PDF de programación - Elementos básicos y operaciones básicas de Microsoft Access 2010

Empremática. Guía 11

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Facultad : Ingeniería
Escuela : Computación
Asignatura: Empremática

Tema: “Elementos básicos y operaciones básicas de Microsoft Access 2010”.



Objetivos



 Conocer y comprender el concepto de Base de datos.

 Reconocer los elementos involucrados en el concepto de base de datos.

 Utilizar las distintas herramientas de Microsoft Access 2010 para la creación de bases de

datos y otros elementos básicos de una Base de Datos.



Introducción

Conceptos básicos de Microsoft Access 2010.

Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor
de Bases de Datos (SGBD).
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información
utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos
de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o
pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre
del cliente, dirección, entre otros.
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos
los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro.

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES
podría ser:



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Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se
utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código
postal sea 46625.

Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y modificación
de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de
datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes.
Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas.
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar
con ellos desde Internet o desde una intranet.

Macros.
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario
desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un
elemento de un formulario.

Módulos.
Un módulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.


Elementos básicos de Microsoft Access 2010.

La pantalla inicial.
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como la que se observa en la figura siguiente, vamos a
ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y
será más fácil entender el resto del curso.






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Desde esta pantalla de Introducción a Microsoft Access 2010 tendremos acceso de manera más
rápida y eficaz a aquellas tareas más frecuentes al iniciar una sesión de trabajo con la base de datos:



 Abrir un archivo de base de datos reciente.

En este lateral de la pantalla nos aparecerán los accesos rápidos a las últimas bases de datos
con las que haya estado trabajando el usuario, pudiendo abrir de manera rápida aquella que
nos interese. Si deseamos abrir otra base de datos que no aparezca reflejada en el panel de
bases de datos recientes, podemos hacer clic en la opción “Reciente” para localizar el archivo
de base de datos que deseamos abrir, o pulsando en la opción “Abrir”, para buscar otra base
de datos no usada recientemente.


 Crear una nueva base de datos en blanco.

Si deseamos crear una nueva base de datos en blanco seleccionaremos la opción “Base de
datos en blanco” del panel central de la pantalla de bienvenida.


 Utilizar una plantilla de base de datos.

Tenemos también la posibilidad de utilizar y acomodar a nuestras necesidades algún modelo
de base de datos (plantillas) de los disponibles tanto en la instalación local del programa
(plantillas locales) como on-line, a través de la página oficial de Microsoft Office. Se trata de
modelos de bases de datos con tablas tipo que pueden servirnos como modelos de partida
para comenzar a crear una base de datos.


 Obtener ayuda.

Desde la parte inferior de la pantalla de inicio de Access 2010 (Microsoft Office Online)
podemos también empaparnos de todas las novedades de Access 2010.





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Las Barras.
La Barra de Título.
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el
momento actual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.



La barra de Acceso rápido.
Contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar o Deshacer.



Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.


La Cinta de opciones.
Mediante la cinta de opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en
Access 2010. Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas (o de fichas). Al
hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en
categorías o grupos.
Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para
más señal, el grupo. De tal forma que “Inicio > Portapapeles > Pegar” sería la localización exacta
del botón “Pegar”, que pertenece al grupo “Portapapeles” de la pestaña “Inicio”. Es importante que
te familiarices con esta nomenclatura.





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En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un
color atenuado, gris.
También existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los
nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre su
nombre.



Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:



A. Fichas.



Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y
Herramientas de Base de datos, cinco si incluimos la Ficha Archivo.
Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas
sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a tablas
cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos en
el diseño de la tabla, y desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ellas, manteniéndose
siempre las cuatro fichas fijas.
En la imagen siguiente aparece también, la Ficha Campos, y la Ficha Tabla, que pertenecen a la
Ficha Herramientas de tabla.



B. Grupos.

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas características
homogéneas que aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.





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Por ejemplo, en la ficha “Crear” tenemos todos los comandos necesarios para crear los diferentes
objetos de la base de datos. Estos comando se encuentran agrupados en función del objeto que
queremos crear: Tablas, Formularios, Informes, Otros (Macros...).

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo,
mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla “ALT” entraremos en el modo de “acceso por teclado”. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.



Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso,
aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Podrás ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más
espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o