PDF de programación - Tablas y gráficos dinámicos - Guía de Excel 2007

Guías Excel 2010

Tablas y gráficos dinámicos

Guía 10

TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS



CONTENIDO

Tablas y gráficos dinámicos .................................................... 1

Contenido .................................................................................. 1

Tablas dinámicas ....................................................................... 2

Diseño de la tabla dinámica ................................................ 3

Cambio de operaciones ...................................................... 5

Cambios inmediatos en la tabla ......................................... 6

Filtrados ................................................................................. 7

Opciones de tablas ............................................................ 11

Configuración de campo ................................................... 12

Ocultar y mostrar detalles ................................................. 14

Obtención de subtablas ..................................................... 16

Subtotales ........................................................................... 18

Gráficos dinámicos .................................................................. 20

Anexo ...................................................................................... 23

Tabla de datos auxiliar ...................................................... 23



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Tablas y gráficos dinámicos

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TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos
que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes.
Normalmente, una tabla de datos de Excel no puede
cambiar de estructura. Podemos ordenar
los datos,
filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas y
columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas
dinámicas es la posibilidad de cambiar esa estructura y a la
vez resumir datos.

Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a
urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Los
doctores van dejando partes de asistencia de forma algo
desordenada y según la gravedad de la intervención,
horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios
distintos en cada intervención. Copia la tabla contenida en
el Anexo de este documento en un libro de Excel. Contiene,
con datos totalmente imaginarios, los partes de asistencia
correspondientes a 10 días.

En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla



Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna
presentación u orden, y nuestro objetivo será ahora



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Urgencias La RápidaParte de intervenciones a domicilioDecena del 1 al 10 de Octubre de 2008DíaBarrioDoctorGravedadImporte1La ElipaPérez150 €1ConcepciónSalinas175 €1ConcepciónYuncos3100 €2La ElipaSalinas2100 €1La ElipaYuncos350 €3La ElipaPérez3100 €3ConcepciónPérez375 €3San PascualPérez275 €2La ElipaPérez2100 €4San PascualPérez1100 €4San PascualSalinas250 €5La ElipaSalinas150 € Guías Excel 2010

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estructurarlos. Por ejemplo, podemos desear calcular los
honorarios de los doctores según su actuación en los
distintos barrios, o dividir los partes según la gravedad o los
barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas, para
resumir datos según
la estructura que deseemos.
Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo.

DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA

Señala con el ratón cualquier celda de la
tabla de datos, abre la ficha Insertar, y en el
grupo Tabla dispones de la opción de Tabla
dinámica. Pulsa sobre ella.



Se iniciará el Asistente para
tablas
gráficos
dinámicos.

y

Acepta las opciones que te
propone y pulsa en Aceptar.
Es
que
la opción de
mantengas

recomendable

Hoja nueva y que no corrijas el rango si está bien leído.



Sitúala donde quieras y pulsa en Aceptar. Lo que viene
ahora es muy importante. Dispondrás de

 una lista de campos
 un diseño de tabla
 una ficha de comando propia



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Ahora debemos
indicar qué datos deseamos que
aparezcan en columna, fila o en el interior de la nueva
tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de
doctores con barrios y calcular el importe que se les debe.

Señala el botón Doctor en la lista de campos y arrástralo
hasta Rótulos de Columna (parte inferior derecha de la
pantalla). Haz lo mismo con el botón Barrio. Arrástralo
hasta Rótulos de Fila. Por último, arrastra el campo
Importe a la zona de Valores.

También puedes arrastrarlos al diseño de tabla que tienes
a la izquierda. En este caso arrastrarías el campo Doctor a
la línea “Coloque campos de columna
aquí” y el Barrio a “Coloque campos de
fila aquí”. El Importe lo llevarías a la
zona central “Coloque datos aquí. Este
era el método tradicional. Usa el que
quieras.

Estudia bien la imagen de la derecha.
Los tres campos están activados y
cada uno situado en una zona
diferente.



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Efectuadas estas operaciones, verás que se ha formado en
la zona de diseño la tabla dinámica que deseabas, con los
doctores en columna, los barrios en filas y el importe como
valor de relleno de los datos.



Es sorprendente la construcción de la tabla, porque Excel
lo ha organizado todo sin nuestra intervención, incluidos
totales por filas y columnas. Este diseño básico se puede
cambiar después, como veremos a continuación. No pases
adelante hasta tener la seguridad de que has obtenido
exactamente lo que deseabas.

CAMBIO DE OPERACIONES

Observa que en la esquina superior izquierda de la tabla
creada figura un botón rotulado como “Suma de Importe”.
Imagina que se quisieran contar los pagos en lugar de
sumarlos. Para conseguirlo usa el botón derecho para
elegir “Configuración del campo de Valor”. Aparecerá
una ventana de opciones.

En la lista Resumir campo
de valor por: elige Cuenta
en lugar de Suma, porque lo
que deseamos es contar
cuántos importes distintos se
deben a los doctores.



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Si lo que se desea es contar las frecuencias en cada
celda, no importa mucho el campo que se sitúe en Datos.
En lugar de Importe se podía haber usado la Gravedad,
porque aquí sólo deseamos contar doctores y barrios.
Incluso podías haber elegido un campo no numérico.

Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos. No
sigas hasta haber realizado varios cambios y comprobado
que funcionan.



CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA

de

forma

El diseño de una tabla dinámica puede
cambiarse
inmediata
trasladando los botones de campo con el
ratón, dentro de la misma tabla. Por
ejemplo, se pueden intercambiar filas y
columnas, o si existen dos botones en la
misma
fila, se pueden mover para
ordenarlos de forma distinta y alterar así su prioridad en el
esquema. Prueba a mover así algunos botones de campo
y observa los cambios que se producen.



En la imagen de la derecha podrás observar la forma en
que se organiza la tabla si movemos el
botón Doctor desde las columnas a las



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filas, detrás del campo Barrio, que así conserva la
prioridad, quedando el campo Doctor como secundario. Si
habías pretendido lo contrario, mueve el campo Doctor a la
izquierda del Barrio, para darle mayor prioridad. Quedaría
así:

Los subtotales, que antes se organizaban por barrios,
ahora se refieren a doctores.

Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón
se puede acceder a varias opciones interesantes. Por
ejemplo a la de actualizar datos. Cuando se cambian los
datos de origen, la tabla dinámica no refleja esos
cambios. Por eso es importante disponer de la opción de
actualizar datos.

Al llegar a este punto puede ocurrir que no veas la lista de
campos, o las herramientas de tabla dinámica. En ese caso
señala una celda de la tabla y busca arriba el rótulo de
“Herramientas de tabla dinámica”. Si lo activas, volverás
a ver todas las opciones.



Si tampoco ves la lista de campos, actívala con el último
botón de la ficha: “Lista de campos”.

Practica mucho los cambios de diseño de la tabla: puedes
organizar todo en una columna o en una sola fila, cruzar
tres variables en lugar de dos y otros muchos más diseños.



FILTRADOS



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Filtro de informe

filtrados,

es

establecer

Una vez organizada la tabla dinámica, se
pueden
decir
reducciones de los datos a una o varias
categorías. Por ejemplo, en la anterior tabla se
puede desear estudiar sólo los partes de
gravedad 2 ó 3. Para ello mueve el botón de
Gravedad desde la lista de campos de la derecha hasta la
parte inferior de la misma, en la casilla rotulada como “Filtro
de Informe”. Esa parte es la que sirve para filtrar datos sin
alterar la estructura de la tabla.

Simultáneamente aparecerá una nueva cabecera en la
tabla dinámica, para que puedas elegir los valores que te
interesen.

Si ahora pulsas sobre la flecha
situada a la derecha del nuevo
botón, podrás elegir entre
los
niveles 1, 2 ó 3 de gravedad. En la
imagen que sigue se han elegido
los niveles 2 y 3. Observa que
previamente hay que activar la casilla de “Seleccionar
varios elementos”.

Pulsa aceptar y la tabla se reduci