PDF de programación - SGD-Web: Sistema de Gestión de Documentos en la Web

CENTRO DE INVESTIGACION Y DE ESTUDIOS AVANZADOS

DEL INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

UNIDAD ZACATENCO

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA ELECTRICA

SECCION COMPUTACION

SGD-Web: Sistema de Gestión de Documentos en la Web

Tesis que presenta la

Lic. Sais Flores Hernández

Para obtener el grado de

Maestro en Ciencias

En la especialidad de

Ingeniería Eléctrica con Opción en Computación

Director de tesis:

Dr. José Oscar Olmedo Aguirre

México, D.F., mayo del 2004

Resumen

Un sistema de gestión documental es parte del sistema empresarial de información
desarrollado con el propósito de almacenar, recuperar, modificar e intercambiar
documentos. Los sistemas de este tipo se han diseñado para coordinar y controlar
todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan la creación, recepción,
almacenamiento, acceso y preservación de documentos, salvaguardando sus
características estructurales y contextuales, y garantizando su autenticidad e
integridad.

La tecnología Web aporta elementos que permiten gestionar documentos, pero
desafortunadamente no proporciona los medios para definir el orden de ejecución, la
sincronización y el intercambio de información entre los procesos administrativos de
un sistema de gestión documental. Por tal razón, es necesario contar con
mecanismos que permitan diseñar y construir procesos administrativos con reglas
bien definidas que permitan integrar recursos humanos y tecnológicos para el
trabajo en grupo.

El sistema SGD-Web desarrollado en ésta tesis proporciona los medios necesarios
para conducir la gestión de documentos que requiere la colaboración de varios
participantes. Las reglas de colaboración establecen los documentos que se deben
transferir entre los repositorios de documentos de los participantes. Los repositorios
se han implementado como servidores WebDAV, una extensión de HTTP que hace
de la Web un medio capaz de almacenar documentos. SGD-Web facilita la
colaboración entre los participantes siguiendo la metáfora del escritorio de oficina
organizado por bandejas de documentos. El sistema SGD-Web ha sido probado con
una aplicación que define el proceso de inscripción de un alumno a un programa de
estudio. El proceso de inscripción involucra a un grupo de trabajo que participa con
la aprobación del documento de inscripción.

Las principales aportaciones de este trabajo consisten en implementar las
operaciones básicas de un sistema de workflow orientado a documentos y en
facilitar la conducción de actividades para el intercambio de documentos entre los
participantes. La importancia de las contribuciones consiste en aumentar la
productividad al simplificar el desarrollo de un gran número de procesos
administrativos de gestión documental que son comunes en departamentos y
corporaciones.

i

Abstract

A document managemant is part of the enterprise information system developed in
order to store, recover, modify and exchange documents. Systems of this type have
been designed to coordinate and to control the specific functions and activities that
affect the creation, reception, storage, access and preservation of documents,
preserving their structural and contextual characteristics, and guaranteeing their
authenticity and integrity.

The Web technology provides elements that allow to manage documents, but
unfortunately it does not provide the techniques to define order of execution,
synchronization and exchange of information between the administrative processes
of document management system. For such a reason, it is necessary to consider
mechanisms that allow to design and to generate administrative processes with well
defined rules that allow to integrate human and technological resources for
workgroup.

The SGD-Web system developed in this thesis provides the essential means to
coordinate the management of documents that requires the collaboration of among
participants. The collaboration rules determine the documents to be transfered
among the repositories of documents. The repositories have been implemented as
WebDAV servers, an extension of HTTP that makes the Web able to store
documents. The paradigm SGD-Web makes collaboration among the participants
easy, by organizing trays of documents and providing the suitable facilities
following the desktop metaphor. The SGD-Web system has been tested with an
application for the registry of a student into a training program. The registry
involves a work group that participates with the approval of the registry document.

The main contributions of this thesis consist of implementing the basic operations
of a workflow system oriented to documents and in providing the secuence of
activities for document exchange among the participants. The relevance of the
contributions consists of increasing the productivity, in a way that simplifies the
development of a great number of administrative processes of document
management that are common in departments and corporations.

ii

Contenido

3.1
3.2

1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6

Capítulo 1 Introducción..............................................................................1
Área de estudio .................................................................................................. 1
Motivación.......................................................................................................... 2
Antecedentes ...................................................................................................... 2
Objetivo.............................................................................................................. 5
Alcance............................................................................................................... 5
Organización de la tesis ...................................................................................... 6
Capítulo 2 Gestión documental ................................................................9
Aspectos generales.............................................................................................. 9
2.1
2.2
Características...................................................................................................11
2.3 Workflow y su correlación con gestión documental............................................13
2.4 World Wide Web y la gestión documental ........................................................21
Sinopsis..............................................................................................................25
2.5
Capítulo 3 Protocolo WebDAV ...............................................................27
Conceptos básicos de WebDAV.........................................................................27
Requerimientos para colaboración .....................................................................30
Soporte para todo tipo de contenido..................................................................................... 30
3.2.1
Soporte de control de concurrencia...................................................................................... 30
3.2.2
Soporte para propiedades.................................................................................................... 31
3.2.3
Soporte para vínculos independientes del tipo de contenido.................................................. 32
3.2.4
Recuperación para edición de fuente no procesada .............................................................. 32
3.2.5
3.2.6 Manipulación de espacio de nombre .................................................................................... 33
Soporte para colecciones ..................................................................................................... 33
3.2.7
Características...................................................................................................33
Propiedades ........................................................................................................................ 34
3.3.1
3.3.2
Bloqueo............................................................................................................................... 35
3.3.3 Manejo de espacio de nombre.............................................................................................. 37
Métodos.............................................................................................................38
Implementaciones ..............................................................................................45
Servidores ........................................................................................................................... 45
Clientes ............................................................................................................................... 46
Sinopsis..............................................................................................................46
Capítulo 4 Soluciones actuales................................................................49
Sistemas de automatización de workflow con gestión documental......................49
4.2
BSCW system (Basic Support for Cooperative Work).............................50
4.3
4.4 DreSS ................................................................................................................52
4.5 Sinopsis..............................................................................................................53
Capítulo 5 Caso de estudio: inscripción escolar ...................................55
Descripción del proceso .....................................................................................55
Identificación de entidades de workflow en el proceso .......................................56

3.5.1
3.5.2

3.3

3.4
3.5

3.6

5.1