PDF de programación - EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL DATA WAREHOUSE EN LA ORGANIZACIÓN: ANÁLISIS DE UN CASO

Investigaciones

Europeas

Vol. 4,

de Dirección

03,1998,

y Economía
pp. 73-92

de la Empresa

EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL DATA WAREHOUSE EN LA

ORGANIZACIÓN: ANÁLISIS DE UN CASO

Carmen de Pablo s Heredero

Universidad Rey Juan Carlos. Madrid

Irene Albarrán Lozano

Universidad Complutense. Madrid

Guillermo Castilla Alcalá

Universidad Carlos Ill. Madrid

RESUMEN

El Data Warehouse es una herramienta tecnológica que permite mejorar

formación almacenada en las grandes bases de datos empresariales
clásicos con los que se enfrentan los sistemas de información tradicionales
de datos, dispersión de la información, escasa visión global corporativa y falta de fiabilidad.

intentando resolver

la gestión de la in-
los problemas
como costes, redundancia

Una adecuada
implantación
empresarial, materializadas

de este tipo de herramienta puede redundar en mejoras de de-
comporta-

de costes, mejor

reducciones

sempeño
miento de la empresa y fomentar procesos de cambio en la Organización.

en considerables

En este trabajo hemos intentado destacar,

de
pro-
llevar a cabo una adecuada implantación
cesos, detalle de análisis coste beneficio y análisis de riesgos. Hay que tener presente que la im-
plantación de una herramienta de este tipo supone un conjunto de esfuerzos económicos,
sociales y
puede ser un camino ade-
humanos de gran trascendencia
cuado para intentar conseguir
de cada Organización.

y, desarrollar un método de implantación
específicas

a través de un caso concreto,

un mejor ajuste a las necesidades

análisis de necesidades,

diagnosticando

la importancia

considerando

PALABRAS CLAVE: Data Warehouse; Organización;

Implantación; Sistema de información.

INTRODUCCIÓN

Las Empresas han evolucionado en los últimos años hacia el planteamiento

gias basadas en los objetivos comprometidos
ros y exigentes, demandan hoy más que nunca calidad de servicio y respuesta individualizada
necesidades puntuales de la clientela. Además,
la reducción de los costes en el almacenamiento
y procesamiento de información, ha permitido la aparición de potentes bases de datos que rea-
lizan tratamientos de información en tiempos de respuesta cada vez menores.

de estrate-
con el cliente. Los mercados, cada vez más madu-
a

Los anteriormente destacados constituyen factores que han llevado a las Organizaciones
y gestión de la información, uno de los activos que ha

a plantearse un mejor aprovechamiento
demostrado tener más importancia a la hora de fundamentar

su éxito.

Los avances tecnológicos

subsanan el continuo desencuentro que hasta ahora ha existi-
do entre la tecnología y las reglas de negocio. Ciertos avances tecnológicos permiten hoy obte-
ner rendimientos máximos en el uso de tecnologías hardware,
sistemas de información para la
dirección (EIS, DSS), procesamiento
analítico on-line (OLAP), MDA (Análisis Multidimen-
sional), Data Mart (DM) y Data Warehouse (DW).

l\EOE¡VI

De Pablos Heredero, C; Albarrán Lozano,

l. y Castilla Alcalá, G.

Todavía es válida actualmente

la clasificación que Steven Alter realiza en 1980 sobre
los sistemas necesarios para la mecanización total de las necesidades de obtención de informa-
ción de las empresas: Sistemas de Información
para la Dirección (DSS) versus Sistemas de
Información de Operativos

(EDP).

Cuadro 1: Sistemas de Información para la Dirección versus Sistemas Operativos

Objetivo
Utilización
Usuarios
Orientación
Enfasis

EDP

Mecanización de procesos operati vos
Pasiva
Administrativos
Eficiencia
Consistencia,

seguridad,

respuesta

DSS

Ayuda a la toma de decisiones
Activa
Gestores, analistas, directivos
Eficacia
Flexibilidad, utilización ad-hoc

Fuente: Morueco y Álvarez, 1997

La introducción del PC significó la existencia de dos "informáticas"

que la aplicación se desarrolle por especialistas
acuerdo con los criterios que se muestran a continuación.

de programación

según
o por áreas usuarias, de

separadas,

Cuadro 2: Especialistas de Tecnología de Información versus Áreas Usuarias

ESPECIALISTAS
sistemático

DE TI
a

plazo
Compartida por la organización

(herramientas

ÁREAS USUARIAS

largo Aplicaciones

"kleenex",

uso temporal y específico
Es departamental o local

especializa- Baja (herramientas
cas de usuario final)

genéri-

CRITERIO

Uso esperado de la aplica- Regular,
ción
La información
Complejidad informática del Alta
problema
das)
Alto: volumen,
Nivel de prestaciones
puesta,
Baia
Fuente: adaptado de Morueco y Álvarez, 1997

Urgencia

tiempo de res- Bajo o moderado

Alta

No obstante,

los sistemas actuales de procesamiento

de datos presentan un conjunto de

carencias que obstaculizan el trabajo de los usuarios, entre los que merece la pena destacar:

Limitada disponibilidad para operar con los datos.
Inconsistencia
Falta de flexibilidad.
Han de estar orientados a la operativa diaria.

en la información por falta de integración.

Por otro lado,

los centros de información tradicionales presentan un conjunto de caren-

cias entre las que destacan,

Son costosos.
En ciertos casos se presenta redundancia de datos.
Se produce una alta dispersión de la información.
Poseen escasa visión global de la información corporativa.
Falta de fiabilidad.

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Investigaciones Europeas, Vol. 4, N° 3, 1998, pp. 73-92

El Proceso de Implantación

del Data Warehouse en la Organización ...

Ante esta perspectiva

aparece el concepto de Data Warehouse en cuanto herramienta

disposición de los sistemas de información en la empresa que permite suavizar
anteriormente mencionadas.

a
las carencias

OBJETIVOS

Por el presente trabajo pretendemos

analizar el proceso de desarrollo e implantación de
las herramientas Data Warehouse en los procesos que en un caso real concreto se llevan a cabo
a través del análisis de una compañía de seguros.

DATA WAREHOUSE: CONCEPTO y ELEMENTOS

William Inmon,

ingeniero especializado

en bases de datos acuñó por primera vez el
término Data Warehouse para hacer referencia a un almacén de información temática orientado
a cubrir las necesidades de aplicaciones de los sistemas de Soporte de Decisiones
(DSS) y de la
(EIS), que permite acceder a la información corporativa para la
Información para Directivos
gestión, control y apoyo a la toma de decisiones.

El Data Warehouse es una herramienra de información que se basa en un cúmulo de in-
formación,
tanto detallada como resumida, que proviene de datos que se encuentran en bases de
datos operativas y de otras fuentes externas (datos externos a la propia compañía o datos antiguos
contenidos en otro tipo de soporte, etc.). Supone una solución completa constituida por una mez-
cla de hardware, software, conocimiento del negocio, y capacidades de integración de sistemas.

La situación en la que se encontraban los sistemas de información antes de la aparición
e introducción de los Data Warehouse era que gran parte de los datos que las empresas mante-
(clientes, proveedores, productos, mercados, etc.) estaban
nían sobre sus diferentes entidades
agrupados en diferentes
I+D, producción, mar-
keting, etc.), favoreciéndose
independientes. Por tanto, estas bases
de datos no eran aptas para la integración eficiente de unas con otras. Al no existir datos homo-
géneos,

funciones dentro de la organización (logística,

la toma de decisiones se complica.

el desarrollo de subsistemas

En términos generales, podemos afirmar que la introducción de los Data Warehouse

los Sistemas de Información en las Organizaciones produce una serie de beneficios:

en

Reducción de coste. Trabajar con una única base de datos simplifica las tareas permi-
tiendo a los usuarios definir sus propias consultas ad hoc, descargando en muchos casos de su
al personal del departamento de sistemas, que puede reducirse. Esto supone una
programación
serie de beneficios tangibles e intangibles como: reducir sensiblemente
el tiempo invertido para
a
obtener una información,
los
tiempo ante un cambio en el comportamiento
diferentes
en las
áreas clave de la empresa; mejorar
la satisfacción de los ejecutivos en el desempeño de sus
funciones, etc.

indicadores que se utilizan en la organización para conocer el rendimiento

si ésta puede representar una ventaja competitiva,

de alguna variable crítica; homogeneizar

o reaccionar

Mejorar el modelo de comportamiento de la empresa. El hecho de tener acceso fácil
y flexible a informaciones de todas las áreas de la empresa, permite a los directivos obtener una
información más cercana a la realidad.

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De Pablos Heredero, C; Albarrán Lozano,

l. y Castilla Alcalá, G.

Fomentar

de su información
procesos de la empresa. Este conocimiento facilita la detección de disfunciones
procesos y hace posible aplicar las medidas necesarias para su cambio o eliminación.

los procesos de cambio. Ofrecer a los directivos un análisis menos limitado
de los
en los actuales

permite, con frecuencia, obtener un conocimiento

en profundidad

En general, cuando las Organizaciones

lo
hacen con vistas a la consecución de un conjunto de objetivos, entre los que se encuentran con
más frecuencia:

implantan Data Warehouse

a sus procesos,

Convertir datos operativos en información relacionada y estructurada llegando a generar

el "conocimiento"

necesario para la toma de decisiones.

Centralizar y homogeneizar

misma pregunta.

la información de gestión, evitando respuestas distintas a la

Permitir una visión global de la información basada en los conceptos de negocio que

tratan los usuarios.

Reducir costes evitando extracciones manuales, permitiendo dedicar recursos a otras ta-

reas.

Mejorar

mogéneo.

la calidad de gestión a partir de información relevante y con un significado ho-

Establecer una base única del modelo de información de las empresas y organizaciones.

Las bases de datos que forman parte de un Data Warehouse,

caracterizan por un conjunto de aspectos:

según el propio Inmon, se

Temático: Los datos están almacenados por materias o temas.

Integrado: Todos