PDF de programación - Cómo seleccionar un ERP

Cómo seleccionar un ERP.
Minimizando tiempo, costes, tensiones y riesgos.



La selección de un ERP.
Generalmente la responsabilidad y el trabajo de seleccionar
un nuevo ERP recae en personas de la misma empresa
usuaria. Estas personas, buenos profesionales en sus
respectivas funciones, se enfrentan a un reto que,
seguramente, no han conocido antes ni conocerán después.
No tienen experiencia previa y ello les lleva a decidir por
mimetismo (comprando lo que compra la mayoría el riesgo de
equivocarse disminuye), por precio , por criterios emocionales
(confianza en el proveedor, prestigio de la marca del ERP,
compromisos previos, ect.) o declinan la responsabilidad en la
empresa que presenta la propuesta. Esta situación se
presenta con mayor frecuencia en las empresas del Mid-
Market y en las pequeñas organizaciones que no disponen de
Departamento de IT y/o no pueden acceder a los costosos
servicios de una compañía consultora.
Este documento trata de ofrecer algunas sugerencias, fruto de
la experiencia en el campo de la informatización de empresas
y en el mercado de los ERPs.
Vaya por delante la admiración y respecto para las personas
de las empresas usuarias que, de forma ocasional y sin
preparación ni experiencia previa, asumen la responsabilidad
de este tipo de proyectos.

Los requerimientos de la empresa.
Con frecuencia se tiende a generalizar cuando hablamos de
los requerimientos “del mercado”, ya que, en realidad, existen
tres segmentos bien diferenciados con sus própios y
específicos requerimientos:


Las Grandes Empresas (más de 50 usuarios informáticos)
habitualmente cuentan con un Departamento de Informática
propio que les permite integrar y mantener sistemas
informáticos diferentes para cada proceso empresarial (Area
Económico Financiera, Fabricación, Distribución, Tesorería,
etc.). La utilidad de un ERP, como sistema único integrado,
no es crítica para este tipo de organizaciones. El perfil de los
usuarios, con el soporte de un Help-Desk interno, suele ser
muy especializado en su puesto de trabajo y menor
conocimiento global. En general valoran la usabilidad por
encima de la sencillez.

Las Medianas Empresas. ( de 10 a 50 usuarios informáticos)
. En general NO disponen de un Depto. de Informática pero si
de un profesional informático que actúa como soporte interno
a los usuarios y como interlocutor del proveedor externo de
servicios. Es el tamaño de empresa ideal para utilizar un ERP,
ya que sus características principales : facilidad de
implantación, aprendizaje y uso, así como su fexibilidad,
integración, mantenimiento, bajos costes de propiedad y
rápido ROI, se ajustan en gran medida a los requerimientos de
estas empresas.

Las Pequeñas Empresas. ( hasta 10 usuarios informáticos)
En general tampoco disponen de Depto. de Informática y
dependen en gran manera de compañías de servicios locales
que les proveen del mantenimiento y soporte del Sistema

Grandes Empresas.
Medianas Empresas.


Pequeñas Empresas (Pymes).



Informático. Al encontrarse en el umbral de rentabilidad de
un ERP, suelen utilizar programación “a medida”, realizada
por pequeños y cercanos proveedores locales. La

dependencia de este tipo de proveedores comporta un
riesgo empresarial superior al admisible en otras areas.
Los requerimiento de sencillez de implantación,aprendizaje,
uso, mantenimiento y precio son característicos de este tipo
de empresas y coinciden con las características principales de
los ERPs.

Los ERPs en España.
Los principales ERPs del mercado español son de
procedencia extranjera. Su origen, en general, les confieren
características que dificilmente encajan con los requerimientos
del mercado, mayoritariamente formado por medianas y
pequeñas empresas. Cabe destacar la todavía reciente
decisión de Microsoft de apostar por este mercado-medio
adquiriendo la multinacional danesa Navision Software con
sus ERPs, líderes del mid-market europeo y español,
NAVISION y AXAPTA, diseñados desde su base para cubrir
los requerimientos del mid-market.
La mayoría de ERPs, por su origen, carecen, en su versión
master, de un sistema de cobros y pagos –“carteras”- que se
adapte a las necesidades de la empresa española. En cada
caso, el distribuidor español de la marca ha desarrollado estos
programas (localizaciones) con mayor o menor fortuna. Su
actualización, cuando aparecen nuevas versiones del
standard, suele retrasar la disponibilidad de la versión
española.
Navision, con 3.000 empresas clientes en España es, de
largo, el líder en instalaciones funcionando en el mid-market.
Casi todos funcionan sobre Sistemas Operativos y Bases de
Datos estándar de mercado, cómo Windows, Oracle, MS-SQL,
etc. Comienza a aparecer oferta en la parte alta del mercado,
basada en Linux.

Cómo iniciar el proceso de selección de un ERP.
Generalmente la necesidad de un nuevo Sistema de Gestión
Empresarial Integrado (ERP) surge por diversos motivos. Por
imperativo de normas de obligado cumplimiento (efecto año
2000, adaptación al Euro, Nuevas Normas Internacionales
Contables, Trazabilidad, etc.), por desaparición del proveedor
del software (falta de soporte y de mantenimiento), por
encarecimiento de los gastos del sistema ó por necesidad de
información, más allá de los datos, que ya no proporciona el
viejo sistema. En algunos casos, también por mimetismo.
Cuando la empresa se encuentra en la fase de insatisfacción,
se inicia el proceso de selección de un sistema sustitutorio. Y
aquí comienza, a menudo, una historia que la empresa entera
recordará durante años.

La percepción y la realidad.
Para ilustrar la diferencia que existe entre el mundo de la
percepción y la realidad, a continuación se muestra una tabla
de datos que son resultado de una encuesta realizada en
2003, en dos fases, por Deloitte and Touch, en España, con
una muestra de empresas del Mid-Market.



En primer lugar realizó la encuesta en una muestra válida de
empresas que iniciaban el proceso de selección de un ERP.
Un año después, utilizó el mismo cuestionario para encuestar
a las mismas empresas que ya habían concluído la fase de
implantación del ERP seleccionado. Este fue el ranking de
respuestas en ambas fases.


1ª 2ª

Respuestas

1 Soporte del partner local
2 Referencias
3 Adaptación a la empresa
4 Crecimiento potencial del software
5 Precio del software
6 Calidad de la Documentación
7 Funcionalidad del Software
8 Facilidad de Uso
9 Facilidad de Implantación

8
10
4
7
1
9
5
3
2
6 10 Aprovechar Hardw. Pre-existente


Un somero análisis del estudio muestra que, en la primera
encuesta, la empresa estaba utilizando los criterios que le
eran habituales para la adquisición de bienes. Es decir, precio,
pocas molestias para la empresa, facil de usar, etc..
Con la experiencia de la implantación, los criterios cambiaron,
pasando a ser prioritarios nuevos conceptos cómo Soporte del
Partner Implantador, Referencias, etc.
Parece ser que las empresas encuestadas, utilizando los
criterios primeros, no tuvieron una buena experiencia.

Demasiados errores en el proceso de implantación.
Otra encuesta realizada por Gartner G. muestra unos
resultados desoladores. Al parecer, menos del 30% de las
implantaciones resultan satisfactorias. La insatisfacción se
debe a desviaciones del 200% en presupuesto y tiempo,
recibiendo a cambio solo el 74% de la funcionalidad
prometida. Puede parecer una coincidencia, pero no lo es. Las
encuestas de Gartner y Deloitte se realizaron en distintos
países y en diferentes años. Sin embargo, parecen coincidir al
detectar el problema; las empresas seleccionaron el ERP con
criterios de adquisición de mercaderias , ignorando que un
ERP es una HERRAMIENTA de gestión empresarial. Y,
además, el partner elegido no les ayudó demasiado a evitar el
error.

Presupuesto: 214%
Tiempo: 202%
Funcionalidad: 74%

50.4%

Defectuosos

21.6%

Cancelados

Source: Standish Group

28%

Satisfactorios























Algunas sugerencias fruto de la experiencia.
Comience por seleccionar cuidadosamente la Compañía de
Servicios (Partner) que le implantará, formará, dará soporte y
mantendrá operativo el ERP en su empresa.

¿Cómo debe ser el Partner?:

Que entienda del negocio de usted.
Que usted perciba que le entienden.
Que aporte referencias y certificaciones.
Que sea solvente y con futuro.
Que pueda atenderle en el momento y lugar donde

su empresa se encuentre.

Que disponga de probadas Soluciones Sectoriales

para el sector de actividad de su empresa.

Que sea capaz de ofrecer servicio de soporte y

mantenimiento global para toda la informática de su
empresa.

¿Cómo seleccionar el software?

Pregunte en cuantas empresas como la suya está
funcionando. No haga experimentos.
Pregunte el número de versión actual y las
versiones/releases que anuncian cada año. Un
software que no evoluciona queda obsoleto.
Asegurese de que la marca es garantía de futuro.
El peor software es el software muerto.
Valore la escalabilidad del ERP. Que pueda crecer
al ritmo y hasta donde su empresa crezca.

Que sea global. Multi-idioma, multi-empresa.
Que esté desarrollado sobre tecnología estandar

de mercado. No busque descubrir la rueda.

Que la funcionalidad del ERP (lo que puede hacer)

se adapta a los requerimientos de su empresa.
Ahora y en el futuro.

Que sea compatible con otros sistemas y otras

herramientas informáticas. Estamos en un mundo
interconectado e inter-relacionado.


¿ Qué debe hacer usted?

Procure adaptarse, en lo posible, al estándar. Es
más barato de adquirir y mantener.