PDF de programación - Primeros pasos - Guías Apache OpenOffice Calc

Guía 1 de Openoffice 4 Calc

Primeros pasos

Antonio Roldán

PRIMEROS PASOS



En esta primera guía se presenta el programa Apache
OpenOffice 4 Calc y se
recorren sus principales
características elementales de una forma rápida. Casi
todas ellas se volverán a estudiar en posteriores guías con
más profundidad. Se usará la abreviatura Calc, porque no
abordaremos los demás módulos del programa.

Esta edición de las Guías tendrá un contenido ampliado
respecto a las anteriores, descendiendo a veces más al
detalle o incorporando temas nuevos.

CONTENIDO

Primeros pasos ................................................................... 1

Inicio del Calc .................................................................... 3

Estructura de una Hoja de Cálculo ................................. 6

Prestaciones de la hoja .................................................. 7

Movimientos del cursor ..................................................... 8

Con el ratón .................................................................... 8

Con el teclado ................................................................. 8

Vistas ................................................................................ 9

Celda activa ...................................................................... 9

Referencia de una celda ............................................... 11

Formato de una celda ................................................... 12

Borrado de celdas ......................................................... 15



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Edición del contenido de una celda .............................. 16

Las hojas ......................................................................... 17

Las barras ....................................................................... 18

Operaciones con archivos .............................................. 21

Complementos ................................................................ 22



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INICIO DEL CALC


Si tienes un icono del programa Apache OpenOffice
Calc en el escritorio, basta con que hagas un doble

clic sobre él para iniciarlo.

Si no, sigue la ruta:
Programas – OpenOffice
Calc o el icono
correspondiente en la barra de herramientas de Windows.

Obtendrás una pantalla similar a la de la imagen


4 -



Merece la pena detenerse en sus componentes:

Barras superiores

En la imagen se pueden ver cuatro, que de arriba abajo
son:



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Barra de menús: Archivo, Editar, Ver…Es el conjunto de
anclas desde las que bajan los menús en persiana que nos
dan acceso a todos los comandos y opciones.



Barra Estándar: En ella dispones de las operaciones de
archivos, edición, hipervínculos y otros. Es la más
importante de todas.



Barra Formateo: Contiene todas las operaciones de
formatos de fuentes, celdas y números.



Barra de fórmulas: Es la que te permite escribir los
contenidos de las celdas e insertar funciones y sumas.



Comienza usar la hoja teniendo en cuenta esta última
barra. Elige la celda C2 y escribe =24*25, la multiplicación
de dos números. Pulsa Intro y observarás dos cambios:

En la celda aparece el número 600, que es el resultado de
esa multiplicación. Le llamaremos valor de la celda.

Sin dejar de apuntar a C2, observa la Barra de Fórmulas:


A la izquierda figura la referencia a la
celda, C2, y a la derecha lo que
escribiste, =24*25, que llamaremos

desde ahora la fórmula de la celda.



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Escribe textos o números en otras celdas y observa cómo
se reflejan en la barra de fórmulas.

Barra de dibujo: Puedes ver también en la parte inferior de
la imagen general la barra de Dibujo.



Es muy conveniente tenerla activada. Acude a Ver - Barras
de herramientas y actívala si no lo está.



Estas barras las podemos considerar imprescindibles. Si no
las ves, ya sabes, acude al menú Ver y elige barras de
herramientas. Ahí podrás añadir o quitar barras. No abras
demasiadas, que harán su manejo más confuso.

Barra de estado


La parte inferior de la pantalla de Calc constituye la Barra
de estado, que te da algunas informaciones sobre la hoja
actual, además del zoom de la derecha. Llama la atención
el cálculo de la suma de las celdas que tengas
seleccionadas. Es una curiosidad.



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ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y
columnas. Las filas están rotuladas con números desde 1
hasta 1.048.576
las columnas (hasta 1024
columnas) con letras simples o dobles que van desde la A
hasta la Z, AA hasta AZ y así hasta la última columna que
se nombra con las letras AMJ.

filas, y

Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por
ejemplo la celda B4 será la situada en la fila 4 y columna B.

Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el
borde de la ventana: en la parte superior los de las
columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre
un rótulo se seleccionará toda la columna o fila. Una celda
se selecciona al pulsar sobre la intersección del rótulo de
su fila y el de su columna. Si pulsas sobre la esquina
superior izquierda del área de trabajo se seleccionará toda
la hoja.

cualquier hoja mediante

Recorre
las barras de
desplazamiento (horizontal y vertical), con las teclas de
AvPág. y RePág. o con las cuatro teclas de flecha de
cursor. Aprende también a señalar directamente cualquier
celda con el ratón.

Si pulsas simultáneamente las teclas Ctrl y una de esas
cuatro flechas, llegarás a los límites de la hoja, la fila
1.048.576 y la columna AMJ.



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PRESTACIONES DE LA HOJA

fundamentales para

Las primeras hojas de cálculo se concebían como grandes
tablas de números con los que se podían realizar las
operaciones
lograr contabilidades,
totales de datos y poco más. Con el tiempo se han ido
añadiendo muchas prestaciones, que han acercado la hoja
a un procesador de textos por una parte, dadas sus buenas
capacidades de edición, y por otra a las bases de datos, de
tal forma que tablas sencillas se suelen manejar mejor
actualmente con hojas de cálculo en lugar de bases de
datos. Podemos destacar:

 Funciones de todo tipo: científicas, estadísticas, de

base de datos, condicionales y otras.

 Inserción de imágenes, formas, cuadros de texto o

comentarios.

 Comunicación con otros programas y formatos: con
Excel, documentos de texto, en PDF, como páginas
web y otras

 Posibilidades

si…”,
encontrando los datos adecuados para obtener un
resultado
objetivos,
deseado:
escenarios, Solver…

búsquedas

“Análisis

de

realizar

el

de

 Herramientas de informe, mediante la construcción de

tablas y gráficos dinámicos.

 Lenguaje Basic para el uso de controles y macros.



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MOVIMIENTOS DEL CURSOR

CON EL RATÓN

El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al
pulsar el botón izquierdo. También con el ratón se puede
mover el cursor mediante las barras de desplazamiento
horizontal o vertical.

CON EL TECLADO

Las principales combinaciones de teclas para mover el
cursor son, además de las usuales de flecha de cursor y
RePág o AvPág, etc. son las siguientes:

Combinación de teclas

Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.

Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos (lo que
hayas escrito hasta ahora).

Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual y Fin
la última.

Ctrl+cursor Lleva a los límites de la hoja.

El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de
Calc.



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VISTAS

Podemos alejar o acercar la visión del área de trabajo. Para
ello se dispone del menú Ver con la opción Escala



Las opciones de Ajustar a ancho y alto se refieren a la
página definida. Ya lo veremos en su momento. Es más
interesante la opción del 100%, en la que ves tus cálculos
con el tamaño de impresión o la de Variable, que te permite
aumentar o disminuir el tamaño aparente en un porcentaje.

Mucho más rápido es el desplazador de zoom que está
situado en la parte inferior derecha de la pantalla:



todos

Como
los de su clase, permite aumentos y
disminuciones paso a paso con los signos + y – de los
extremos o moviendo el cursor.



CELDA ACTIVA

Para modificar el contenido de una celda la debemos
seleccionar previamente con el cursor. Con esta operación
se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye
el foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango, todas



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sus celdas estarán activas, aunque no se podrán editar una
por una.

Observa la Barra de fórmulas de la parte superior de la
pantalla. El nombre de la celda figura a la izquierda y su
contenido en el centro, en la llamada línea de entrada de
fórmulas. Escribe algo manteniendo seleccionada la celda y
pulsa Intro. Leerás entonces en esa línea de fórmulas lo
que has escrito. En la imagen ves el resultado de escribir
un 1 en la celda F17