PDF de programación - La gestión de documentos electrónicos: recomendaciones y buenas prácticas para las Universidades

Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas. La gestión de documentos electrónicos:
recomendaciones y buenas prácticas para las Universidades. Abril 2007.



GRUPO DE TRABAJO DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS



Abril 2007
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LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:
RECOMENDACIONES Y BUENAS PRÁCTICAS PARA LAS

UNIVERSIDADES

1. Introducción



2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.

2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.

1.1. Contexto y objetivos
1.2. Papel de los archivos universitarios en el entorno
digital



1.3. Situación actual

2. Recomendaciones generales


2.1. Organización



Definición de políticas y normativas

Formación
Propuesta de metodología



2.2. Aspectos archivísticos

p.2
p.2

p.3

p.5
p.5
p.5
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p.7
Requisitos archivísticos

p.7
Identificación y valoración de series
Captura y definición de metadatos
p.8
Conservación, migración a otros soportes y p.9



acceso a largo plazo



3. Recomendaciones específicas
3.1. Documentos ofimáticos

3.2. Bases de datos

3.3. Correo electrónico
3.4. Sitios web



4. Conclusión

5. Anexos



5.1. Anexo de legislación

5.2. Tabla comparativa de tipos de soportes y

condiciones ambientales de conservación



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recomendaciones y buenas prácticas para las Universidades. Abril 2007.



1. INTRODUCCIÓN


1.1. Contexto y objetivos

La implantación progresiva de la administración electrónica y la consiguiente
generalización del uso exclusivo de los soportes electrónicos en los documentos de
archivo que generan las organizaciones, tiene importantes implicaciones en el
ámbito de la gestión documental y archivística de las universidades.

El establecimiento de buenas prácticas en la gestión de los documentos electrónicos
(e-documentos) durante todo su ciclo de vida y la aplicación de requerimientos
archivísticos en los sistemas universitarios de información y gestión, constituyen
elementos clave para la administración universitaria, en la medida en que

contribuyen a la calidad y eficacia de la gestión administrativa;

•
• garantizan el diseño, creación y conservación de los documentos con las
propiedades requeridas por la legislación para proporcionar validez jurídica y
valor probatorio;1

• aseguran la conservación y acceso a la memoria histórica de las

universidades.

Los objetivos de este documento son:

• Recopilar y estructurar las principales aportaciones prácticas emanadas de
otras organizaciones de ámbito nacional e internacional y de una revisión de
la literatura profesional producida hasta la fecha al respecto.

• Clarificar el papel de los archivos universitarios en el contexto de la

administración electrónica.

• Proporcionar una serie de recomendaciones que sirvan de referencia a las
universidades españolas y a sus archivos para abordar la gestión de los
documentos electrónicos con garantías de conservación y acceso futuros.

1.2. Papel de los archivos universitarios en el entorno digital

Ante el reto de la era digital, los archivos universitarios han de intervenir en las
universidades para :

- Desarrollar una visión estratégica referida a los e-documentos, integrada en los
objetivos estratégicos de la universidad, orientada a mejorar la gestión de
información para la toma de decisiones y la transparencia de los servicios
electrónicos ofrecidos a los usuarios.

- Integrar la estrategia de tratamiento de los e-documentos con la del tratamiento
de los documentos en soporte papel, con los que convivirán a medio plazo.


1 LRJAP Y PAC Ley 30/92. Art.45.5 “Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios
electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas…, gozarán de la validez y
eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y
conservación…”



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- Colaborar al más alto nivel para establecer políticas, responsabilidades,
procedimientos, sistemas, normas y buenas prácticas referidas a la gestión de los
e-documentos, durante todo su ciclo vital, incluyendo el diseño, producción, gestión
y conservación.

- Colaborar en el diseño y desarrollo de las plataformas del Sistema de Gestión de
los E-Documentos, así como en la modificación, mejora y migración de datos.

- Garantizar la creación y conservación de e-documentos auténticos, fiables,
íntegros, accesibles, disponibles y de conservación a largo plazo como testimonio
de las actividades de la universidad.

- Colaborar en el desarrollo de aplicaciones de workflow de las universidades.

- Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la información a los
productores, terceros interesados y ciudadanos en general, y denegar el acceso a
los e-documentos de carácter confidencial o que afecten a la intimidad de las
personas.

- Garantizar la identificación, valoración, protección y conservación de los e-
documentos esenciales para asegurar su conservación permanente.

- Aplicar procedimientos de seguridad y gestión de riesgos que garanticen la
conservación de la información y de los soportes.

Por todo ello, el Archivo Universitario ha de formar parte de los equipos
multidisciplinares responsables del análisis y diseño de los procedimientos
electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de asegurar que se
adoptan las medidas oportunas para la valoración, selección, conservación y
acceso de los documentos electrónicos, preservando su autenticidad e integridad.

1.3. Situación actual

En España se están llevando a cabo múltiples actuaciones para impulsar la
administración electrónica con el objetivo principal de acercar la administración al
ciudadano y mejorar la eficacia y calidad de los servicios públicos.

En el marco legislativo, la Ley 59/2003 de Firma Electrónica ha supuesto un
importante avance a este respecto, que el Proyecto de Ley para el acceso
electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas consolida. Otras
medidas destacables son el DNI electrónico y la creación de oficinas unificadas de
atención a los ciudadanos.

En el ámbito internacional, diversas organizaciones y expertos en conservación del
patrimonio documental han advertido del peligro real de pérdida irremediable de la
memoria documental de nuestra sociedad, si no se desarrollan y aplican políticas de
gestión de los documentos electrónicos y estrategias para su preservación y
conservación a medio y largo plazo.

- La Carta sobre la preservación del patrimonio digital, aprobada en la Conferencia
General de la Unesco de octubre de 2003, reconoce la necesidad urgente de
preservar el patrimonio digital mediante el establecimiento de “medidas que incidan
en todo el ciclo vital de la información digital, desde su creación hasta su



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utilización”, para lo cual es necesario empezar por la “concepción de sistemas y
procedimientos fiables que generen objetos digitales auténticos y estables”. 2

- El manual de documentos electrónicos3 de 2005 del Consejo Internacional de
Archivos (CIA/ICA) establece la necesidad de que los archivos intervengan
activamente en el ciclo vital de los documentos electrónicos, desde el momento de
su creación y aporta una serie de recomendaciones para la gestión archivística de
los mismos.

- En el ámbito europeo, el Programa IDA (Interchange of Data between
Administrations) de la Comisión Europea, ha desarrollado un Modelo de Requisitos
para la gestión de documentos de archivo electrónicos, comúnmente conocido como
MoReq4, que recoge las especificaciones que deben reunir los programas
informáticos de gestión de documentos, principalmente para su aplicación en el
entorno de documentos electrónicos. Este documento de requisitos sienta las bases
para el diseño de aplicaciones informáticas de gestión de documentos electrónicos,
pero tiene una utilidad limitada si la organización en la que ha de implantarse no
dispone de una política corporativa de gestión de los documentos, concretada en
normativas y directrices de los procesos de gestión de los documentos en la
organización a lo largo de su ciclo de vida.

- La norma UNE-ISO 154895, que algunos países ya han adoptado como estándar
nacional, proporciona estrategias y metodología para el diseño e implantación de
sistemas de gestión de documentos en las organizaciones y constituye una
referencia
implantación de buenas prácticas y el
establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.

fundamental para

la

- En el contexto de la Administración Pública Española, el Consejo Superior de
Administración Electrónica (CSAE, antes CSI) es el órgano competente para
proponer dir