PDF de programación - Detectar costes ocultos implantacion ERP Choice

Los costes ocultos en las

implantaciones de ERP



Conozca sus 10 escondites favoritos

Los procesos de implantación de software de gestión ERP que lleva a cabo un proveedor suelen
prolongarse en el tiempo, a pesar de que cada vez más las posibilidades que ofrece la tecnología permiten
reducir su duración. El mismo proveedor se esfuerza en mostrar los costes de la manera más transparente
posible, pero aún siguen apareciendo costes ocultos... ¿A qué se debe?


Las empresas que se deciden por implantar un software de gestión ERP a menudo fallan al realizar una

estimación económica de los posibles costes ocultos que la implantación de una solución de este tipo

suele traer consigo. Este error puede convertir un proyecto bien presupuestado en un auténtico

despilfarro, o incluso echar al traste todo el proceso de implantación.



En algunos casos, estos costes ocultos son incluidos de manera superficial en los presupuestos que acepta

el cliente, aunque apenas son apenas tenidos en cuenta o incluso son ignorados.



choice.es





Los 10 principales escondites de los costes ocultos en la
implantación de un ERP

Las 10 áreas que incluyen estos costes ocultos con mayor frecuencia, y que deben ser conocidas para
evitar un problema que acarrea consecuencias muy negativas para la empresa usuaria son:


1. Formación

Habitualmente los gastos de formación son altos, ya que los empleados han de aprender un nuevo
conjunto de procesos, no sólo una nueva interfaz de usuario. Prepárese para desarrollar un plan que
identifique y explique los diferentes procesos de negocio que se verán afectados por el sistema ERP.

Con un ERP, los miembros del departamento financiero utilizarán el mismo software que los de almacén,
y la introducción de información afectará a la otra. Para hacerlo con precisión, deberán tener una
comprensión mucho más amplia de cómo otros hacen su trabajo en la compañía que antes de que llegase
el ERP.


2. Integración y pruebas

Es preferible comprar los add-ons (complementos) directamente al fabricante del ERP, ya que están pre-
configurados y preparados para su rápida integración.

Si por el contrario es el mismo cliente el que necesita desarrollar los enlaces, hay muchos números de
que las cosas no vayan muy bien. Al igual que sucede con la formación, las pruebas de integración deben
ser realizadas desde una perspectiva de orientación a procesos.


3. Personalización

Los add-ons representan únicamente el principio de los costes de la integración del ERP. Mucho más
costosa es la personalización de la solución, ya que el proceso de actualización es mucho más complejo.
En la medida de lo posible, debe evitarse.

También es posible que estas personalizaciones tengan que ser reprogramadas para que funcionen sobre
una versión actualizada de su solución ERP.

Dentro de este punto también pueden incluirse las ampliaciones de requisitos del cliente, que comportan
la modificación de la planificación establecida e incluso la incorporación de módulos no previstos
inicialmente (como los de Business Intelligence, auditoría, etc.).



choice.es





4. Conversión de datos

Mover la información corporativa como los registros de clientes y proveedores, los datos de diseño del
programa y similares de un sistema antiguo a uno nuevo es un proceso costoso. Aunque pocos directores
informáticos lo admiten, la mayoría de los datos que se encuentran en las soluciones existentes tiene poca
utilidad.

A menudo, las compañías niegan que sus datos estén sin filtrar hasta que tienen que moverlos a las
nuevas configuraciones (cliente/servidor o Cloud) que requieren los software de gestión ERP más
populares. Por lo tanto, estas empresas tienen más probabilidad de subestimar el coste de este proceso.
Sin embargo, incluso los datos “limpios” pueden necesitar revisiones para casar con las modificaciones de
los procesos necesarias (o sugeridas) por la implantación del ERP.


5. Análisis de datos

A menudo, los datos de la solución ERP deben ser combinados con otros de sistemas externos para ser
analizados. Es una buena idea tener claras las necesidades respecto al análisis de datos antes de firmar
cualquier presupuesto.


6. Finalización del proyecto

Los clientes deben tener formado a su personal en la gestión de proyectos de un sistema ERP con el fin
de asumir el control una vez que los proveedores terminen el proceso de implantación y lleven al cliente
a un modo de soporte habitual.

7. Sustituir a los mejores recursos
Es un principio aceptado que el éxito del ERP depende de dotar al proyecto de los mejores y más brillantes
recursos de la empresa. El software es demasiado complejo y los cambios de negocio demasiado
importantes como para confiarle el proyecto a cualquiera. Para retener a este personal bien formado y
mantenerlo motivado en un proyecto de alta tensión, intente ofrecerle mejores salarios y complementos
que su compañía pueda permitirse.


8. La actividad del equipo de implantación no puede detenerse

La mayoría de las empresas intenta gestionar la implantación de su ERP como haría con cualquier otro
proyecto de software. Una vez instalada la solución, da por disuelto el equipo y cada uno de sus miembros
vuelve a su trabajo diario. Sin embargo, todavía queda mucho por hacer: las personas involucradas en la
implementación son demasiado valiosas, porque han trabajado muy de cerca con el ERP, saben más
sobre el proceso de venta que los mismos vendedores y más sobre el proceso de fabricación que el
propio departamento de Producción. Las empresas no pueden permitirse el lujo de enviarles de nuevo al
negocio, ya que después de la instalación del ERP hay mucho que hacer: sólo con escribir informes para
obtener la información de la nueva solución mantendrá al equipo del proyecto ocupado.



choice.es





Es en este análisis donde las empresas recuperan su inversión en una solución ERP.
Realice una planificación precisa para hacer frente a la gran actividad necesaria tras la instalación del ERP,
formar al personal interno e incorpórela a sus presupuestos.


9. Esperando el retorno de la inversión (ROI)

La mayoría de las soluciones ERP no muestra su valor hasta tiempo después, cuando las empresas ya
llevan algún tiempo usándolas y pueden concentrarse en optimizar los procesos de negocio que se ven
afectados por el sistema.


10. Depresión post-ERP

Una encuesta de Deloitte realizada a 64 grandes compañías incluidas en la lista Fortune 500 mostró que
una de cada cuatro admitió que su rendimiento bajó al poner en marcha su sistema ERP se puso en
marcha. La razón más común para los problemas de rendimiento es que todo se ve y funciona de manera
diferente a como lo hacía antes. ¡No subestime el valor de la formación!


La recomendación de Grupo Choice


Como cliente, siempre debe exigir que el proveedor que ha seleccionado le notifique la existencia de
estos costes ocultos.
Con esta información, puede ajustarse la planificación y presupuesto asociados al proceso de
implantación; en caso contrario aumentará espectacularmente el coste total, la confianza en su proveedor
se verá seriamente dañada e incluso podrá darse el caso de que arrastre una solución que no se
corresponde plenamente con sus requisitos.



choice.es





Acerca de Choice www.choice.es

Grupo Choice nace en 1994 con el objetivo de dar una cobertura integral a las necesidades del

cliente relacionadas con la tecnología y la gestión de los recursos humanos. Actualmente la

empresa es una referencia como proveedor de servicios de consultoría de negocio y

tecnológica de alta cualificación aportando excelencia, eficacia y valor en un entorno empresarial

dinámico y cambiante.

Se trata de soluciones organizativas y de desarrollo de herramientas informáticas estándares y

desarrolladas que dan servicio y respuesta a las necesidades corporativas de los clientes, con la

fortaleza de firmas de prestigio a nivel internacional como Microsoft, Oracle y Aptean, focalizadas

sobre todo en:

Implantación de ERP’s estándar

Implantación y puesta en marcha de soluciones CRM







Grupo Choice
C/Bruc, 144 Entlo 2ª 08037 Barcelona
T. +34 93 322 25 00 - [email protected]

choice.es