PDF de programación - Guías LibreOffice Calc - Tablas dinámicas

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Tablas dinámicas

Guía 9

TABLAS DINÁMICAS



CONTENIDO

Tablas dinámicas .................................................................................................................................... 1

Contenido........................................................................................................................................... 1

Tablas dinámicas ................................................................................................................................ 1

Diseño de la tabla dinámica............................................................................................................. 2

Cambio de operaciones ................................................................................................................... 4

Cambios inmediatos en la tabla ....................................................................................................... 5

Filtrados ......................................................................................................................................... 6

Configuración de campo ................................................................................................................. 8

Obtención de subtablas ................................................................................................................ 10

Subtotales..................................................................................................................................... 10

Otras operaciones ......................................................................................................................... 11

Anexo ............................................................................................................................................... 12

Tabla de datos auxiliar .................................................................................................................. 12



TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en bruto,
resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Calc no puede cambiar de
estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas
y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de
cambiar esa estructura y a la vez resumir datos.

Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a
tres barrios. Los doctores van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y según
la gravedad de la intervención, horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios distintos
en cada intervención. Copia la tabla contenida en el Anexo de este documento en un libro de



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Calc. Contiene, con datos totalmente imaginarios, los partes de asistencia correspondientes a
10 días.

En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla



Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna presentación u orden, y nuestro objetivo
será ahora estructurarlos. Por ejemplo, podemos desear calcular los honorarios de los
doctores según su actuación en los distintos barrios, o dividir los partes según la gravedad o los
barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas, para resumir datos según la estructura que
deseemos. Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo.



DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA

Señala con el ratón cualquier celda de la tabla de datos, abre el
menú Datos, elige Tabla dinámica y después Crear.

Se iniciará el Asistente para tablas dinámicas.

En primer lugar has de decidir si usas la selección actual o un
origen de datos registrado. En nuestro caso nos conviene la
primera. Sitúala donde quieras y pulsa en Aceptar.



comprenderla lo antes posible.

La ventana que se abre es muy interesante, y debes intentar



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Urgencias La RápidaParte de intervenciones a domicilioDecena del 1 al 10 de Octubre de 2008DíaBarrioDoctorGravedadImporte1La ElipaPérez150 €1ConcepciónSalinas175 €1ConcepciónYuncos3100 €2La ElipaSalinas2100 €1La ElipaYuncos350 €3La ElipaPérez3100 €3ConcepciónPérez375 €3San PascualPérez275 €2La ElipaPérez2100 €4San PascualPérez1100 €4San PascualSalinas250 €5La ElipaSalinas150 € Guías LIbreOffice Calc

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Lo que viene ahora es muy importante. Dispondrás de

Una lista de campos



Si la tabla está bien diseñada, Calc recogerá todos los campos definidos (Rótulos
superiores de las columnas): Día, Barrio, Doctor,…Son objetos que se pueden
arrastrar con el ratón.



Un diseño de tabla

Se te ofrecen cuatro espacios para situar los campos:

De página: Lo veremos más adelante

De columna: Ahí se situarán los campos que desees que
se lean en columna.

De fila: Idéntico al anterior, pero por filas.

De datos: Este contendrá los datos principales que
desees destacar, por ejemplo, el importe, que situarán en el interior, en las celdas.. Ya verás
que puede coincidir con los de las otras zonas.

Ahora debemos indicar qué datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de
la nueva tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de doctores con barrios y calcular el
importe que se les debe.

Señala el botón Doctor en la lista de campos y arrástralo hasta Campos de Columna. Haz lo
mismo con el botón Barrio. Arrástralo hasta Campos de Fila. Por último, arrastra el campo
Importe a la zona de Datos.



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Efectuadas estas operaciones, pulsa en Aceptar y verás que se ha formado en una hoja nueva
la tabla dinámica que deseabas (según las opciones previas pudiera situarse en otra parte), con
los doctores en columna, los barrios en filas y el importe como valor de relleno de los datos.

Además, se han ajustado los totales y
se ofrecen filtros para las operaciones
que iremos viendo.



Si pulsas con el botón derecho sobre esta tabla recién creada puedes Editar disposición, y
efectuar los cambios que desees. Por ejemplo, si no te gusta que haya aparecido en una hoja
nueva, pulsa sobre el botón Más y elige en “Resultado en…” para decidir otro destino.



CAMBIO DE OPERACIONES

Observa que en la esquina superior izquierda de la tabla creada figura un botón rotulado como
“Suma de Importe”. Imagina que se quisieran contar los pagos en lugar de sumarlos. Para
conseguirlo vuelve a Editar disposición, al igual que en el párrafo anterior, busca el botón
Suma – Importe y haz un doble clic sobre él. Esto te abrirá la posibilidad de cambiar Suma por
Cuenta.



Elegimos Cuenta en lugar de Suma, porque lo que deseamos es contar cuántos importes
distintos se deben a los doctores. Acepta dos veces y obtendrás la misma tabla pero con
recuentos:



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Si lo que se desea es contar las frecuencias en cada celda, no importa mucho el campo que se
sitúe en Datos. En lugar de Importe se podía haber usado la Gravedad, porque aquí sólo
deseamos contar doctores y barrios. Incluso podías haber elegido un campo no numérico.

Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos. No sigas leyendo hasta haber
realizado varios cambios y comprobado que funcionan.



CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA

El diseño de una tabla dinámica puede cambiarse de forma inmediata trasladando los botones
de campo con el ratón, dentro de la misma tabla (no hay que acudir al diseño). Por ejemplo,
se pueden intercambiar filas y columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se pueden
mover para ordenarlos de forma distinta y alterar así su prioridad en el esquema. Prueba a
mover así algunos botones de campo y observa los cambios que se producen.

En la imagen de la derecha podrás observar la forma en que se
organiza la tabla si movemos el botón Doctor desde las columnas
a las filas, debajo o a la derecha del campo Barrio, que así
conserva
la prioridad, quedando el campo Doctor como
secundario.



Si habías pretendido lo contrario, mueve el campo Doctor a la
izquierda del Barrio, para darle mayor prioridad. Quedaría así:



No han aparecido subtotales. Aunque los explicaremos más
adelante, intenta volver al diseño y con el botón Barrio, agregar
dichos subtotales. Lo tomamos como un ejercicio. En la imagen se
han añadido subtotales para el Importe.



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Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón se puede acceder a varias opciones
interesantes. Por ejemplo a la de Actualizar. Cuando se cambian los datos de origen, la tabla
dinámica no refleja esos cambios. Por eso es importante disponer de la opción de actualizar
datos.

Practica mucho los cambios de diseño de la tabla: puedes organizar todo en una columna o en
una sola fila, cruzar tres variables en lugar de dos y otros muchos más diseños.



FILTRADOS

Filtro de informe

Una vez organizada la tabla dinámica, se pueden establecer filtrados, es decir reducciones de
los datos a una o varias categorías. Por ejemplo, en la anterior tabla se puede desear estudiar
sólo los partes de gravedad 2 ó 3. Para ello activa el diseño (ya sabes cómo) y mueve el botón
de Gravedad desde la lista de campos de la derecha hasta la del “Campo de página”. Esa parte
es la que sirve para filtrar datos sin alterar la estructura de la tabla.



Simultáneamente aparecerá una nueva cabecera en la tabla dinámica, para que puedas elegir
los valores que te interesen. En la imagen hemos activado el 2 y el 3.
Para desahace