PDF de programación - Solución caso análisis de datos en hoja de cálculo

SOLUCIÓN CASO ANÁLISIS DE DATOS EN HOJA DE CÁLCULO



En ocasiones, en la empresa, debemos manipular grandes cantidades de información, sin
embargo, las operaciones que se deben realizar con dicha información, no son tan importantes
como para justificar la utilización de complejos programas de tratamiento de bases de datos. Por
ello, vamos a conocer las herramientas más útiles de Excel para el tratamiento de datos.

El primer paso consistirá en la introducción manual de los datos en una hoja de cálculo, o bien su
importación desde una base de datos.

En cualquier caso, los datos se ubicarán en una tabla que estará organizada por filas o por
columnas, en nuestro caso los tenemos organizados por columnas. Esto significa que bajo una
misma columna encontramos un valor del mismo tipo, e implica además, que toda la información
de un producto se encuentra en la misma fila. Este conjunto de datos que definen un elemento (en
este caso un producto), se denomina Registro. A cada uno de los datos o celdas individuales que
conforman un registro se les denomina Campo.

Otra cuestión importante y que facilita el manejo de los datos es colocar títulos en cada columna,
de forma que se identifique cada campo.

Para que Excel reconozca una tabla como tal no es necesario definir nada en particular, la única
condición es que no puede haber ni filas ni columnas vacías entre los datos. Ahora bien, es posible
tener algunas celdas o campos vacíos dentro de un registro.

Una vez organizados los datos en la tabla, ya podemos operar con ellos, tan solo es necesario que
el cursor esté situado dentro de la misma, aunque no es necesario seleccionar toda la tabla.



1.- En el primer apartado de este caso se nos pide que ordenemos los datos de la tabla. La
característica especial al ordenar una tabla es que todos los datos de un mismo registro deben
permanecer juntos (en la misma fila), es decir, al ordenar por un concepto, todos los datos de un
mismo registro deben moverse a la vez.

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Podemos ordenar la lista de productos por cualquiera de los campos incluidos en la tabla. Para
ello, seleccionaremos cualquier celda de la tabla y elegiremos el menú Datos/Ordenar. En ese
momento, la tabla completa queda seleccionada, a excepción de la primera fila en la que Excel
presupone que están contenidos los nombres de las columnas o campos, y aparece una pantalla en
la que podremos decidir hasta tres niveles de ordenación, cada uno de ellos, a su vez, en orden
ascendente o descendente.



(En Excel 2007 se accede desde la FICHA: Datos/ GRUPO: Ordenar y filtrar/ OPCIÓN: Ordenar.
El cuadro de dialogo que aparece es algo distinto, y aparece solo con dos niveles de ordenación,
aunque podemos agregar varios niveles más.)



Al abrir la ventana desplegable de la opción Ordenar por, veremos que aparecen exactamente los
nombre de las columnas, de forma que podemos escoger el primer concepto por el que vamos a
ordenar la lista. En nuestro caso, escogeremos agrupar por Línea para ordenar por orden
alfabético las líneas de productos. Si aceptamos, veremos que los registros han cambiado de orden
dentro de la tabla.

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Ahora ya tenemos los productos ordenados por líneas, pero si además queremos que, dentro de
cada línea, aparezcan ordenados por el nombre de los productos, volveremos al menú
Datos/Ordenar y veremos que la primera ordenación que habíamos escogido no se ha borrado, y
ahora podemos elegir un segundo criterio de ordenación. Desde la ventana Luego por, elegimos la
opción Nombre. Al aceptar, veremos que los registros presentan el orden deseado, primero por
Línea y dentro de ésta, por Nombre del producto.



En la parte inferior de la ventana Ordenar encontramos una opción donde se indica si la fila tiene
encabezamiento o no, es decir, si queremos que Excel considere la primera fila como títulos o
como un registro más. Excel intenta decidir por sí misma y, en función del tipo de datos que
aparecen en la primera fila, propone por defecto una de las dos opciones. En nuestro caso ha
identificado claramente que se trata de la fila de títulos, dado que algunas columnas contienen
datos numéricos, mientras que la primera fila contiene únicamente texto.

Además, existe otra opción en la ventana Ordenar para aquellos casos en que la información
venga ordenada por filas y no por columnas. En este caso, antes de elegir los criterios de
ordenación, pulsaremos el botón Opciones y aparece una ventana en la que podemos escoger el
tipo de orientación de los datos.



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2.- Nos piden en esta ocasión que la tabla muestre solamente los productos de la línea de
Componentes. Para ello utilizaremos los filtros, lo que nos permitirá ver en pantalla, únicamente
los productos que contengan en el campo Línea, la palabra Componentes.

La tabla de nuestro ejemplo consta solamente de 40 registros, lo que permite verlos casi en su
totalidad en la pantalla y casi analizarlos de un vistazo. Sin embargo, lo normal en las empresas
será contar con bases de datos bastante mayores, lo cual hace casi imposible manejar todos los
datos a la vez. Para agilizar el análisis de los datos, Excel permite “filtrar” o visualizar sólo
algunos registros de la tabla que cumplan unas determinadas condiciones.

La forma más sencilla de filtrar los datos es mediante el menú Datos/Filtro/Autofiltro. Una vez
seleccionada esta opción, veremos que aparecen en cada una de las celdas de la primera fila de la
tabla, unas flechas que representan la existencia de una lista desplegable. (En Excel 2007 se accede
desde la FICHA: Datos/ GRUPO: Ordenar y filtrar/ OPCIÓN: Filtro)

Hacemos clic en la flecha correspondiente al campo Línea y veremos una imagen como ésta:



Como podemos ver, aparece una lista de opciones. Las tres primeras opciones que aparecen entre
paréntesis las veremos más adelante. A partir de la cuarta opción, podemos ver que lo que aparece
es la lista ordenada de todos los elementos contenidos en la columna que estamos tratando. Ya
podemos resolver el problema de ver sólo los productos de la línea de Componentes, simplemente
seleccionamos la opción correspondiente en la lista y al aceptar la tabla se reduce a los productos
de dicha línea.

Lo que ha hecho Excel ha sido ocultar los registros que no cumplen la condición establecida. Para
que sepamos que una tabla está filtrada, podemos fijarnos en que Excel ha cambiado el color de la
flecha de la columna seleccionada de negro a azul, y lo mismo ha ocurrido con los números de
filas, para indicar que, entre los registros que vemos en la tabla, existen otros que están ocultos.

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(En Excel 2007 en lugar de cambiar el color de la flecha, esta cambia por el símbolo del filtro.
Además, el menú desplegable que se abre en el campo filtrado es algo distinto y en lugar de
seleccionar la opción deseada, hay que eliminar todas las demás)


Sobre los datos filtrados, podemos aplicar nuevos filtros. Así, tal como se nos indica en el
enunciado, podemos ver, dentro de esta línea, sólo aquellos productos que han obtenido este año
una calificación de 8. Para ello, nos situamos en la flecha de la columna Evaluación y
seleccionamos el valor 8. Ahora podemos ver solamente los registros que cumplen ambas
condiciones simultáneamente.



Podemos seguir aplicando filtros a los registros de la pantalla, o cambiarles las condiciones de
selección de los mismos.

Para eliminar los filtros sólo tenemos que ir de nuevo a las flechas y seleccionar la opción:
(Todas). Además, para deshacer los filtros, podemos seguir el orden que deseemos, de forma que
si eliminamos en primer lugar el filtro de referido a la línea de Componentes, nos aparecerá una
tabla en la que veremos todos los productos, de cualquier línea, que han obtenido una calificación
de 8 en la evaluación anual.

Vamos a ver más posibilidades de los filtros. Para ello, desharemos todos los filtros de forma que
obtengamos la tabla original. Pulsamos la flecha de la columna Evaluación y seleccionamos (Las
10 más...). Esta opción filtra, por defecto, los 10 valores mayores de la columna. La pantalla será:

(En Excel 2007 elegimos en el menú desplegable: Filtros de número/ 10 mejores)

Al aceptar, vemos que no son exactamente 10 los valores que aparecen. La forma en que Excel
calcula estos registros es la siguiente: toma el mayor valor de la columna, en nuestro caso el 9, y

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puesto que hay menos de 10 registros, toma el siguiente valor, el 8, como entre el 9 y el 8
tampoco llegan a 10 registros, toma el siguiente valor, el 7. Ahora hay más de 10 registros, pero
como Excel no puede decidir cuáles mostrar y cuáles no, los muestra todos.

Si volvemos a seleccionar (Las 10 más...) veremos que en la ventana que aparece se pueden
cambiar las condiciones del filtro. Podemos escoger los mayores, los menores, cuántos de ellos, o
si lo deseamos, un porcentaje sobre el total. Por ejemplo si escogemos el Superior 10 por ciento
deberían aparecer 4 valores, es decir, el diez por ciento