PDF de programación - Datos en Excel I

Datos en Excel

I



Importación de Datos

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de
trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de
trabajo, con el consumo de tiempo que ello
implica más el riesgo de introducir erróneamente
los datos al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas
disponibles en Excel para importar datos.



Importación de Datos

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de
dos opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos
de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser
necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de
ser más laboriosa y tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas
de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.



Importación de Datos

El problema fundamental de la importación de

datos externos, es debido al formato de los
propios archivos, esto quiere decir que cada
aplicación genera un archivo con un formato

propio para identificar mejor el contenido de los

datos.



Importación de Datos

Pero para importar archivos de texto con el asistente

podemos hacerlo de dos formas distintas:

- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno
de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en

esta sección.

- O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone

Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).



Tablas

Una tabla en Excel es un conjunto de datos
organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las

columnas (los nombres de los campos), y las

demás filas contienen los datos almacenados. Es

como una tabla de base de datos, de hecho

también se denominan listas de base de datos.
Cada fila es un registro de entrada, por tanto

podremos componer como máximo una lista con

255 campos y 65535 registros.



Tablas

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen
una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de
forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas
tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.



Tablas

 Las tablas de datos, ya se usaban en versiones
anteriores de Excel, pero bajo el término Listas
de datos. Incluso encontrarás, que en algunos
cuadros de diálogo, se refire a las tablas como
listas.

 A partir de ahora nos referiremos a este tipo de

tablas.



Tablas

 Para crear una lista tenemos que seguir los

siguientes pasos:
 Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías)

que queremos incluir en la lista.

 Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.



Tablas

 Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo

Crear tabla.

 Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver

que en la banda de opciones aparece la
pestaña Diseño, correspondiente a las
Herramientas de tabla:



Tablas

 Para modificar o introducir nuevos datos en la

tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un
formulario de datos.

 Esta segunda opción viene muy bien sobre

todo si la lista es muy grande.

 Un formulario de datos es un cuadro de diálogo

que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).



Tablas



Tablas

 A la hora de ordenar una tabla, Excel puede

hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por
un único campo u ordenar la lista por diferentes
campos a la vez.



Filtros

● Los filtros facilitan la búsqueda de un

subconjunto de datos dentro de un rango para
poder trabajar con el mismo.

● Este subconjunto de datos o rango filtrado

muestra las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna.

● Al utilizar un filtro este no reorganiza el

resultado mostrado, pero sí permite aplicar
formato, representar en gráficos e imprimir
dicho rango. El filtrado oculta temporalmente
las filas que no se desean mostrar.



Filtros

 Excel proporciona dos formas de filtrar celdas

de datos:
 Autofiltro: Ayuda a administrar fácilmente hojas de

cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros
con criterios simples.

 Filtro avanzado: Utilizado para realizar filtros con
criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro
al tener que escribir los criterios según los cuales
desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango.



Filtros

Un Filtro avanzado permite trabajar con filtros por medio de condiciones
más complejas; no muestra listas desplegables para las columnas sino tiene
que escribir los criterios.

>50

<30

300

Juan

*Perez*

*itis

Mari?

Los criterios son aquellas condiciones que se encuentran en otras celdas de
la hoja de forma que tenemos mucha más flexibilidad y especifican las
características de los registros que se incluyen en el resultado.



Tablas

 Un resumen de los datos de una tabla nos

estamos refiriendo a crear subtotales
agrupando los registros por alguno de los
campos de la lista.

 Para agregar los subtotales automáticamente
debemos situarnos sobre una celda cualquiera
de la lista y marcar la opción Fila de totales en
las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña
Diseño.