PDF de programación - EXCEL - Nivel básico

Microsoft Excel


Curso práctico de hoja de cálculo
Con el programa Microsoft Excel, versiones 97 – 2000

Nivel Básico







E X C E L

Indice



–



N I V E L

B Á S I C O

1. Copiar y mover celdas
2. Copiar y pegar celdas para obtener resultados especiales
3. Buscar y reemplazar
4. La corrección ortográfica


1. Introducción
2. Insertar y mover fórmulas y referencias
3. Introducción a las funciones de la hoja de cálculo
4. La Autosuma
5. Trabajar con vínculos


1. Números, fechas y textos
2. Copiar datos y series
3. Creación de tendencias y pronósticos
4. Personalización del llenado automático


1. El origen de los datos
2. Configurar los libros de Excel
3. Desplazarse por el documento



Tema 1: Conceptos Preliminares



Tema 2: Introducción de datos



Tema 3: Creación de fórmulas y vínculos



Tema 4: Edición de la hoja de cálculo



Tema 5: El Formato de la hoja de cálculo



Anexo: Ejemplos y ejercicios



1. Trabajar con libros
2. Elaborar fórmulas sencillas
3. Algunos trucos con Excel

1. El formato de los datos
2. Tamaño de filas y columnas
3. La alineación de los datos
4. Fuentes, bordes, diseños y colores
5. Copiar formato
6. Aplicación automática de los formatos



2 – Nivel Básico Excel





1



T E M A

Conceptos
Preliminares

El origen de los datos

1


Como en la mayoría de programas que
funcionan bajo entorno Windows (95 o
3.x), existen una serie de opciones de
menú comunes, llamadas generalmente
de la misma forma y cuyo contenido es
muy parecido.

Este es el caso del menú Archivo.
Desde esta primera opción de menú
podemos administrar la creación, guar-
dado y apertura posterior de los ficheros
que el usuario va creando en cualquier
tipo de aplicación, y Excel no es una
excepción. La tarea de crear un docu-
mento nuevo puede realizarse de dos
formas diferentes:

Acudiendo al menú Archivo y es-
cogiendo la opción Nuevo. Apare-
cerá en este caso una ventana que
permitirá escoger entre las diferen-
tes plantillas que tengamos instala-
das.



A medida que vamos cumplimentando el
documento resultará útil poder guardar-
lo en alguna de nuestras unidades de
disco para su utilización futura. El pro-
cedimiento a seguir también puede va-
riar, aunque en todos los casos es muy
simple.

Dentro del menú Archivo la opción
Guardar grabará en una unidad de
disco el documento con el nombre
anteriormente utilizado. En otras
palabras, eliminará la anterior ver-
sión de ese documento (llamado,
por ejemplo, FACTURA.XLS) y con-
servará sólo esta última.

También en el menú Archivo, la
opción Guardar Como... permite
copiar el documento con un nombre
distinto al utilizado hasta ahora. En
este caso se desplegará ante noso-
tros una ventana en la que podre-
mos determinaran su localización
(unidad de disco, directorio y nom-
bre del documento). Si escribimos
un nombre idéntico al que hasta
ahora tenía, el programa avisará an-
tes de eliminar el anterior.



Pulsando directamente el botón
Nuevo de la barra de herramientas
de Formato. De esta forma se abri-
rá un nuevo documento en blanco.



En ambos casos el resultado final será
idéntico: un nuevo libro de Excel sobre
el que poder trabajar.



Hay que tener en cuenta una excepción.
Cuando el documento aun no ha sido
guardado con ningún nombre, ejecutar
la opción Guardar del apartado anterior
es equivalente a ejecutar este Guardar
Como..., puesto que en ambos casos
accedemos a esta ventana en la que
deberemos atribuir un nombre al fichero.



3 – Nivel Básico Excel



También podemos ejecutar la op-
ción Guardar como HTML. En este
caso el
formato del documento
guardado no será el de una hoja de
cálculo, sino el de una página web,
accesible desde cualquier programa
navegador de Internet (como el In-
ternet Explorer o el Netscape Navi-
gator).

Finalmente, existe la posibilidad de
Guardar el Area de Trabajo. Gra-
cias a esta opción podemos abrir un
grupo de libros en un único paso
creando un archivo de área de tra-
bajo. En este archivo se guarda in-
formación acerca de todos los libros
abiertos (ubicaciones, tamaño de
las ventanas y posiciones en la pan-
talla). Cuando se abre un archivo de
área de trabajo mediante el coman-
do Abrir (menú Archivo), Microsoft
Excel abrirá todos los libros guarda-
dos en el área de trabajo.

El archivo de área de trabajo no contie-
ne los libros propiamente dichos y debe-
rá continuar guardando los cambios que
haga en los libros individuales.

Terminado el trabajo con nuestro docu-
mento, y guardados los cambios reali-
zados, deberemos cerrarlo.
Como
siempre, hay varias maneras de hacerlo.

Desde el menú Archivo la opción
Cerrar hará desaparecer de la pan-
talla el documento que teníamos en
primer plano (con Excel se pueden
tener abiertos varios documentos.
Este comando sólo afecta al que te-
nemos en pantalla, no a otros que
pudiera haber en segundo plano).

La opción Salir del menú Archivo
cierra la aplicación Microsoft Excel y
todos los documentos que tenga-
mos en pantalla.



En la parte superior derecha de la ven-
tana podemos apreciar dos juegos de
botones que permiten minimizar, modi-
ficar de tamaño o cerrar la ventana acti-
va. Los tres botones superiores afecta-
rán a todo el Excel (por lo tanto, pulsar
el botón de la X en este caso cerrará la
hoja de cálculo con todos los documen-
tos abiertos). Los botones inferiores, en
cambio, sólo afectan al documento que
tengamos en primer plano.



En todos estos casos, aunque no ejecu-
temos la opción Guardar, si hemos
realizado alguna modificación del docu-
mento desde la última vez que lo gra-
bamos, antes de cerrarse definitivamen-
te el documento o la aplicación, Excel
preguntará si deseamos guardar las
modificaciones efectuadas.

Tiempo después, podemos volver a
aquella copia de nuestra hoja de cálcu-
lo. Desde la ventana de Excel podemos
ejecutar, como siempre, dos opciones
distintas.

Menú Archivo y Abrir. Volveremos
a la ventana que muestra el conte-
nido de nuestro disco, donde debe-
remos seleccionar la unidad, el di-
rectorio y el nombre del documento
guardado.

Pulsando el botón Abrir de la barra
de herramientas de Formato. El re-
sultado es idéntico al caso anterior.



4 – Nivel Básico Excel





2

Configurar los libros de Excel

Por defecto, los libros de Microsoft Excel
tienen una determinada estructura, pero
no estamos obligados a mantenerla.
Veamos como modificar algunos aspec-
tos de la organización de estos docu-
mentos:

En la parte inferior de la pantalla pode-
mos apreciar la existencia de una serie
de pestañas con unos nombres genéri-
cos (Hoja1, Hoja2...) cada una de ellas
son las páginas del libro que supone el
documento de Excel que tenemos ante
nosotros. Pulsando sobre cualquiera de
las pestañas cambiaremos de página y
podremos introducir nuevos datos. Esta
estructura es muy útil para dividir de
forma ordenada hojas de cálculo muy
grandes.

En principio Excel crea siempre docu-
mentos con tres páginas y con estos
nombres genéricos, pero podemos mo-
dificarlos. Para cambiar el nombre de la
hoja basta con hacer doble clic sobre la
ficha elegida. Veremos como queda
editada. A partir de aquí podemos darle
el nombre que deseemos a esa hoja.
Terminado el proceso, haciendo clic con
el ratón en cualquier parte del documen-
to quedarán aceptados los cambios.

Al margen de modificar los nombres de
las hojas que componen nuestro docu-
mento, también podemos agregar o
eliminar nuevas páginas. Veamos co-
mo:

Para eliminar alguna de las hojas exis-
tentes basta con dirigir el cursor hasta
su pestaña y pulsar el botón derecho del
ratón. Aparecerá un menú contextual
como el de la ilustración

La opción Eliminar borrará esta hoja del
documento. Previamente el programa
pedirá confirmación sobre la operación a
realizar. La hoja y todo su contenido se
perderán de forma definitiva e irrecupe-
rable.

Insertar nuevas hojas en nuestro docu-
mento también es fácil. Basta con des-
plegar ese mismo menú contextual (pul-
sando el botón derecho del ratón sobre
cualquier pestaña) y escoger la opción
Insertar..

Se abrirá una nueva ventana en la que
podremos determinar el tipo de objeto
que vamos a insertar en nuestra hoja de
cálculo.

En este caso nos interesa la primera
opción de las disponibles (Hoja de Cál-
culo). Hecho esto, podemos cambiarle
el nombre siguiendo el procedimiento
antes estudiado.



Truco: también es posible
insertar una nueva hoja
desde el menú Insertar y la
opción Hoja de cálculo.
En este caso no aparecerá
la ventana de confirmación.



Si deseamos que todos nuestros docu-
mentos de Excel tengan un número
diferente de hojas, por ejemplo, 5, debe-
remos seguir estos pasos.

En el menú Herramientas seleccio-

naremos Opciones.



Dentro de la ventana que surgirá, la

ficha General.



5 – Nivel Básico Excel





Y dentro de esa ventana, en la op-
ción número de hojas de nuevo libro
teclearemos las hojas que tendrán a
partir de ahora los documentos nue-
vos de Excel (ojo, no los antiguos, ni
este que está abierto).

Para acabar, pulsaremos el botón

Aceptar.

3

Desplazarse por el documento



B15

en