PDF de programación - Introducción a Microsoft Excel XP

20021031

Universidad de Navarra









































Introducción a

Microsoft Excel XP



cti



Centro de Tecnología Informática



TABLA DE CONTENIDOS



1. Introducción ............................................................................................................ 4
2. Empezar a trabajar con Excel ............................................................................... 5
2.1. Hacer un nuevo documento .................................................................................... 5
2.2. Guardar el documento ............................................................................................ 5
2.2.1. Guardar el documento por primera vez: Guardar como................................. 5
2.2.2. Guardar un documento ya creado: Guardar.................................................... 5
2.2.3. Abrir un documento ya creado ....................................................................... 6
3. Introducir Información en la hoja de Cálculo ...................................................... 6
3.1. Cortar, copiar y pega .............................................................................................. 6
3.2. Series y Listas......................................................................................................... 7
4. Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa .................................. 8
5. ¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo? ................................................... 8
5.1. Variar el ancho de columna o el grosor de fila....................................................... 8
5.2. Insertar o eliminar una fila o una columna............................................................. 8
6. Dar formato a la información................................................................................. 8
6.1.Barra de formato...................................................................................................... 9
6.2. Formato................................................................................................................. 10
6.2.1. Celdas ........................................................................................................... 10
6.2.2. Número......................................................................................................... 10
6.2.3. Fuentes.......................................................................................................... 11
6.2.4. Bordes y Diseño de celdas............................................................................ 11
6.2.5. Alineación..................................................................................................... 11
6.2.6. Fila................................................................................................................ 12
6.2.7. Columna ....................................................................................................... 12
6.2.8. Hoja .............................................................................................................. 12
7. Introducir Cálculos ............................................................................................... 12
7.1. Repetición de cálculos: Llenados automáticos..................................................... 15
7.1.1. Llenar hacia la derecha................................................................................. 15
7.1.2. Llenar hacia abajo......................................................................................... 15
7.2. Presentar fórmulas en pantalla......................................................................... 15
8. Referencias absolutas y referencias relativas...................................................... 16
9. Mensajes de error más frecuentes........................................................................ 16
9.1. #¡valor! ................................................................................................................ 16
9.2. #¡div/0! ................................................................................................................. 17
9.3. #¡ref! .................................................................................................................... 17
9.4. ### ........................................................................................................................ 17
9.5. #¿Nombre? ........................................................................................................... 17
10. Crear un gráfico en Excel ................................................................................... 17
10.1. Crear un gráfico nuevo ....................................................................................... 17
10.2. Eliminar un gráfico de una hoja de cálculo ........................................................ 18
10.3. Hacer un gráfico en una ventana independiente................................................. 18
10.4. Cambiar el tipo de gráfico .................................................................................. 19
10.5. Agregar un título de gráfico o un rótulo de datos............................................... 19
10.6. Agregar leyenda a un documento de Excel ........................................................ 19
11. Impresión de un documento de Excel................................................................ 19
11.1. Establecer área de impresión .............................................................................. 20

11.2. Preparar página................................................................................................... 20
11.2.1. Página ......................................................................................................... 20
11.2.2. Márgenes .................................................................................................... 21
11.2.3. Encabezado /pie ......................................................................................... 22
11.2.4. Hoja ........................................................................................................... 22
11.3. Presentación Preliminar...................................................................................... 23
11.4. Imprimir.............................................................................................................. 23
12. Módulo de Base de Datos.................................................................................... 23
12.1. Introducir los datos............................................................................................. 24
12.2. Ordenar la base de datos..................................................................................... 25
12.3. Buscar y reemplazar ........................................................................................... 26
12.4. Extraer registros con filtro.................................................................................. 26
13. Libro de trabajo .................................................................................................. 27
13.1. Duplicar una hoja de cálculo .............................................................................. 27
13.2. Trabajar con todos los datos del libro de trabajo................................................ 27


























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Introducción a Microsoft Excel XP • 3

1. Introducción


La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno
Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la
misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de
trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de
macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de cálculo que se pueden eliminar,
insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,...

Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 16.384
filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están
rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a
continuación. La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica
de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de
columna y su número de fila. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto,
números y fórmulas en las celdas.

Con Excel pueden hacerse distintos tipos de trabajos: Hojas de Cálculo, Bases de Datos
y Gráficos, de lo que se tratará en este manual, pero también Macros (un documento
similar a una hoja de cálculo que contiene grupos de instrucciones para realizar tareas
específicas).




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2. Empezar a trabajar con Excel


Si es la primera vez que va a trabajar con Excel deberá hacer un doble clic sobre el
icono de la aplicación. El icono lo encontrará probablemente en la ventana de
programas de Microsoft Office. La aplicación Excel se identifica con el icono:







2.1. Hacer un nuevo documento


Para crear un nuevo libro de trabajo se debe elegir dentro del menú Archivo la opción
Nuevo. También se puede crear un nuevo libro pulsando el botón de página en blanco
que esta dentro de la barra estándar
. Con cualquiera de estas dos opciones aparecerá
un nuevo libro con una hoja en blanco. A través del menú Insertar podrá introducir
en su libro más hojas de cálculo, macros o gráficos.


2.2. Guar