PDF de programación - Aprenda Microsoft Access 97 como si estuviera en primero

Escuela Superior de Ingenieros Industriales

Industri Injineruen Goimailako Eskola

UNIVERSIDAD DE NAVARRA - NAFARROAKO UNIBERTSITATEA

Aprenda Microsoft Access 97

como si estuviera en primero

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José María Sarriegui • Nicolás Serrano • Iván Muro

Aprenda Microsoft Access 97

como si estuviera en primero

José María Sarriegui

Nicolás Serrano

Iván Muro

Perteneciente a la colección : “Aprenda …, como si estuviera en primero”

ÍNDICE

1.

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................1

1.1 BASE DE DATOS EN EXCEL ............................................................................................................................... ....1
1.1.1 Introducir datos con un formulario ........................................................................................................2
1.1.2 Ordenar una lista....................................................................................................................................2
1.2 ACCESS ES UN SGBDR.........................................................................................................................................3
1.3 CONCEPTO DE TABLAS, CAMPOS Y REGISTROS....................................................................................................3
1.4 ESTRUCTURA DE FICHEROS DE ACCESS................................................................................................................3

2.

START (INICIAR ACCESS Y ABRIR UNA BASE DE DATOS).......................................................................5

2.1 DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA ............................................................................................................................6
2.1.1 Barra de título.........................................................................................................................................7
2.1.2 Barra de menús.......................................................................................................................................7
2.1.3 Barra de herramientas............................................................................................................................8
2.1.4 Barra de estado.......................................................................................................................................8
2.1.5 Área de trabajo .......................................................................................................................................9
2.2 OBJETOS DE ACCESS............................................................................................................................................9
2.2.1 Tablas (Tables) .......................................................................................................................................9
2.2.2 Consultas (Queries) ................................................................................................................................9
2.2.3 Formularios (Forms) ............................................................................................................................10
2.2.4 Informes (Reports) ................................................................................................................................10

3. USO DE UNA BASE DE DATOS .........................................................................................................................11

3.1 EDICIÓN DE DATOS: OPERACIONES CON LAS TABLAS .........................................................................................11
3.1.1 Barra de estado.....................................................................................................................................11
3.1.2 Desplazamiento por la tabla.................................................................................................................12
3.1.3 Modificación de registros .....................................................................................................................12
3.1.4 Inserción de registros ...........................................................................................................................12
3.1.5 Borrado de registros.............................................................................................................................12
3.1.6 Búsqueda de registros...........................................................................................................................12
3.1.7 Filtros ...................................................................................................................................................13
3.1.8 Ordenación de registros .......................................................................................................................13
3.2 CONSULTAS........................................................................................................................................................13
3.3 FORMULARIOS....................................................................................................................................................15
3.3.1 Controles...............................................................................................................................................16
3.4 INFORMES ..........................................................................................................................................................17

4. CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE UNA BASE DE DATOS........................................................................18

4.1 TABLAS..............................................................................................................................................................18
4.1.1 Nueva tabla...........................................................................................................................................19
4.1.2 Clave .....................................................................................................................................................19
4.1.3 Relaciones.............................................................................................................................................20
4.2 CONSULTAS........................................................................................................................................................21
4.2.1 Aspectos generales de las consultas .....................................................................................................21
4.2.2 Consultas de selección..........................................................................................................................22
4.2.3 Consultas de referencias cruzadas .......................................................................................................23
4.2.4 Consultas de acción ..............................................................................................................................24
4.3 FORMULARIOS....................................................................................................................................................26
4.3.1. Identificación de los tipos de formularios.............................................................................................27
4.3.2. Crear un formulario básico ..................................................................................................................28
4.3.3. Incluir un formulario dentro de otro (subformulario) ..........................................................................30
4.3.4. Diseño de formularios personalizados .................................................................................................31
4.4 INFORMES ..........................................................................................................................................................33
4.4.1 Diferencias y semejanzas entre formularios e informes .......................................................................33
4.4.2 Tipos de informes en Access .................................................................................................................34
4.4.3 Creación de un informe agrupado........................................................................................................34
4.4.4 Incorporación de subinformes ..............................................................................................................37

Capítulo 1: Introducción

1. INTRODUCCIÓN

página 1

Microsoft Access es un programa para la gestión de información. Permite diseñar las estructuras
para almacenar la información y los medios para su introducción y explotación. Para explicar este
propósito general de Access, se introducen primero los conceptos principales de las bases de datos,
comenzando por el mismo concepto de base de datos, ya que tiene distinta interpretación según la
aplicación. Se comienza con el concepto de base de datos en Excel para generalizarlo a su uso en
Access.

La versión de Access que se va a presentar en el siguiente documento es la versión 8.0 para
Windows (95-98-NT), en inglés. Microsoft Access 97 (versión 8.0) es un sistema gestor de bases de
datos relacionales (SGBDR). Access 97 es una actualización que mejora la versión 95, pero que no
supone un cambio tan significativo como el de la transición de Access 2.0 a Access 95. Las
novedades más importantes de Access 97 son:

• Las características de Internet suponen el cambio principal de Access 97 y de los
miembros restantes de Office 97. Es posible exportar hojas de datos a páginas HTML
estáticas o dinámicas del World Wide Web, así como toda una seri