PDF de programación - Guías Excel 2010 - Controles, macros y funciones

Guías Excel 2010

Controles, macros y funciones

Guía 112

CONTROLES, MACROS Y FUNCIONES



CONTENIDO

Controles, macros y funciones ........................................................................................................... 1

Contenido .............................................................................................................................. 1

Controles y macros ................................................................................................................ 2

Ideas previas ................................................................................................................................... 2

Grabación de macros ...................................................................................................................... 4

Asignación de una macro a un objeto .................................................................................... 6

Programación de una macro sencilla ..................................................................................... 6

Uso de botones ................................................................................................................... 10

Un caso práctico ........................................................................................................................... 11

Definición de funciones ........................................................................................................ 12

Función con varios argumentos ..................................................................................................... 13

Otros controles .................................................................................................................... 14

Botones de opción ........................................................................................................................ 14

Cuadros de grupo.......................................................................................................................... 15

Casillas de verificación .................................................................................................................. 16

Macros de apertura ............................................................................................................. 17



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CONTROLES Y MACROS

IDEAS PREVIAS

¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de operaciones de Hoja de Cálculo que el programa
memoriza para repetir ese conjunto cada vez que se desee.

En el uso de macros podemos distinguir tres operaciones:

Usar macros que han programado otras personas.
Grabar y ejecutar nuestras propias macros. Asignarlas a objetos.
Aprender a programar macros mediante el lenguaje Basic de Excel

En esta guía estudiaremos algunos detalles de cada uso

¿Dónde se guardan las macros?

Las macros están alojadas en unos contenedores llamados módulos. Pueden
pertenecer a las carpetas generales de Excel, en cuyo caso se pueden ejecutar en
cualquier hoja de cálculo, o bien estar destinadas sólo a una hoja, y estas serán las
que nos interesen en este momento, porque las otras es peligroso
tocarlas.

Abre la ficha Programador y usa el primer botón de la izquierda
Visual Basic para ver qué macros tiene definidas tu hoja de
cálculo.

Pudiera ser que no tengas a la vista esa ficha Programador. En ese caso abre la ficha
Archivo y en el apartado Ayuda elige Opciones, y dentro de ellas, Personalizar
cinta de opciones. Verás que la ficha Programador no está activada. Pulsa sobre
ella para incorporarla a la cinta general



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la

de
la

En
imagen se pueden ver
algunas
las
pertenecientes
hoja
divisibilidad.xls, contenida en
esta página web.

macros
a

Estudia bien esta ventana. A la
izquierda
las carpetas
generales, que no debes tocar.
Debajo figura la hoja que está
abierta, divisibilidad.xls. En su
carpeta Módulos figura el módulo
Module1 que el autor ha creado
para contener todas sus macros. El código de estas macros figura a la derecha. En la
imagen se puede ver el código de la función phi de Euler, que se ha implementado en
las macros.

figuran

Los códigos de macros, si no tienes experiencia en programación, te parecerán
ininteligibles. Cierra sin cambiar nada y no creas que hay que dominar esto para usar
macros, porque seguidamente aprenderás a grabarlas automáticamente.

Seguridad de las macros

Como una macro puede contener virus, Excel define varios niveles de
seguridad para el uso de las mismas. Puedes cambiar el nivel con el
botón Seguridad de macros, incluido en la ficha Programador.

Si sólo vas a abrir hojas con macros de procedencia fiable puedes elegir el nivel más
bajo, pero en caso contrario, vuelve a niveles altos de seguridad cuando trabajes con
otras hojas.



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GRABACIÓN DE MACROS

Para que te inicies en la grabación de macros, crearemos una que borre un rango de
celdas, por ejemplo B4:D12

Para crear una macro mediante grabación has de seguir esta secuencia:

1. En la ficha Programador elige el botón Grabar macro



2. Se abrirá una ventana que contiene tres preguntas importantes:

Nombre: Puedes darle el de borrar



Método abreviado: No es
combinación de teclas que ya esté ocupada, Excel te cambiará las de prefijo.

responder. Si eliges una

imprescindible

Guardar macro en: Lo normal es que le indiques “Este libro”. Es lo más
prudente, para no crear conflictos con tras hojas.

La descripción es optativa.

3. Realizas manualmente las operaciones que deseas que automatice la macro,

en este caso borrar el rango B4:D12

4. Decides finalizar la grabación, para lo que usas el mismo botón de grabación,

que ahora habrá cambiado a “Detener grabación”

La macro se guardará sin consultarte más.

Intenta recorrer esa secuencia con el ejemplo propuesto:

1. Recuerda bien qué celdas deseas borrar. En este caso, desde B4 hasta D12



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Pulsa el botón Grabar Macro.

2. Asigna nombre y destino a la macro. Por ejemplo: “Borrar” y guardar “en este libro”

3. Realiza manualmente las operaciones para borrar los datos:

(a) Selecciona los datos B4:D12

(b) Pulsa la tecla Supr

4. Pulsa sobre el botón de Detener grabación

5. Ejecuta la macro Borrar.

Escribe varios números en el rango B4:D12, para probar tu macro.

Si le has asignado una combinación de teclas, como Ctrl+Mayús.+B, úsala y verás
cómo se borra todo. Si no le has asignado teclas, usa el botón Macros, que te abre la
lista de las existentes. Señala “Borrar” y usa el botón “Ejecutar”

Inmediatamente se borrarán los datos del rango.



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ASIGNACIÓN DE UNA MACRO A UN OBJETO

Para ejecutar una macro de forma inmediata un
procedimiento rápido es asignarla a una imagen,
forma, cuadro de texto o cualquier otro objeto que
lo admita. Una vez creada la imagen o la forma,
basta usar el botón derecho para acceder a la
orden de asignar una macro.

En la imagen hemos insertado una nube con el
texto adecuado y con el botón derecho hemos
accedido a la opción de asignarle una macro.

En la lista de macros se elige la adecuada y se acepta.

Así, cada vez que pulsemos sobre la nube, se ejecutará la macro que hemos
asignado.

PROGRAMACIÓN DE UNA MACRO SENCILLA

Crearemos alguna macro sencilla, y simultáneamente aprenderemos algunas
operaciones sobre celdas.

Incremento del valor de una celda

Escribe un número cualquiera en la celda B4 y algún rótulo de presentación sobre ella.
Por ejemplo así



Inserta a su lado una forma parecida a un botón



Guarda la hoja con el nombre prueba u otro similar.

Un detalle importante: Debes guardarlo como libro habilitado para macros.



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Accede a la edición de una macro nueva pulsando el botón Macros
de la ficha Programador. En la ventana correspondiente asigna el
nombre de incrementar a la macro, indica que se guarde “En este
libro” y pulsa el botón de Crear.



Así accederás al Editor de Visual Basic, que te habrá escrito ya la cabecera y el final
del código de macro. Simultáneamente te habrá creado un módulo contenedor.



Ves que ha escrito:

Sub incrementar()
End sub

El código de una macro ha de comenzar con la palabra clave Sub seguida del nombre
asignado y de paréntesis para posibles argumentos (aquí no hay) y ha de terminar con
End sub.



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Nuestra macro está creada, pero vacía de contenido, no se sabe qué va a hacer. Para
concretarlo has de escribir órdenes propias del lenguaje Basic entre la cabecera y el
final. Para saber qué hacer necesitas un curso de lenguaje Basic, pero aquí usaremos
algunas órdenes sencillas.

Escribe en medio este código de macros (puedes copiarlo desde esta misma página
web con CTRL-C y CTRL-V), aunque todavía no lo entiendas:

Sub incrementar
Dim v
v=ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value
v=v+1
ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value=v
End sub

Esta macro te incrementa de 1 en 1 el valor de la celda B4. Después la explicaremos.
Guarda la hoja que estás creando.

Ahora viene lo más fácil: Señala la imagen del botón y pulsa el botón derecho. Elige la
opción de Asignar macro... Se te abrirá este cuadro de diálogo y en él eliges la macro
incrementar. Selecciónala