PDF de programación - Curso de Excel 2010 - Funciones y formatos

Curso de Excel 2010

Funciones y formatos

Teoría 2



FUNCIONES Y FORMATOS


En este segundo documento se explican los conceptos mínimos necesarios para crear
las primeras hojas que tengan una cierta utilidad, como presupuestos, esquemas de
cálculo, conversiones de monedas, etc. Es muy importante dominar estas técnicas
básicas antes de seguir con el proceso de aprendizaje.



CONTENIDO

Funciones y formatos ................................................................................................... 1

Contenido .................................................................................................................. 1

Fórmulas en Excel ...................................................................................................... 2

Estructura de una fórmula ...................................................................................... 2

Funciones elementales ........................................................................................... 3

Autosuma ............................................................................................................... 4

Formatos de celda ..................................................................................................... 5

Formatos de fuente y alineación ............................................................................. 5

Colores de relleno y bordes .................................................................................... 7

Formatos numéricos .................................................................................................. 8

Formatos rápidos.................................................................................................... 8

Categorías .............................................................................................................. 8

Cálculos con porcentajes ......................................................................................... 10

Operaciones de edición ........................................................................................... 12

Cortar, Copiar y Pegar ........................................................................................... 12

Deshacer-Rehacer ................................................................................................ 13

Eliminar y Borrar ................................................................................................... 13

Insertar filas, columnas y hojas ............................................................................. 14



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Buscar y Reemplazar ............................................................................................. 14

Ajustar texto automáticamente ............................................................................ 15

Comandos de la ficha Vista ...................................................................................... 15

Ver varias hojas simultáneamente ........................................................................ 16

Complementos............................................................................................................ 17

Estilos ...................................................................................................................... 17

Aplicar un estilo .................................................................................................... 17



FÓRMULAS EN EXCEL



ESTRUCTURA DE UNA FÓRMULA

Las fórmulas en Excel se escriben de forma algebraica, usando los operadores +, -, * y /
como operadores básicos, junto al símbolo ^ para las potencias y el uso de paréntesis
para indicar prioridad. Estas operaciones se efectúan sobre

Números: =34+23^3
Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4)
Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12

También se admiten operadores de comparación: <, >, >=,… pero su uso puede ser
complicado.

Si no se usan los paréntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las
potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y
la resta.

Toda fórmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Excel interprete que
es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan fórmulas hay que distinguir entre
ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. Así si se escribe =20+30, el
resultado será 50, que es lo que veremos en la hoja.



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FUNCIONES ELEMENTALES

Las funciones de Excel son palabras clave que producen un cálculo determinado. Las
más populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI, …

Sólo se usan como parte de una fórmula, por lo que han de ir siempre precedidas del
signo =.

Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actúan, escritos entre
paréntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:

=SUMA(C4:D12) Esta función sumaría todos los números comprendidos entre la celda
C4 y la D12. Aquí SUMA es la palabra clave y C4:D12 el argumento.

=HOY() Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos, pero hay que escribir los
paréntesis.

=RAIZ(9) Devolvería un 3, que es la raíz cuadrada de 9.

=PROMEDIO(C4:G18) encuentra la media aritmética de todos los números contenidos
en las celdas comprendidas entre C4 y G18.

Cuando no se recuerda la palabra clave de una función, se acude al botón fx, situado
junto a la línea de edición,

y se abrirá un catálogo de funciones para que elijas la que deseas.



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Si recuerdas el nombre de la función puedes irlo escribiendo y aparecerá una lista de
autocompletado. En la imagen se reflejan las opciones que aparecerían si comienzas a

escribir una D.

Si localizas la función que deseas, puedes
señalarla y pulsar la tecla TAB para que se
incorpore a la fórmula.



AUTOSUMA

Las funciones SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX y MIN se pueden insertar fácilmente

con el botón ∑ , situado a la derecha de la ficha Inicio.

Se suele seleccionar la celda inferior al rango que deseas sumar,
contar o cualquier otra función, y pulsar el botón (o la flechita
pequeña que está a su derecha para elegir la función). Si no eliges
ninguna, efectuará
la suma. A veces tendrás que guiar su
funcionamiento seleccionando el rango previamente. Si este tiene
estructura de columna, la suma se situará debajo, y si de fila, a la
derecha. Estas son las funciones más usadas en Excel, por lo que

debes practicar bastante con el botón ∑ hasta que lo domines.



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FORMATOS DE CELDA



FORMATOS DE FUENTE Y ALINEACIÓN

La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A
continuación descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando
el resto a tu experimentación.

Señala con el ratón una celda en cualquier modelo. Observa la zona de Formatos en la
ficha de Inicio, los grupos Fuente, Alineación, etc.:



Obtenemos las siguientes informaciones: es un texto en la fuente de letra Calibri,
tamaño de 11 puntos y modalidad normal, sin negrita o cursiva. Además figuran
rellenos, color de texto, alineación etc.

Cambia ahora las características de esta celda a tu gusto. Para eso puedes seguir
usando la ficha Inicio, en la que dispones, a la izquierda, de todas las opciones de
Fuente, Bordes, Relleno, etc.

Puedes también cambiar el tipo de letra, el tamaño y convertirla en negrita,
subrayada, etc.

Un poco más a la derecha, en el grupo Alineación se cambia a izquierda o derecha o
centro. También se puede concretar la alineación vertical o la inclinación. Puedes
localizar los botones: Arriba a la izquierda están los que concretan la alineación
vertical. A su lado el correspondiente a la inclinación.


En la parte de abajo se encuentran los tres de alineación
izquierda, centro y derecha, y a su lado los de aumentar o
disminuir sangría. Experimenta con todos ellos.

Más a la derecha se encuentra la opción de Ajustar texto, para
permitir saltos de línea dentro de la misma celda, y la de
Combinar y centrar celdas, que convierte en una sola celda todas las celdas
adyacentes que estén seleccionadas. Ambas opciones se explican más adelante.



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Si prefieres usar ventanas parecidas a las de anteriores versiones, ábrelas mediante las
flechas de grupo.



Reconocerás las opciones que aparecían en versiones anteriores.



A los formatos de celda también se accede pulsando con el
botón derecho y eligiendo Formato de celdas... en el menú
contextual que obtienes.

Debes acostumbrarte desde ahora a esta técnica. Cuando
no tengas claro qué hacer con un objeto (celda, imagen,
gráfico, etc.) pulsa sobre él con el botón derecho y elige una
de las opciones que te ofrece el menú contextual. En esta
versión se han enriquecido mucho.



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COLORES DE RELLENO Y BORDES

También es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un
grupo de celdas.

Cambio de fondo

Para lograrlo selecciona un rango de celdas y usa el botón de relleno de color


Si usas la flecha de grupo abrirás el catálogo de
colores, en el que se puede seguir profundizando
para elegir Más colores e incluso personificarlos
dando las componentes RGB



Cambio de borde