PDF de programación - Manual de WORD 2007 - Indices y tablas de contenidos

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Indices y tablas de contenido



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Manual de WORD 2007



Introduccio n

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word llama
tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo que
nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla
de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un
documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite
enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los términos
importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.

En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán
organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por parte de los lectores.

Indice
Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está
ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos
índice alfabético, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro
para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un
trozo de de un índice.

Tabla de contenido
Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y
subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y
puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al
principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata el libro.

Si hemos dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casí
tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de
contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si vamos a
imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la
posibilidad de pasar a la vista Esquema.

Creando un Índice
Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que
posteriormente aparezcan en nuestro índice.



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Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:

 De forma automática:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crearnos un nuevo documento donde
tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.

- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el índice.
Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo
2. Tipos de vehículos" en
idénticamente, si
escribiéramos"capitulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que la "c" está en minúscula y la "i" no está
acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.

tendremos que escribir ese

la columna

texto

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.

- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Capítulo 2
una subentrada llamada "Vehículos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Capítulo 2. Tipos
de vehículos:Vehículos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.

- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.



Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la
vez y poder copiar texto de uno a otro podemos
utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en
paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas
creado podemos marcar
las entradas del
documento automáticamente.

- Abrimos el documento a marcar.

- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en
el botón Insertar índice Insertar Índice.

Aparece el diálogo de Índice.

- Hacemos clic en el botón Automarcar...

Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.

- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en nuestro texto.

Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el siguiente apartado.



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 De forma manual



Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:



- Comenzando desde el principio del documento
selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al
índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una
marca.

- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón
Marcar entrada o presiona la combinación de teclas Alt +
Shift + X.

- Aparece el diálogo Marcar entrada de
índice, si
habíamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada
estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos
introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que
posteriormente aparecerá en el índice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada principal
y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.

Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiará en la
siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.

Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.

Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.



Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.

Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar.
La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el
diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.



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Insertar una índice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear el
índice.

Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final
o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro de diálogo
Índice como el que vemos en la imagen.

Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada
principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.



Tablas de contenido
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por los títulos de los apartados
que aparecen en el documento.

Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de
contenidos.



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2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.

Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de
esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos (recuerda que hay desde Titulo
1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.



2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema
de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.

Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.



3. Crear estilos de títulos personalizados.

Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando
generemos la TDC.

Opciones TDCSi hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez estemos
en la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo Tabla de contenido (que veremos a continuación) debemos
pulsar sobre el botón Opciones...

Nos aparece el diálogo como el que vemos en
la imagen, donde debemos seleccionar los
estilos personalizados que hayamos creado y
asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos
hemos creado los estilos Título 1, Título 2 , etc.
lo lógico es que le asignemos a Título 1 el Nivel
de TDC 1, a Título 2 el Nivel de TDC 2 y así
sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos.
Cuando tengamos preparado el documento en