PDF de programación - Sea más productivo con la Suite de Microsoft Office 2003 y las Herramientas de Colaboración de Microsoft Office SharePoint 2003

Sea más productivo con la Suite de Microsoft
Office 2003 y las Herramientas de Colaboración

de Microsoft Office SharePoint 2003

Características y funcionalidad
Por Luis Du Solier Grinda [SharePoint MVP México]



Con apoyo de las siguientes personas:

Pilar Mueckay [Office System MVP Ecuador]

Mario Contreras [Líder de la Comunidad SQL Server México]

Carlos Segura Sanz [SharePoint MVP España]

Gustavo Velez [SharePoint Colombia]





Indice

Microsoft Office SharePoint

Introducción ................................................................................................................. 3
Características .......................................................................................................... 12

Elementos Web (o componentes Web) y Páginas con Elementos Web (páginas
que contienen componentes web). ........................................................................ 12
Zonas para presentar Elementos Web ................................................................. 15
Funcionalidad............................................................................................................ 16
Manejo de Información ......................................................................................... 18
Lista de contactos.................................................................................................. 18
Lista de Vínculos.................................................................................................... 18
Listas cómo hoja de cálculo ................................................................................... 18
Listas Personalizadas ............................................................................................ 22
Biblioteca de Documentos ..................................................................................... 23
Biblioteca de Imágenes ........................................................................................ 27
Lista de Anuncios ................................................................................................... 28
Lista de Eventos .................................................................................................... 29
Listas de Tareas .................................................................................................... 30
Foros de Discusión ................................................................................................. 30
Encuestas ............................................................................................................... 31
Sitios de colaboración .............................................................................................. 32
Sitios para seguimiento de reuniones o juntas ...................................................... 32
Área de Documentos ............................................................................................. 33
Personalización ......................................................................................................... 34
Diseño de Páginas Web (Páginas con Elementos Web) ....................................... 34
Galerías de Elementos Web ................................................................................ 38
Temas de Sitio ...................................................................................................... 38
Alertas ...................................................................................................................... 40
Trabajo con Microsoft Office 2003 .......................................................................... 43
Interactuando con Microsoft Outlook .................................................................... 43
Interactuando con vista hoja de cálculo en web ................................................... 44
Interactuando con Microsoft Access ...................................................................... 44
Interactuando con Microsoft Excel ........................................................................ 46
Interactuando con otros Miembros ........................................................................ 47
Glosario .................................................................................................................... 48



http://groups.msn.com/TechNetMexico-Df-SharePoint

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Microsoft Office SharePoint

Introducción

¿Eres miembro de un sitio web creado con la tecnología Microsoft Windows®
SharePoint Services?, ¿Sabes cómo te podría ayudar a compartir documentos,
colaborar con tu equipo de trabajo y ser más productivo?
Con las herramientas de Colaboración de Microsoft Office SharePoint se pueden
crear distintos sitios de colaboración para que un conjunto de personas (una
comunidad, área o departamento de empresa) que realizan actividades en conjunto
puedan compartir información, y estar en comunicación, de una forma eficiente.
Que sucede cuando un usuario trabaja sobre un documento en Word, una
presentación en Power Point, una lista o inventario de almacén en Excel por ejemplo,
o incluso un correo electrónico en Microsoft Outlook 2003 para invitar a varias
personas a un Meeting o reunión. Estamos ya familiarizados con estas herramientas, y
de hecho en muchas empresas son usadas todos los días. Pero que pasa cuando cierta
p ersona necesita el d ocum ento p revio g enera d o p a ra la junta “x” y el a utor d el
mismo no se encuentra y su máquina está apagada, o la presentación que se hizo la
semana pasada y es necesaria para hacerle algunos cambios pues se requiere en este
momento, o incluso ya ni nos acordamos donde la dejamos, o revisar el estatus de los
acuerdos o tareas que se establecieron como pendientes en la junta de hace un
m es… en d ónd e q ued a ron esta b lecid os esos p untos?, q uién se q ued ó con la versión
final?, dónde está ese archivo?...Estas, son algunas de las muchas preguntas que
posiblemente nos hacemos todos los días, y que nos gustaría no hacerlas.
Imaginemos un lugar donde podamos tener almacenados todos los documentos de
una, el seg uim iento d e la s ta rea s, con a va nce, esta tus, resp onsa b le, etc… ,
posiblemente indicadores de desempeño (como un Tablero de control), un buscador,
para poder localizar cualquier documento rápidamente, poder tener varias versiones
de los cambios que se han hecho a algunos documentos, workflow o aprobación de
procesos o información a publicar, un historial de comentarios/sugerencias de alguna
reunión/proyecto/junta, estar enterados de la actividad que hay en el grupo sin tener
que estar accesando al sitio constantemente, incluso la posibilidad de contar con una
Biblioteca de imágenes, y no sólo eso, sino que todo esto estuviera en el mismo lugar,
relacionado por actividad o grupo de personas, disponible vía Web, y sobre todo
seguro!, mas sin embargo que pueda seguir trabajando con los aplicativos de
Microsoft Office y que sea transparente para el usuario, bueno Microsoft Windows
SharePoint Services (WSS, por sus siglas en inglés) p erm ite esto, y m ucho m á s…
Este documento está enfocado principalmente en dar una clara pero general idea de
cómo puede un grupo de trabajo colaborar a través de un sitio construido en WSS y
cuáles son las ventajas que ofrece a los usuarios.
Las herramientas de colaboración de Microsoft, se dividen en dos productos
principales: Microsoft Office SharePoint Portal Server y Windows SharePoint
Services. SPS (por sus siglas en inglés), está construido sobre la funcionalidad que
proporciona WSS (por sus siglas en inglés) enfocado al manejo de sitios de
colaboración como explicamos anteriormente. Este se puede instalar sobre servidores
con Windows Server 2003 (en la siguiente versión de Windows Server 2003 R2,
Windows SharePoint Services ya viene como componente disponible a ser instalado).
Por otro lado, SPS agrega valor a la funcionalidad que obtenemos de sitios de
trabajo creados con WSS (Este no viene incluido en Windows Server 2003 R2, se

http://groups.msn.com/TechNetMexico-Df-SharePoint

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Microsoft Office SharePoint


requiere adquirir la licencia correspondiente). Con SharePoint Portal Server 2003,
podríamos generar una Intranet corporativa y contar con un directorio de todos los
sitios creados con WSS. Un buscador mucho más potente, para realizar consultas a lo
largo de todos los sitios, y la posibilidad de tener áreas o secciones a nivel Intranet,
estas secciones podrían ser usadas para presentar contenido público para las demás
áreas de la compañía. Una de las capacidades de SPS es ofrecer información por
medio de audiencias, por ejemplo, si la empresa contara con una sección de noticias,
se podrían crear varias noticias para ciertos departamentos, y cada área al acceder
a la página principal de la Intranet, visualizaría únicamente el contenido que fue
asignado a dicha perfil, o departamento.
Una de las ventajas de esta herramienta de colaboración es la facilidad en la
construcción, administración, y escalabilidad que ofrece. A diferencia de otras
herramientas disponibles en el mercado, los requerimientos de Hardware y Software
para implementar sitios de trabajo con WSS son bastante aceptables y generalmente
a la mano de cualquier empresa (aunque depende también del tipo de topología que
se desee según la arquitectura que se vaya a implementar).
A continuación se presenta una breve descripción de algunas de las características de
uno de los dos productos de colaboración de Microsoft: SharePoint Portal Server
2003.
La siguiente imagen presenta la pá