PDF de programación - IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS - ACCESS 2010

IMPORTAR Y EXPORTAR
DATOS
ACCESS 2010

Manual de Referencia para usuarios

Salomón Ccance
CCANCE WEBSITE





IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS – ACCESS 2010



IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

Importar datos

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.

Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar una opción
de la sección Importar.

Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.

Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:



Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro,
etc. solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar.

En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos que queremos añadir a
nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.



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En la imagen verás que el botón Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic
sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde allí podrás
seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos.

Como habrás podido observar existen otros métodos de importación de datos, podrás acceder a ellos
haciendo clic en los diferentes botones de la sección Importar.

Por ejemplo, para importar la información de una base de datos de un archivo de texto simplemente
deberemos hacer clic en el botón Archivo de texto.

En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrás indicar la forma en la que
está formateado el archivo del que vas a tomar la información, incluso te podrás guardar esa
descripción y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas características
utilizando el botón Importaciones guardadas.

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la
definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se han producido errores en la importación
y creará una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.

Exportar Datos

En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de
archivos con otro formato, por ejemplo de texto.

Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos a otra base de
datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto.

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Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la sección Exportar de la
pestaña Datos Externos.



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Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier
objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto y entonces ejecutar el comando
Exportar.

Si haces clic en el botón Más
datos de Access que te permitirá exportar datos de una base de datos a otra rápidamente.

desplegarás más formatos de exportación entre ellos Base de

Se abrirá el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres
copiar el objeto, a continuación Access abrir un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá
cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin
ninguna otra interacción por tu parte.

Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:



Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos
llamada prueba.accdb.

Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también elegir qué
parte queremos exportar.

En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar la tabla completa
(con todos los registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su estructura seleccionando la
opción Sólo definición.

Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML.

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción
Exportar datos con formato y diseño.

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Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información en el archivo de
texto mediante este cuadro de diálogo:







Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el
predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad
presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opción
predeterminada seleccionada.

Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el Asistente para exportación
de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importación. Podrás
especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e incluso guardar esa especificación.



Exportar a Word y Excel

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También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o
formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

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Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo
tipo RTF.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un
archivo tipo XLSX o otros tipos que podremos elegir.

Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción
Combinar con Microsoft Office Word que se encuentra en el desplegable del botón Más y así crear
desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails
personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.



Obtener Datos por Vinculación

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actúa como
si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos
estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos aunque ésta se encuentre en un
archivo diferente.

Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una
restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño).

Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexión
con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es
completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrás
trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus
datos quedarán reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectúen en la base de
datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estarás
copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la
del origen de la importación.

Para importar una tabla vinculada sólo deberás acceder a la pestaña Datos externos y hacer clic en el
botón Access de la sección Importar para recuperar datos de otra tabla de Access.

En el cuadro de diálogo que se abrirá selecciona la opción Vincular al origen de datos creando una
tabla vinculada.





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Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa
Aceptar para ver el siguiente cuadro:



Selecciona
automáticamente a tu base de datos.

las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se añadirá

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Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo

en la ventana Base de datos.

Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante útiles para mantener la parte de datos separada de

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los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la
misma base de datos desde ordenadores diferentes.

Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la información en
forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e
informes que accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando información.

Es útil ¿verdad?



El Administrador de Tablas Vinculadas

Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser útil poder cambiar la ubicación del origen de
esas tablas o saber en qué lugar se encuentra nuestra ta