PDF de programación - Guía de Apache OpenOffice - Áreas de datos

Guías Apache OpenOffice

Áreas de datos

Guía 8

ÁREAS DE DATOS



CONTENIDO

Áreas de datos ..................................................................................................................................... 1

Contenido ......................................................................................................................................... 1

Áreas de datos .................................................................................................................................... 2

Definición de Área de datos ............................................................................................................ 2

Selección de un área de datos ......................................................................................................... 2

Ordenar .............................................................................................................................................. 3

Ordenación según criterios ............................................................................................................. 3

Opciones de ordenación ................................................................................................................. 4

Filtrar ................................................................................................................................................. 4

Filtro automático ............................................................................................................................ 5

Filtro predeterminado ..................................................................................................................... 5

Uso de comodines .......................................................................................................................... 6

Ocultar duplicados .......................................................................................................................... 8

Subtotales .......................................................................................................................................... 8

Esquema ....................................................................................................................................... 11

Validación de datos .......................................................................................................................... 11

Validación mediante listas ............................................................................................................. 13

Texto en columnas............................................................................................................................ 15

Consolidar ........................................................................................................................................ 16



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ÁREAS DE DATOS

DEFINICIÓN DE ÁREA DE DATOS

En Calc y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas y columnas que esté
separado del resto de la hoja por otras filas y columnas EN BLANCO y que en la fila
superior contenga rótulos, se considera como un ÁREA DE DATOS. Es el equivalente
elemental de las Bases de Datos.

Es imprescindible que la tabla esté totalmente
rodeada de filas y columnas en blanco y que la
primera fila contenga los rótulos de los datos que
figuran debajo

Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir, un conjunto de datos
distintos que corresponden a una sola entidad o individuo. La tabla del ejemplo
contiene cuatro registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y Cristina
respectivamente. El registro de Elena se compone de la fila Elena - 37 - S.

Las columnas constituyen los campos, que son las partes de un registro, cada una
con un carácter diferente: Nombre, Edad y Estado. Así, el campo Estado de Marcos es
S

Las celdas de la primera fila se interpretan como los títulos o nombres de los distintos
campos: Nombre, Edad, Estado, etc.



SELECCIÓN DE UN ÁREA DE DATOS

Escribe una pequeña tabla como la de María, Marcos,... aislada del resto de la hoja
por filas y columnas en blanco. Por ejemplo, copia esta tabla de abajo y pégala en
Calc

Nombre Teléfono
914063485
Carlos
636455873
Luisa
Pedro
957305672
Lourdes 915562034

Llamado/a
SI
NO
SI
SI

Señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla. Sólo con esto, Calc reconocerá
qué filas y columnas forman la tabla y los nombres de los campos. Lo sabrás porque
selecciona automáticamente todo el rango si acudes a Datos – Definir área



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Para definirla se abrirá una ventana de diálogo en la que puedes darle el nombre de
Agenda y pulsar en Aceptar



No es imprescindible definir un área, pero te ahorrarás trabajo más adelante, porque
será más fácil seleccionar áreas por nombre que usar el ratón. De todas formas, si
seleccionas un rango sin definir área podrás usar las operaciones que explicaremos
más adelante.

Ya tenemos definida un área de datos como “Agenda”. En lo que sigue usaremos este
ejemplo.

ORDENAR

Para ordenar esta tabla por nombres basta con que la selecciones previamente y uses
el menú Datos - Ordenar…

ORDENACIÓN SEGÚN CRITERIOS

Al pedir Ordenar dispones de una ventana con dos pestañas. Elige Ordenar según
criterios.

Puedes usar hasta tres criterios de ordenación.
El primero es el principal, pero en caso de
empate se pasa al segundo y luego al tercero.

Esto
te permite definir varios niveles de
ordenación, por ejemplo, por llamado/a, y en
caso de empate por nombre.

Concreta los niveles. Pulsa Aceptar y habrás
ordenado el área de datos según esos dos
criterios. Sitúa en primer lugar a Luisa por no

haber sido llamada y luego a los demás por orden alfabético.



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Puedes cambiar tus criterios eliminando cualquier nivel, eligiendo para él la opción de
“no definido”. Igualmente puedes añadir otro criterio escribiendo otra opción.

OPCIONES DE ORDENACIÓN

Si eliges la otra pestaña podrás concretar
mejor las opciones de ordenación. Las más
importantes son:

Mayúsculas/minúsculas: Se
cuenta en la ordenación.

tendrían en

Etiquetas de columna: Esta es muy
interesante, pues se prescindirá de
las
cabeceras de la tabla en el momento de
ordenar, y no se alterarán.

Copiar resultado: Puedes concretar si deseas una copia en otra área o a partir de
una celda. Si escribes B4, a partir de esa celda se copiará la tabla ordenada.

Dirección: Aunque no suele ser frecuente, permite ordenar de izquierda a derecha.



FILTRAR

Cuando las bases de datos contienen mucha información, es
conveniente disponer de un
instrumento de consulta y
búsqueda, para poder restringir los datos a ciertas propiedades
o categorías. Por ejemplo, en una base de datos de cuerpos del
Sistema Solar podríamos estar interesados sólo en los satélites de Júpiter, o en los
diez cuerpos de más masa.

En Calc esto se consigue con los filtros, que son criterios de búsqueda que te
restringen el área de datos a los que verdaderamente te interesan en cada momento.

El resto de datos no se elimina; sólo se oculta.

Supongamos que deseamos seleccionar en la pequeña tabla del ejemplo los amigos
que ya hemos llamado, los que poseen un SI como tercer campo.

Para ello, con el área seleccionada, usa el menú Datos y elige Filtro.



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Se te ofrecerán tres tipos de filtros. Del tercero prescindiremos,
por su poca utilidad en nuestro nivel y nos dedicaremos a los
dos primeros.

FILTRO AUTOMÁTICO

Si eliges la primera posibilidad aparecerán pequeñas flechas en los rótulos superiores
de la tabla. Es interesante que las sepas gestionar, porque será el tipo de filtro que
más uses.

Atiende bien a lo que te ofrece cada flecha; En primer lugar
“Todo” que equivale a deshacer el filtro, pues se eligen todos
los valores. Después “Filtro predeterminado”, que es el que
explicaremos más adelante, y por último, todos los valores

para que elijas. Lo de “Los 10 primeros” no tiene interés.

Imagina que deseamos que sólo aparezcan en la tabla los
amigos que ya han sido llamados. Pulsarás la tercera flecha y
elegirás “SI”. Automáticamente desaparecerá Luisa de la
tabla, y sólo verás los registros que contienen un “SI”.

Recuerda que Luisa se ha ocultado. No se ha eliminado de
la lista. Si deseas volver a verla usa de nuevo el tercer
filtro, pero ahora elige “Todo”.

Para anular un filtro vuelve a usar la secuencia Datos - Filtro – Filtro estándar, y
desaparecerán las flechitas.

Por último, recuerda que en tablas grandes puedes usar varios filtros de forma
simultánea.

FILTRO PREDETERMINADO

Puedes usar unas opciones de filtro más avanzadas o combinar dos o más criterios de
filtrado, si usas el filtro estándar o predeterminado. Selecciona de nuevo la tabla de
amigos, pero ahora pide Filtro estándar. Con él podrás concretar mucho mejor la
operación. Observa cómo se ha rellenado este filtro:



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En el primer criterio pedimos que el campo Nombre no comience por P. Después, y
esto es importante, elegimos como vínculo entre criterios la Y, es decir, que los dos
han de cumplirse simultáneamente (si fuera O bastaba con uno). En el segundo
criterio exigimos que SI hayan sido llamados. Todo esto se logra abriendo las listas de