PDF de programación - Manual básico de Excel 2013

eBooks

Manual básico
de Excel 2013

eBooks
Manual básico de Excel 2013

Indice

¿Qué es Excel?
Barra de opciones
Pestaña Archivo

¿Cómo funciona Excel?
Las Celdas
Manejo de celdas

Insertar y eliminar elementos
Insertar filas o columnas en una hoja
Insertar celdas en una hoja
Insertar hojas en un libro
Eliminar filas y columnas en una hoja
Eliminar celdas de una hoja
Eliminar hojas de un libro de trabajo

Fórmulas (funciones) básicas
Autosuma
Restar
Multiplicación
División

Crear tablas en Excel
Buscar datos en una tabla
Ordenar datos en una tabla
Filtrar

2

3

4

6

9

10

Gráficos en Excel
Crear gráficos

Herramientas de ortografía

Glosario

Links de interés

12

13

14

15

2

¿Qué es Excel?

Excel es un software (programa) que nos permite realizar tareas
contables y financieras, operaciones complejas y que manejan una
gran cantidad de datos (por ejemplo llevar listados de nómina,
inventarios, estadísticas), esto gracias a sus funciones desarrolladas
específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo
(libros). Los archivos de excel pueden ser identificados con las
extensiones mencionadas mas adelante en la opción Guardar como.

Barra de opciones

Excel nos ofrece una barra de opciones con accesos directos a las
funciones más utilizadas, las opciones fueron divididas por categorías
o pestañas. Contamos con las siguientes pestañas:

Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página,
Fórmulas, Datos, Revisar, Vista.

Pestaña Archivo

En la esquina superior de la pantalla podemos ver la pestaña
“Archivo”, en esta pestaña encontramos las funciones que nos
permiten gestionar el libro en el que estamos trabajando y los
diferentes libros que hayamos creado. Contamos con las siguientes
opciones:

• Nuevo: Permite crear un nuevo libro de Excel en blanco.
• Abrir: Abre un archivo existente permitido por Excel.
• Guardar: Guarda en formato .xls el libro activo.
• Guardar como: Guarda el archivo en un formato específico.
• Guardar como Adobe PDF: Genera un archivo PDF del libro activo.
Este formato es ideal para enviarlo a terceros, debido a que
pueden ver la información pero no la pueden editar.
Imprimir: Imprime el libro activo.

•

Asi se ve Excel Cuando iniciamos,
encontramos la ventana inicial
donde podremos crear un libro nuevo
o comenzar a trabajar basados en
las plantillas predeterminadas que
Excel nos ofrece. Para entender
mejor este ebook iniciemos con un
“Libro en blanco”

Libro en blanco, barra de opciones:
Dentro de cada pestaña se
pueden encontrar los elementos
más frecuentes y comunes
de Excel segmentados según
el tema de cada pestaña.

3

eBooks / Manual Básico de Excel 2013 ¿Cómo funciona Excel?

Excel cuenta con una unidad básica de trabajo denominada libro, los
libros son hojas de cálculo, estas a su vez son un tipo de documento
que permite realizar operaciones con varios tipos de datos
(numéricos, alfabéticos y alfanuméricos) dispuestos en forma de
tablas compuestas por celdas que se organizan en filas y columnas.

Las celdas

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo,
donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.
Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y
dibujar distintos tipos de gráficas.

Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número
de fila. Por ejemplo, celda B3

Manejo de celdas

Para poder sacar todo el potencial de Excel, es necesario, que
entendamos el funcionamiento de las celdas.

• Para seleccionar una celda basta con hacer clic sobre esta.
• Para seleccionar un grupo de celdas, hacemos clic sobre la celda
inicial y con clic sostenido, arrastramos el cursor seleccionando
todas las celdas que necesitamos.

• Para seleccionar toda una fila, hacemos clic sobre el número
correspondiente. Para seleccionar una columna hacemos clic
sobre la letra correspondiente.

• Para mover celdas dentro de Excel es recomendable utilizar el
comando cortar y pegar (ya sea utilizando las teclas, Control +
C y Control + V, o utilizando la pestaña de Inicio), seleccionamos
la celda que deseamos copiar y la movemos al lugar donde
deseemos pegarla.

Siempre el contenido de la celda sin importar si es una fórmula, un
texto o un valor, se podrá editar fácilmente en la parte superior al
lado derecho del botón de fórmulas.

4

eBooks / Manual Básico de Excel 2013 Pegado Especial

En Excel tenemos funciones adicionales con el Pegado Especial
que son muy útiles. Las funciones de Pegado especial las podemos
encontrar en el icono que aparece al lado de la celda como vemos en
la imagen, lo desplegamos y podemos ver:

• Todo: Copia el contenido de la celda, incluyendo las fórmulas.
• Fórmulas: Copia la fórmula de la celda, pero no el formato (estilo).
Es muy útil cuando necesitamos aplicar la misma fórmula pero
con diferentes valores

• Valores: Copia el resultado de la celda, pero no copia ni la fórmula

ni el resultado.

• Formatos: Copia el estilo que tiene la celda, por ejemplo el color.
• Comentarios: Copia las anotaciones realizadas sobre esta celda.
• Validación: Copia las variables o condiciones de la validación en

celdas.

• Todo excepto bordes: Copia todo el contenido de la celda, incluye

fórmula, estilo y valor, pero sin el borde de la celda.

• Ancho de las columna: Copia la anchura de la celda, ideal para

que nuestras hojas de cálculo queden organizadas

• Formato de números y fórmulas: Copia únicamente la fórmula y
el formato de número que tenga la celda, por ejemplo, formato
numérico, decimal, monetario, entre otros.

• Formato de números y valores: Copia únicamente el valor de la

celda y el formato de número que tenga la celda.

Guardar diferentes
tipos de archivos
en Excel

.xls
Es la extensión mas
conocida en las
hojas de cálculo, es
el formato generado
por defecto.
.xlsx
esta extensión
corresponde a
todos las hojas de
cálculo generados
con la versión Excel
2007 en adelante.
.csv
“Valores separados
por coma” (Comma
Separated Values).
.xlsm
corresponde a todos
las hojas de cálculos
generados con la
versión Excel 2007.

Estas extensiones
dependen en algunos
casos de la versión
del programa
que tengamos.

5

eBooks / Manual Básico de Excel 2013 Insertar y eliminar elementos

Otra de las características de Excel, es que nos permite insertar
y eliminar filas, columnas, celdas y hojas, operaciones muy útiles
cuando tenemos un libro y queremos editarlo o, cuando a mitad del
diseño de una hoja, queremos colocar una fila o columna.

Insertar filas o columnas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos damos
cuenta de que nos falta alguna fila o columna en medio de los datos
ya introducidos. Por ejemplo, en la imagen a continuación, queremos
insertar la fila Apellidos, entre las filas Nombres y Dirección, para
añadir la fila, debemos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir una nueva, ya que

las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña

Inicio.

3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.
4. Cuando insertamos filas con un formato nos aparecerá el botón
pegar para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá
el cuadro de la imagen desde el cual podremos elegir si el formato
de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o
que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón. Si decidimos no usarlo,
desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Para insertar columnas, seguimos el mismo procedimiento.

Recuerda seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir
una nueva, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de
la seleccionada.

6

eBooks / Manual Básico de Excel 2013 Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir dentro de la hoja de cálculo
no son filas ni columnas enteras, únicamente un conjunto de celdas.

Para añadir varias celdas, debemos:

1. Seleccionar las celdas sobre las que queremos añadir unas nuevas.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña

Inicio.

3. De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las

seleccionadas.

Otra forma de realizar este procedimiento es:

1. Seleccionar la flecha del menú Insertar.
2. Elegir la opción Insertar celdas. Esta opción aparece únicamente

cuando tenemos celdas seleccionadas

3. Aparece el cuadro de diálogo Insertar celdas.
4. Elegir la opción deseada dependiendo de si queremos que las
celdas seleccionadas se desplacen hacia la derecha o hacia abajo
de la selección. Desde este menú también es posible añadir filas
o columnas enteras.

5. Hacer clic sobre Aceptar.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por
defecto, al igual que para las filas y columnas, nos aparecerá el botón
pegar para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda.
Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia
abajo, nos aparecerá el cuadro visto anteriormente para la inserción
de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma para las
celdas.

7

eBooks / Manual Básico de Excel 2013 Insertar hojas en un libro

Si necesitamos trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo,
será necesario añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a
255. Para añadir una hoja, debemos:

1. Ubicar la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas

siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar.
3. Elegir la opción Insertar hoja.
4. Una vez insertada la hoja la podemos seleccionar y arrastrar para
cambiar su posición, podemos copiarlas