PDF de programación - Guía de Apache OpenOffice 4 Calc - Utilidades

Guía de Apache OpenOffice 4 Calc Utilidades

Antonio Roldán

UTILIDADES

Esta guía no es la más divertida de la serie, pero contiene utilidades y técnicas que te ayudarán
a organizar y presentar tus trabajos. Si hay secciones que no necesitas, pasa a las siguientes,

CONTENIDO

Utilidades .......................................................................................................................... 1

Diseño de impresión ..................................................................................................... 2

Preparación para la impresión ................................................................................... 2

Vista preliminar .......................................................................................................... 2

Formato de Página ..................................................................................................... 3

Página ......................................................................................................................... 3

Encabezamiento y pie de página ............................................................................... 4

Rangos de impresión.................................................................................................. 6

Distribución por páginas ............................................................................................ 7

Imprimir ..................................................................................................................... 8

Otras utilidades ............................................................................................................. 9

Auditoría de fórmulas - Detective ............................................................................. 9

Revisión ortográfica ................................................................................................. 10

Obtención de ayuda ................................................................................................. 12

Asistentes y plantillas ............................................................................................... 13



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DISEÑO DE IMPRESIÓN

PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN

Los documentos elaborados en Calc se suelen distribuir impresos o como parte de una
publicación más amplia. Por eso es conveniente repasar aquí algunos detalles sobre la
impresión de documentos. Lo que se explica a continuación está contenido fundamentalmente
en dos menús; el de Archivos y el de Formatos. Comenzaremos con el primero, porque para
trabajos elementales no es necesario un diseño complejo de página.

VISTA PRELIMINAR

En muchos trabajos se puede pasar a la impresión sin definir áreas ni diseñar página. Por eso
comenzamos con la operación más sencilla, que es la de la Vista preliminar. Para acceder a ella
búscala en el menú Archivo – Vista preliminar. Una vez abierta, dispones de herramientas
para mejorar la impresión sin acudir a otras opciones más complicadas



En primer lugar, sobre la vista preliminar se te ofrece un
desplazador de escala, que te permite aumentar o disminuir
el tamaño de la fuente. A su derecha, el botón Márgenes, si
lo activas, te permite arrastrar dichos márgenes con el ratón
para ajustarlos a tus preferencias.



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Con el botón Formato de página accedes a todos los diseños de hoja y página que
explicaremos en el siguiente apartado. Puedes irlos viendo mientras tanto,

Más a la izquierda dispones de los botones de zoom para cambiar el tamaño de la vista y,
finalmente, un navegador para desplazarte por las páginas que deseas imprimir (sólo se abre si
hay más de una). Todo muy intuitivo y que no presenta ninguna dificultad.

Una vez definida la impresión, puedes acudir al botón correspondiente para pasar a la
impresión directa. En todo caso, a la derecha de la barra de herramientas tienes el botón
de Cerrar la vista preliminar para volver de nuevo a las hojas.

No podemos incluir aquí los siguientes pasos, pues ya dependen de la impresora que poseas.

FORMATO DE PÁGINA

Sea desde la vista preliminar, o siguiendo la ruta Formato – Página accedes al diseño de página
o preparación para la impresión. Existen muchas opciones, como puedes ver en la imagen.

Las vemos una a una en sus aspectos más destacables:



PÁGINA

Algunas opciones apenas necesitan explicación. Los márgenes los puedes
concretar en cm., aunque quizás te sea más cómodo moverlos en la Vista
preliminar. También es fácil entender el tamaño estándar A3, A4,… y la
orientación vertical u horizontal.

En la lista de tamaños figura el de “Usuario”. Si lo eliges, puedes alterar el
ancho y el alto de la impresión, pero es responsabilidad tuya el que
encaje luego bien en la impresora.

En la parte derecha de la ventana se te ofrecen las opciones para



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distribución masiva de la impresión, como la opción reflejada, que te
organiza los márgenes como para un libro, o la de ver sólo las páginas
a derecha o a la izquierda, y la otra parte en blanco. Es un tema que
sobrepasa los objetivos de estas guías.

Las siguientes pestañas, Bordes y Fondo no son interesantes en el
momento de imprimir.



ENCABEZAMIENTO Y PIE DE PÁGINA

Estas dos posibilidades sólo son útiles si vas a imprimir las hojas. La primera de ellas, pestaña
Encabezamiento, nos ofrece estas posibilidades:



En primer lugar, debes comprobar que está activado el encabezamiento. Después puedes
concretar márgenes y dimensiones, y en último lugar rellenar el contenido del encabezado con
el botón Editar. Si lo deseas, con el botón Opciones puedes definir mejor las características del
encabezamiento. En realidad, para Calc tampoco es necesario mucho refinamiento.

Edición del encabezamiento

Con el botón Editar… podemos insertar varios elementos de encabezamiento. Los tienes en la
ventana que se abre y casi no necesitan
explicación.

En primer lugar advierte que puedes editar
tres zonas distintas de encabezamiento,
como hemos rellenado en el documento que
estás leyendo. Por defecto, si no decides
nada, sólo aparecerá el nombre de la hoja en
la zona central. Así pues, ve señalando cada
una de
las tres zonas y usa el botón

adecuado para cada operación. De izquierda a derecha son:



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Atributos del texto: No necesita explicación. Selecciona un texto del encabezado y cámbialo a
negrita, cursiva o aumenta su tamaño.

Título: Inserta el nombre del documento en el que estás trabajando. Nosotros lo hemos
insertado en la zona central y con el primer botón hemos modificado la fuente.



Nombre de la hoja: Te inserta el nombre de la hoja actual. En la imagen figura como Hoja 1 en
la zona derecha. Si alteras ese nombre, cambiará automáticamente en el encabezado.

Número de página: Los dos siguientes botones insertan el número de página actual y el total
respectivamente. Sólo insertan el número. Lo que ves en la imagen, de pág 1 de 99 se ha
completado escribiendo los textos “pág” y “de”.

Fecha y hora: Si las insertas, no se actualizarán hasta que no vuelvas a la Vista preliminar.
Observa que la fecha de arriba está en 00/00/0000, y al abrir la vista antes de imprimir ya se ve
con sus valores correctos:

Por último, recuerda que los textos que figuren entre unos datos y otros has de escribirlos tú,
como el de “a las” que ves entre fecha y hora,

También puedes tener en cuenta que más arriba de los botones dispones de un catálogo de
encabezados que te puede liberar de tener que diseñarlos:



Cuando termines el encabezado pide de nuevo Archivo - Vista preliminar para ver los cambios,
pues a veces se interfieren y producen una impresión poco clara.

Todo lo que se ha explicado sirve también para el Pie de página, que lo tienes en la siguiente
pestaña del Formato – Página. No lo recargues mucho.



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RANGOS DE IMPRESIÓN

Si no se indica lo contrario, Calc imprime todas las celdas que contengan datos. Si deseas
imprimir sólo una parte de la hoja deberás concretar el área de impresión. Para ello selecciona
en primer lugar un rango de datos cualquiera y usa Formato – Imprimir rangos. De las cuatro
opciones elige Definir.

Inmediatamente se harán visibles los saltos de página. En la
imagen se ha seleccionado un rango pequeño, y por eso las
líneas las verás muy próximas entre sí.



Si ahora vuelves a la Vista preliminar observarás que lo que
escribas en la parte derecha de la línea no se verá, porque no
pertenecen al rango de impresión definido.



Si desearas imprimirlos también, deberías modificar el rango de
impresión. O bien lo eliminas con la opción Quitar, para después
definir otro nuevo, o acudes a la opción de Editar. En su ventana
se te ofrecen tres posibilidades interesantes:



En primer lugar, en la línea que define el rango de impresión puedes cambiar su referencia, de
$B$2:$E$15 a $B$2:$G$15, por ejemplo, y ya entrarían los números que faltaban en el rango.

Las otras dos prestaciones consisten en fijar filas o columnas para que aparezcan en todas las
hojas al imprimir. Cambia la opción “ninguno” por la de “definida por el usuario”. Después
señala con el ratón la línea de edición situada a su derecha y selecciona, recorriéndolas con el
ratón, las filas o columnas que