descripción en la caja
“Descripción”. La descripción según documentación de Microsoft esta para
incluir descripciones largas cuando es necesario, sin embargo desde aquí se
recomienda incorporar esta semántica por otros mecanismos más propios
del autor como pueden ser:

•

Incluir la descripción larga en el texto normal referenciando la
imagen.

• Junto a la imagen, insertar un hipervínculo que enlace con la
descripción larga situada en una parte del documento (podría ser en
un anexo al final donde se incluyan las descripciones largas). Para no
alterar el orden lógico de lectura, al final de la descripción larga
incluir un hipervínculo que lleve de vuelta a la imagen.

• Ofrecer junto con el documento Word, otro documento universal
como uno con formato “.txt” que incluya todas las descripciones
largas de las imágenes de un documento.

Cuando se describe una imagen con una descripción larga, al igual que en el
texto alternativo breve, no hay que añadir supuestos semánticos, por
ejemplo en el caso de una imagen con un gráfico estadístico, no hay que