PDF de programación - Sistemas de Gestión de Bases de Datos Documentales: Características Principales y Metodología de diseño

Sistemas de Gestión de Bases de Datos

Documentales:

Características Principales
y Metodología de diseño



Por Lluís Codina

Universitat Pompeu Fabra

[email protected]

Julio 2015


Resumen
En esta publicación se describe la naturaleza, funciones y características principales de las bases
de datos documentales y de los sistemas de gestión de bases de datos en general. Se presentan
los componentes de un base de datos, las diferencias entre sistemas relacionales y documentales
y se introducen las herramientas y fases principales para el diseño de una base de datos con
cualquier propósito, pero en especial para situaciones donde es necesario describir y representar
objetos o conceptos multidimensionales, y por tanto con diversas características o atributos,
como es típico en algunas de investigaciones académicas. Incluye sugerencia de actividades para
quienes deseen profundizar en los temas expuestos.

1. Introducción

Las bases de datos son una de las tecnologías para la organización de la información más
eficientes y poderosas de que disponemos en la actualidad. De hecho, las bases de datos están
en el núcleo de los sistemas y de los servicios de información que poseen mayor significación
tanto desde un punto de vista económico como social.

Por ejemplo, la mayor parte de los sistemas de información empresarial, desde el control de
existencias de almacén hasta el sistema de ventas, tiene en su núcleo una base de datos. En el
seno de muchas actividades sociales vinculadas con la gestión del conocimiento sucede otro
tanto: desde la gestión de archivos y museos hasta la automatización de centros de
documentación, pasando por los mejores servicios de información en Internet o por la gestión
de investigaciones académicas, todos estos sistemas tienen una base de datos en su núcleo.


De hecho, solamente es posible gestionar volúmenes de información de importancia crítica de
manera eficiente mediante el uso de bases de datos, lo que explica la gran penetración de esa
tecnología.

Por esa razón, muchos profesionales de la información y la comunicación, desde documentalistas
hasta comunicadores y comunicólogos, acaban involucrados de alguna manera en la utilización
de bases de datos. Aquellos profesionales que, ahora o en el futuro, se vean involucrados en la
creación y el mantenimiento de bases de datos podrán conocer con este documento en qué
consiste un sistema de gestión de bases de datos y cómo se desarrollan bases de datos
documentales.

2. Bases de datos versus sistemas de gestión de bases de datos

La primera distinción que corresponde establecer es la que existe entre la pareja de conceptos
[base de datos], [sistema de gestión de bases de datos], para lo cual proponemos las siguientes
definiciones:

Base de datos: una colección de datos relativos a un dominio del conocimiento, agrupados en
unidades lógicas denominadas registros y que pueden ser manipulados por un programa
informático.

Algunos ejemplos:

● Eric, base de datos sobre educación y ciencias sociales http://www.eric.ed.gov
● Getty Images, banco de imágenes orientado al público profesional

●

http://www.gettyimages.com
Index Translationum, base de datos de libros traducidos en todo el mundo
http://www.unesco.org/xtrans

● Prensa Histórica, base de datos de prensa histórica española.

http://prensahistorica.mcu.es/

● IMDB, base de datos de cinematografía mundial

http://www.imdb.com/



Sugerencia de Actividad: Entre en las anteriores bases de datos. Una vez vistas las cinco, seleccione dos de ellas.
Intente entender cuál es el contenido sobre el que ofrecen información. Haga algunas pruebas de búsqueda. Intente
determinar si hay alguna estructura común en la forma que presentan los datos una vez hecha una búsqueda.
Ejemplo: en IMDB cuando examinamos los resultados de búsqueda para un título de película, ¿vemos algunos datos
comunes, como título, año de producción, etc.? Vea si en los dos casos que usted ha seleccionado es posible detectar

esta clase de estructuras. Documente la práctica con capturas de pantalla y una breve explicación.

Sistema de gestión de bases de datos: un programa informático que permite la creación,
mantenimiento y explotación de bases de datos.

Algunos ejemplos:

● Access, sistema de gestión de base de datos relacionales de la empresa Microsoft, parte

del paquete Office.
http://office.microsoft.com/es-es/access/

● Base, sistema de gestión de bases de datos relacionales del paquete Libre Office, de

●

dominio público.
https://es.libreoffice.org/descubre/base/
Inmagic DB/Text Works, sistema de gestión de base de datos documentales de la
empresa InMagic.
http://www.inmagic.com/

● FileMaker, sistema de gestión de bases de datos con características documentales y

relacionales al mismo tiempo, de la empresa del mismo nombre (propiedad de Apple).
http://www.filemaker.com

● Knosys, sistema de gestión de bases de datos documentales de la empresa Micronet.

http://www.knosys.net/

● WinISIS, sistema de gestión de bases de datos documentales de la Unesco y de

distribución libre a instituciones sin ánimo de lucro.
http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-
URL_ID=2071&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html



Sugerencia de Actividad: Entre al menos en uno de los sitios web de los productos o empresas anteriores de tipo
relacional y en otro de tipo documental. Haga capturas de pantalla. Añada una breve descripción del tipo de
soluciones que parecen ofrecer o que destacan más en cada caso (soluciones empresariales, personales, de gestión,
de tratamiento de documentos, de tratamiento de datos, etc.).


En resumen: una base de datos, en sentido estricto, es un conjunto de datos, mientras que un
sistema de gestión de bases de datos es el programa informático que los manipula. En cambio,
por economía de lenguaje se suele utilizar la expresión "base de datos" para referirse a cualquiera
de los dos conceptos, pero como vemos, en cada caso, y según el contexto, la expresión se puede
referir a cosas bien distintas.

3. Estructura de una base de datos

Hemos explicado antes que una base de datos es una colección de datos relativos a un dominio
del conocimiento. La definición precedente era necesaria para explicar qué es una base de datos
desde el punto de vista tecnológico.

Ahora bien, nosotros nos proponemos no solamente saber qué es una base de datos, sino
también saber crear bases de datos. Para ello, debemos familiarizarnos también con las
definiciones (basadas en teoría de sistemas) de los siguientes cuadros. Este conjunto de
definiciones proporciona un modo de ver las bases de datos que, como podremos comprobar
más adelante, facilita el diseño de sistemas de información basados en bases de datos. Son las
siguientes definiciones:

Cuadro n.1: Definición de Base de datos

Una base de datos es un sistema de información que mantiene registros sobre las
características o sobre las actividades de alguna parte del mundo real.


Cuadro n. 2: Definición de entidad

Las cosas del mundo real sobre las cuales mantiene registros una base de datos se
denominan entidades. Las entidades pueden consistir en objetos físicos, como libros, en
seres animados, como personas, o en conceptos abstractos, como ideas y teorías científicas.


Cuadro n. 3: Relación entre bases de dato y entidades

De acuerdo con las definiciones establecidas en los cuadros 1 y 2, ahora podemos decir que
una base de datos es un conjunto de registros que describen entidades del mundo real.


Cuadro n. 4: Entidades y atributos

Por la definición del cuadro n. 3, podemos decir que, si las entidades pueden ser descritas o
representadas, ello
las entidades deben poseer algunas propiedades
reconocibles, que denominamos atributos.

implica que


Cuadro n. 5: Atributos y campos

Para representar entidades del mundo real en registros es necesario representar sus
atributos. Los atributos de una entidad en un registro se denominan campos.




Volvamos ahora, por un momento, a adoptar una perspectiva tecnológica para ver que un
registro es un grupo de campos, que a su vez se componen de bytes, y que cada byte sirve para
representar un número o de una letra. En resumen:



Cuadro n. 6: Base de Datos

Una base de datos = Un conjunto de registros
Un registro = Un conjunto de campos
Un campo = Un conjunto de bytes


Cuadro n. 7: Relación BDD / Mundo real

Cuando en la base de datos hablamos de:

En el mundo real hablamos de:

Registros o Tablas

Campos o Columnas de una tabla

Entidades

Atributos

3.1. Registros y campos

Ahora vamos a volver sobre las dos parejas formadas por:

 Entidades y Atributos
 Registros y Campos


Entidad
Hemos dicho que las bases de datos contienen información sobre cosas del mundo real, es decir,
tanto del mundo material como del mundo conceptual. A esas cosas del mundo real sobre las
que una base de datos almacena información se las denomina entidades y pueden ser cosas
materiales (libros, personas, etc.) o cosas intangibles (ideas, conceptos, etc.). Para representar
tipos de entidades se utilizan registros o tablas como veremos más adelante, de modo que cada
clase en entidad es un modelo de registro o una tabla.

Atributo
Los parámetros o rasgos que caracterizan a una entidad, como por ejemplo los atributos de un
libro pueden ser: el nombre del autor, el título del libro, la fecha de publicación, etc. Los
conceptos Entidad y Atributo, que son los que nos conviene utilizar cuando pensamos en cosas
del mundo real, pasan a ser Registros y Campos cuando pensamos en té