PDF de programación - Herramientas de software libre para la gestión de contenidos

Herramientas de software libre para la
gestión de contenidos

Autor: Jesús Tramullas
Situación en la jerarquía: Inicio -> Artículos n. 3 -> Software Libre
URL de esta página: http://www.hipertext.net/web/pag258.htm
Citación: Jesús Tramullas. Herramientas de software libre para la
gestión de contenidos [on line]. "Hipertext.net", núm. 3, 2005.
<http://www.hipertext.net> [Consulta: 26/09/2005]. ISSN 1695-
5498


Esta evolución, que se ha acelerado durante la primera mitad
de la década de 2000, ha tenido un impacto no sólo en los
métodos y técnicas de gestión de información, sino también en
la propia tecnología para gestión de información y, en
consecuencia, en el mercado de productos y servicios
(GILBANE, 2000). Si bien en la segunda mitad de la década de
los 90 se podía diferenciar entre productos para gestión
documental, para recuperación de información, etc., desde el
año 2000 se ha producido una convergencia entre todas las
plataformas, de forma que en la actualidad se pueden
encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer
soporte a todo el proceso de gestión de información en una
organización. Las herramientas para este trabajo han recibido
la denominación de sistemas de gestión de contenidos (o
Content Management Systems, CMS), y se han integrado con
los sistemas de gestión documental y con los de recuperación
de información. A ello hay que unir que, en la concepción
actual de la gestión de información, el control de los procesos
es un elemento nuclear, por lo que se acompañan de sistemas
de workflow , o de flujos de trabajo. Con todo ello se puede
delinear un paisaje en el cual las herramientas de gestión
documental han ido incorporando a sus prestaciones las
capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean,
almacenan, tratan y presentan información, en entorno digital.

Sin embargo, no por ello cabe afirmar que existe una igualdad
directa entre los sistemas de gestión de contenidos y los
sistemas de gestión documental. Se pueden encontrar en el
mercado sistemas de gestión de contenidos que no ofrecen las
prestaciones documentales que serían deseables, y viceversa.
De la misma forma, no es posible igualar mediante una

ecuación gestión de contenidos y gestión documental o records
management . Íntimamente relacionadas sí, pero iguales no.
Sólo el estudio y la evaluación de las características y
prestaciones presentes en las herramientas disponibles pueden
determinar la adecuación de una solución en un contexto o
problema dado. A ello cabe añadir las diferencias existentes
entre la gestión de contenidos para web y la gestión de
contenidos para empresas, y que pueden encontrarse en los
informes o documentos especializados que publican las propias
compañías del sector. Si a esto se suma la complejidad
creciente de muchos portales, tanto internos como externos,
de las organizaciones, que son soportados por sistemas de
gestión de contenidos, y a los procesos de publicación digital
necesarios para su producción, los sistemas de gestión de
contenidos se configuran como aplicaciones de varias escalas,
que pueden llegar a alcanzar una alta complejidad.

En la parte humana, las herramientas para gestión de
contenidos sólo se pueden entender en un entorno de trabajo
en colaboración y distribuido, ya que es en este tipo de
ambientes donde se puede aprovechar todo su potencial. De la
lectura de los párrafos anteriores se deduce que, frente a
enfoques tradicionales de tratamiento documental, pasivos, las
herramientas actuales han llevado más allá los límites del
tratamiento documental, ya que se han extendido hasta el
proceso de creación, por su parte inicial, y al proceso de nueva
publicación y de personalización, por su parte final. Esto
configura ahora un esquema circular e iterativo para el
tratamiento documental, a lo que se debe unir, entonces, la
necesaria reflexión sobre el concepto y características de los
documentos digitales. El ciclo de vida de los documentos
digitales muestra significativos cambios sobre el ciclo de vida
tradicional, al igual que el concepto de documento.
Evidentemente, las actividades informativo-documentales
deben reformularse para hacer frente al nuevo medioambiente
digital.

2. Actividades y procesos de gestión de
contenidos

La gestión de contenidos debe definirse desde la perspectiva
de su objetivo y actividades. Frente a la gestión de
documentos, que tiene como objeto de trabajo documentos,

como su propio nombre indica, la gestión de contenidos está
orientada a gestionar objetos que actúan como componentes
de documentos virtuales, en el contexto de lo que llama
segmentación. Los objetos son tratados mediante un conjunto
de procesos estructurados con la finalidad de producir
publicaciones digitales basadas en la metáfora del documento.
Este objetivo de la producción de publicaciones y documentos
digitales por integración de componentes se puede encontrar
en las principales referencias sobre gestión de contenidos
(BOIKO, 2001; BROWNING y LOWNDES, 2001). Como en
otros métodos y técnicas directamente relacionados con el
desarrollo de la Sociedad de la Información y del
Conocimiento, las formulaciones teóricas han seguido a la
necesidad y a su resolución tecnológica, o han discurrido en
paralelo. En este sentido, la gestión de contenidos se ha
beneficiado de las técnicas y procesos de producción y edición
de publicaciones digitales en un primer momento. Sin
embargo, rápidamente pudo apreciarse que el proceso de
publicación digital no cubría por completo todos los procesos
de gestión de información necesarios para una adecuada
gestión de contenidos.

El proceso de publicación digital más sencillo define un proceso
en el cual se diseña un marco de integración para un conjunto
de objetos, cuyo resultado final es la publicación del
documento digital. Evidentemente, este proceso, que puede
reflejar el esquema más simple de funcionamiento de un
weblog, se complica si se sitúa en el contexto de una unidad o
sistema de información que debe crear información digital más
compleja, y que, además, debe servir a comunidades de
usuarios especializados, o a diferentes comunidades de
usuarios. Los productos de información digital se vuelven más
complejos, y los procesos técnicos que se desarrollan sobre
ellos se hacen igualmente más complejos (ROBERTSON,
2003). El trabajo en colaboración obliga a desarrollar flujos de
trabajo en los que es necesario asignar diferentes roles a las
personas que intervienen en el mismo. Los objetos que
componen los documentos pueden proceder de diferentes
fuentes y tener diferentes formatos, con lo que es necesario
controlar repositorios de información. Además, los usuarios
demandan servicios de apoyo a los productos de información
digital como la búsqueda de información o el acceso a
documentos generados anteriormente, lo que hace necesario
disponer de herramientas de archivo digital. Los cada vez más

complicados procesos de gestión de contenidos demandan la
formalización de sistemas de metadatos que resultan
necesarios tanto para los procesos de gestión como para los
de publicación o los de recuperación de información.

Esta complejidad ha producido el desarrollo de dos
especializaciones principales de la gestión de contenidos: Web
Content Management , WCM, y Enterprise Content
Management , ECM. La primera especialización (MILLER y
DAVID, 2002) se centra en el entorno web, y su objetivo
principal y sus métodos se orientan a la producción de
documentos e información digitales para el web,
especialmente para portales y webs corporativos. La segunda
(GINGELL, 2003) encuentra su fundamento en la idea de
gestión total de la información en las organizaciones mediante
la integración de toda la información necesaria para alcanzar
los objetivos de la organización proveniente no sólo de
sistemas de publicación, sino también de sistemas ERP,
gestión de documentos, datawarehouses, etc. La expresión
más generalizada -en el momento actual- del ECM son las
intranets y los portales internos de las organizaciones. En
todos los casos, la gestión de contenidos tiene como factor
ineludible el etiquetado de la información en formatos XML, o
en lenguajes específicos para cada contexto, derivados del
mismo. A esto es necesario añadir la cada vez mayor
necesidad de gestionar lo que se ha dado en llamar digital
assets , documentos multimedia en formato digital, que es
necesario almacenar, describir, integrar y gestionar, con
especial referencia a la gestión de los derechos inherentes a
los mismos. Otro enfoque especializado es el que considera las
herramientas para desarrollo de bibliotecas digitales como
sistemas de gestión de contenidos, como por ejemplo el
reciente trabajo de Han (2004), que compara Fedora, Dspace
y Greenstone.

Los trabajos sobre gestión de contenidos coinciden en señalar
que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mínimo, una
aplicación nuclear CMS que soporte los procesos de
publicación, flujo de trabajo y repositorios de información; un
repositorio de información; herramientas de integración de
información externa; y modelos y templates para productos
finales. Un CMS se compone de varios subsistemas (BOIKO,
2001) que interaccionan entre ellos:






*

Colección: subsistema encargado de la creación y/o
adquisición de información. Debe dar soporte a los procesos de
creación de contenidos, soporte a flujos de trabajo, sindicación
e integración de fuentes externas. Además, debe ofrecer
soporte a procesos de conversión entre formatos diversos, y a
la agregación de contenidos de fuentes diversas en estructuras
específicas.
*

Gestión: subsistema encargado de la gestión y control de los
repositorios de información, de los grupos de usuarios, y de los
procesos de soporte para los otros subsistemas. Se encarga de
definir y controlar los flujos de trabajo