PDF de programación - Introducción a las bases de datos con Microsoft Access

Introdución a las bases de datos

con Microsoft Access

Gestión informatizada del

subsistema comercial

2º Ciclo / 2º Curso

Tema 9

Dpto. de Economía Financiera y Dirección de Operaciones

(c)Antonio Paredes Moreno

Universidad de Sevilla

Resumen

Estas páginas responden al proposito de servir como material de base para el es-
tudio del tema Modelización de la gestión comercial a través de los sistemas gestores de bases
de datos, para los alumnos que cursan la asignatura ”Gestión informatizada del subsis-
tema comercial” en la Licenciatura en investigación y técnicas de mercado. Para ello
utilizaremos como herramienta de trabajo la aplicación más extendida, MsAccess 2000
y siguientes, ya que la consideramos adecuada al perfil para este nivel de aprendizaje.
Se muestra de una forma sencilla, concisa y clara, el proceso de aprendizaje de una
de las materias más importantes en el mundo de la empresa, cual es el de las bases de
datos. Con la ayuda de ejemplos se va introduciendo al alumno en el manejo de esta
aplicación, desde la pantalla inicial.

Para el aprendizaje de bases de datos con MsAccess 200x, se emplean tanto la for-
ma manual de realizar las operaciones, como con la ayuda de los distintos asistentes
incrustados en la herramienta.

Se inicia mostrando el diseño de la base de datos: Qué son y como se crean e im-
portan las tablas; como se manejan, modifican; qué son y como se crean las relaciones
e indices; Una vez diseñada la estructura, se describe como se insertan, manejan y con-
sultan los datos en las tablas.

Otro capítulo lo integra todo el proceso de aprendizaje acerca de las consultas, sus
creación, ejecución, distintos tipos, operadores a utilizar. Además de la creación en for-
ma visual, se introduce el lenguaje SQL y sus instrucciones fundamentales, así como las
subconsultas.

Se dedica un capítulo al estudio detallado de los formularios y subformularios,
describiéndose los distintos controles visuales, así como la codificación de eventos y
acciones.

Por último, dedicamos un capítulo al aprendizaje de las salidas impresas, es decir,

a los informes y etiquetas.

Para hacer más amigable y eficaz el aprendizaje, se incrustan figuras y ejemplos

adecuados a la temática que se va exponiendo a lo largo de las páginas.

Índice general

1. Introducción a Microsoft Access

1.1.

Iniciar y salir de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. El entorno de Access
.

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Introducción .

2.1.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2. El escritorio, o área de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3. Los ayudantes de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. Las Bases de datos de Access

3.1.

3.2. Crear una base de datos

.

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Introducción .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1.1. El Diseño de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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3.1.2. Tipos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1.3. Relación entre tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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3.2.1. Diseño y Planificación de las tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2.2. Propiedades de los campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
3.2.3. Proceso de creación de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2.4. Modificación de una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
3.2.5. Otras formas de creación de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2.6. Renombrar tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2.7. Eliminar tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3.1. Claves .

3.3. Claves e índices . .
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3.5.

3.3.2.

Indices .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4. Relaciones entre tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.1. Tipos de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.2. Crear relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.3. Modificar relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.4. Eliminar relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introducción de datos en la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.1.
Introducir registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.2. Editar registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.3. Copiar, mover, eliminar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.
Insertar registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.5.
Insertar columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.6. Buscar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.7. Filtrar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.8. Reemplazar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4. Consultar la base de datos

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4.1. El Operador Y (AND)
4.4.2. El Operador O (OR)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4.3. El Operador Negación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4.4. La expresión Nulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5. Operaciones con la consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6. Otros ejemplos de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1. Creación de una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2. Campos de la consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3. Condiciones de la consulta: Simples y compuestas . . . . . . . . . . . . .
4.4. Operadores lógicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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4.6.1. Consultas de Selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6.2. Consultas de parámetros
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6.3. Consultas de referencias cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6.4. Cómo crear consultas de referencias cruzadas
. . . . . . . . . . .

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4.7. Consultas con varias tablas
4.8. Consultas SQL .

.

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. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6.5. Consultas que crean tablas
4.6.6. Consultas que borran registros (filas)
. . . . . . . . . . . . . . . .
4.6.7. Consultas que añaden registros (filas) . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6.8. Consultas que actualizan registros (filas)
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.1. Clases de consultas SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.2. Consultas de unión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.3. Cómo crear una consulta de unión . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.4. Consulta de paso a través . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.5. Como crear una consulta de paso a través . . . . . . . . . . . . . .
4.8.6. Consulta de definición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.9.1. Crear subconsultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4.9. Subconsultas .

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5. Los Formularios de Access

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1. Creación de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2. Diseño de formularios: Los controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
5.2.1. Tipos de controles
5.2.2. Detalle de los controles
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.3. Manejo de los controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3. Diseño de formularios: Las propiedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3.1. Solapa Formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5.3.2. Solapa Datos
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5.3.3. Solapa Eventos (y macros) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3.4. Solapa Otras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5.3.5. Solapa Todas
5.4. Ejecución del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5.5. Otros asistentes para formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.5.1. Autoformulario: Columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5.5.2. Autoformulario: Tabular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5.5.3. Autoformulario: Hoja de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.5.4. Asistente para gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.5.5. Asistente para tablas dinámicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.6.1. Creación de Subformularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5.6. Subformularios .

6. Documentos impresos: Informes y etiquetas

6.1.

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Informes . .
6.1.1. Clases de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.2. Grupos totales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.3. Creación de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.4. Secciones del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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