PDF de programación - Access XP Básico

Centro
de
E.P.A.

LOS (cid:147)LLANOS(cid:148)
ALBACETE






JosØ Luis GonzÆlez RoldÆn




































[ACCESS XP B`SICO]

Centro de Educaci(cid:243)n de Personas Adultas de Albacete (cid:147)Los Llanos(cid:148)










Contenido

PÆg.
¿QU(cid:201) ES ACCESS?............................................................................................................................... 3
Conceptos bÆsicos: campo, registro, tabla, base de datos................................................................. 3
Inicio de Access y creaci(cid:243)n de una base de datos nueva ................................................................... 5
Ventana de Access y Base de datos .................................................................................................. 6
Abrir una base de datos existente..................................................................................................... 7
Borrar una base de datos................................................................................................................. 8
CREAR TABLAS................................................................................................................................... 9
Nombres de campo........................................................................................................................ 12
Tipos de datos ............................................................................................................................... 13
Clave principal.............................................................................................................................. 14
RELACIONAR TABLAS .................................................................................................................... 15
Introducci(cid:243)n de datos.................................................................................................................... 16
Tipos de relaciones e integridad referencial................................................................................... 18
CREAR CONSULTAS......................................................................................................................... 21
¿QuØ es una consulta de Access?................................................................................................... 21
Creaci(cid:243)n de una consulta de selecci(cid:243)n en vista diseæo ................................................................... 22
Modificar una consulta.................................................................................................................. 26
Uso de criterios para recuperar registros ...................................................................................... 27
DISE(cid:209)O DE FORMULARIOS............................................................................................................ 31
¿QuØ es un formulario?................................................................................................................. 31
Creaci(cid:243)n de un formulario con el asistente .................................................................................... 32
Modificaci(cid:243)n de un formulario ...................................................................................................... 35
Autoformato de formularios........................................................................................................... 37
Edici(cid:243)n de registros mediante formulario ...................................................................................... 38
Ordenar, buscar/reemplazar y filtrar registros mediante formularios............................................. 40
Creaci(cid:243)n de formularios en vista diseæo ........................................................................................ 47
CREAR E IMPRIMIR INFORMES.................................................................................................... 51
¿QuØ son informes?....................................................................................................................... 51
Crear un informe con el asistente para informes ............................................................................ 52
Modificar un informe..................................................................................................................... 57
Imprimir un informe...................................................................................................................... 58








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Access XP bÆsico

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¿QuØ es Access?



Microsoft Access es una aplicaci(cid:243)n informÆtica para la implementaci(cid:243)n de bases
de datos. Como habrÆ le(cid:237)do y visto en la pantalla correspondiente del programa tutor una
base de datos nos permite almacenar todo tipo de informaci(cid:243)n (nombre, apellidos,
telØfono, nœmero de seg.social, (cid:133)) para su almacenamiento y posteriormente someter
esa informaci(cid:243)n a bœsqueda y recuperaci(cid:243)n.

Conceptos bÆsicos: campo, registro, tabla, base de datos

Campo: 1 Un campo es una unidad que almacena determinada informaci(cid:243)n
(nombre, c(cid:243)digo, fecha(cid:133)). Cada campo debe tener definido un tipo de informaci(cid:243)n para
almacenar (texto, nœmero, fecha(cid:133)) y no acepta otro tipo de informaci(cid:243)n como valor.



Por ejemplo en la figura anterior estos podr(cid:237)an ser los campos de una tabla de

direcciones de nuestros amigos.


Registro: Un registro es un conjunto de campos con datos relacionados, que

pertenecen a un mismo asunto, persona o empresa, por ejemplo.



campos).


Tabla:2 Es un conjunto de registros con la misma estructura (los mismos








1 Nœmero mÆximo de campos por tabla 255
2 Tamaæo mÆximo de tabla y BD 2 gigabytes menos los objetos del sistema



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Base de datos: Una base de datos consiste en un conjunto de tablas que pueden
o no relacionarse entre s(cid:237) y, en general, son utilizadas por uno o varios sistemas de
ordenadores que acceden a ellas.


Si las tablas de una base de datos estÆn relacionadas estamos ante una base de
datos relacional. Las bases de datos relacionales estÆn constituidas por una o mÆs tablas
que contienen la informaci(cid:243)n ordenada de una forma organizada, Access es una base de
datos relacional.


En una base de datos de Access ademÆs de tablas podemos trabajar con otros

objetos como Consultas, Formularios, Informes(cid:133)






Dado el carÆcter bÆsico de este m(cid:243)dulo solo trabajaremos estos cuatro primeros



objetos

Antes de seguir, debe de crear una carpeta en el escritorio
con su nombre, donde guardarÆ todos los ejercicios que haga a lo largo de
este curso. De ahora en adelante yo nombrarØ esa carpeta como SU
CARPETA cuando tenga que indicarle que guarde el trabajo realizado.



Para crear esa carpeta siga estos pasos:

1. Haga clic(D) en cualquier parte libre del escritorio

2. Desplace el cursor y haga Clic(I) en



3. Teclee su nombre



pulse Intro



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Inicio de Access y creaci(cid:243)n de una base de datos nueva






Haga Clic en



Clic en





















Abra SU CARPETA , que debe encontrarse en el escritorio, y guarde en ella una

base de datos con el nombre PRIMER EJEMPLO


































Panel de tareas (o pulse Ctrl +F1)

Clic en Ver
Debe de tener en su pantalla una imagen similar a la de la pÆgina siguiente


Use ese grÆfico para anotar en Øl los nombres que le indica la œltima ayuda del
cap(cid:237)tulo primero de este m(cid:243)dulo

Cierre Access

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Ventana de Access y Base de datos





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Abrir una base de datos existente


Vamos a hacer un par de ejercicios para practicar como se abre una base de

datos existente (la base de datos de ejemplo creada en el ejercicio anterior).



Ejercicio





Primero abriremos Access, y despuØs la base de datos PRIMER EJEMPLO.









Haga Clic en

Archivo

Abrir





(el mismo efectos

obtendremos haciendo clic en

de la barra de Base de datos)

Busque en el escritorio SU CARPETA y dentro de ella la base de datos creada



haga clic en su nombre






Haga Clic en


















Debe de mostrarse una pantalla como el grÆfico anterior , con la base de datos



abierta en la ventana de Access.



Cierre Access





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



Ejercicio

Localizaremos la base de datos PRIMER EJEMPLO y la abriremos, en el mismo

orden que el ejercicio anterior, pero con solo un par de clic.


Abra SU CARPETA del escritorio, haciendo un doble clic sobre su icono








Dentro de ella debe de estar la base de datos PRIMER EJEMPLO



Haga doble clic sobre su icono



El resultado tiene que ser el mismo que en el ejercicio anterior
Cierre Access





Borrar una base de datos

Vamos a borrar de SU CARPETA l