PDF de programación - Formatos de archivos

InformÆtica

Suite ofimÆtica

Pedro Reina



Mientras un usuario estÆ modificando un documento en la pantalla de su ordenador, el programa
que estØ utilizando mantiene en memoria RAM los datos del documento. Cuando el usuario decide
guardar su trabajo en un archivo, el programa debe almacenar todos los datos del documento en el
archivo. Un formato de archivo es un modo determinado de guardar los datos de un documento.

Normalmente cada programa tiene un formato de archivo creado por los programadores que
es el que mejor se adapta a sus caractersticas. Es el que se llama formato nativo de ese programa.
AdemÆs de su propio formato nativo, es normal que los programas tambiØn puedan leer y es-
cribir documentos en formatos nativos de otros programas, favoreciendo as el intercambio de in-
formacin entre diferentes programas.

TambiØn existen formatos genØricos que no estÆn asociados a ningœn programa en particu-

lar y suelen estar admitidos por todos.

La œnica manera de asegurar un intercambio libre de informacin en informÆtica es mediante
el uso de formatos universalmente establecidos que no dependan de ninguna compaæa en concre-
to. Las especificaciones de estos formatos se encuentran publicadas en gran cantidad de sitios y
cualquier programador puede incorporarlos a sus creaciones. Se suele denominar formatos abier-
tos a este tipo de formatos y formatos en propiedad a aquellos de los que no estÆ publicado su
funcionamiento.


OpenOffice.org tiene sus propios formatos nativos y es capaz de leer y escribir en otros formatos.
Las versiones 1.0 y 1.1 de OpenOffice.org utilizan el mismo formato nativo.


Estas son las extensiones de los formatos nativos de OpenOffice.org:
Documento de texto: .
Hoja de cÆlculo: .
Presentacin: .
Dibujo: .
Frmula matemÆtica: .


OpenOffice.org lee y escribe los siguientes formatos abiertos, entre otros:
Documentos de texto ANSI, HTML, Rich Text Format y Comma Separated Values.
GrÆficos CGM, JPG, PNG y TIFF.


OpenOffice.org puede leer y escribir, entre otros muchos, los siguientes formatos en propiedad:
Documentos de texto de MS Word, Corel WordPerfect, WordStar y Ami Pro.
Hojas de cÆlculo de MS Excel y Lotus 1-2-3.
Presentaciones de MS PowerPoint.
Dibujos vectoriales de AutoCad, EPS y Windows Metafile.
ImÆgenes bitmap de Adobe Photoshop y BMP.


Si se entregan documentos a otras personas, habra que ponerse de acuerdo en quØ formatos se van
a usar. Si no es posible llegar a acuerdos previos, lo lgico sera usar formatos genØricos y abiertos.
Pero siempre hay que guardar el trabajo en el formato nativo y posteriormente en cualquier otro
que se desee. El motivo es que si no se hace as se podran
perder algunas caractersticas presentes en el formato nativo
pero no en el no nativo. OpenOffice.org siempre previene de
esta circunstancia con el aviso que se ve a la derecha.


Como Microsoft Office es la suite ofimÆtica mÆs usada del mundo, es importante poder leer y alma-
cenar documentos en este formato. En realidad, y salvo documentos de gran complejidad, esto no
sera necesario en absoluto, puesto que existen formatos genØricos aptos para trasladar informacin
de unos programas a otros; pero la gran mayora de los usuarios de Microsoft Office no conocen es-
tas posibilidades, esperan recibir documentos en su formato y por supuesto los entregan en Øl, sin
ser plenamente conscientes que esto exige de la persona que los recibe un desembolso grande de
dinero e incluso la imposibilidad de leer los documentos: por ejemplo, Microsoft Office no funciona
en GNU/Linux. El problema es especialmente relevante cuando son las instituciones pœblicas las
que utilizan documentos en formatos Microsoft Office. Hasta que sea comœn entender la necesidad
de utilizar formatos universales, es bueno saber que OpenOffice.org es compatible con los docu-
mentos Microsoft Office.


Cuatro grandes Æreas de tipos de documentos tienen equivalentes directos en Microsoft Office y en
OpenOffice.org, como se muestra en esta tabla:



Procesador de textos Microsoft Word
Microsoft Excel
Hoja de cÆlculo
Presentacin
Microsoft PowerPoint
Microsoft Access
Base de datos



OpenOffice.org Writer
OpenOffice.org Calc
OpenOffice.org Impress
OpenOffice.org Base



Usando OpenOffice.org, se pueden leer y almacenar documentos Microsoft Office de las tres
primeras categoras de modo directo, segœn se va a explicar a continuacin. Para la œltima catego-
ra es necesario algœn trabajo adicional, tal como se explica en la hoja Uso de tablas Microsoft Ac-
cess.


Los documentos MS Word, MS Excel y MS Power-
Point se reconocen automÆticamente. En el cua-
dro de diÆlogo aparecen con la descripcin
correcta. Basta seleccionarlos y pulsar el botn
para que se abran con el mdulo adecuado.


Los documentos en formato Writer, Calc e Impress se pueden almacenar fÆcilmente en sus equiva-
lentes MS Office. Como se ha explicado, siempre se debe mantener una copia en el formato nativo y
realizar la conversin al final, para entregar el archivo resultante.

En el cuadro de diÆlogo hay que seleccionar en la lista desplegable el
formato Microsoft Office que se desee. Como Microsoft Office tiene varias versiones, hay que elegir
la que se vaya a usar para abrir el archivo.

En la ilustracin se ven las posibilidades que se ofrecen.

En el centro, si se estÆ guardando un documento OpenOffice.org Writer. La opcin mÆs habitual

serÆ .

A la izquierda, si se estÆ guardando un documento OpenOffice.org Calc. La opcin mÆs utilizada

es .

A la derecha, si se estÆ guardando un documento OpenOffice.org Impress. La opcin que mÆs se

usarÆ es !".