PDF de programación - Sistema de Gestión Integral de Habilitaciones

Sistema de Gestión Integral de Habilitaciones

Responsables y contactos del proyecto:

Lic. Federico Kruse, Secretario de Gestión Pública, [email protected].
Municipalidad de San Miguel: Sarmiento 1551, San Miguel (1663), Buenos Aires.

Teléfono: +54 11 6091 7100, www.msm.gov.ar.



Resumen: a través de un complejo trabajo de adaptación y preparación de las áreas
involucradas, y la aplicación de nuevos recursos tecnológicos, la implementación del
Sistema de Gestión Integral de Habilitaciones aporta comodidad y transparencia a los
contribuyentes, que pueden ahora iniciar su trámite de habilitación y consultar su estado
en cualquier momento, manteniéndose permanentemente conectado con el Municipio sin
necesidad de desplazarse a nuestras oficinas.

1. Introducción

Hasta 1994 San Miguel perteneció al Partido de General Sarmiento, siendo también su Centro Cívico y
Comercial. Producto de la Ley provincial 11.551, dicho partido se divide en tres municipios: José C. Paz,
Malvinas Argentinas y San Miguel, que mantuvo su rol de Centro Comercial.

Por este motivo, más el incentivo por medio de políticas locales como la creación de un paseo de

compras a cielo abierto, es el comercio la principal actividad económica de la zona.


2. Situación – Problema u oportunidad

El sistema de Habilitaciones comerciales no estaba adaptado a nuevas tecnologías, ni respondía a las
necesidades de un municipio con más de más de 2000 trámites anuales, de 200 rubros diferentes, para más de
6400 comercios. Sumado a esto los procesos, que no contaban con marco metodológico y soporte tecnológico
propios, generaban los siguientes inconvenientes:

Improductividad: debido a la división atómica de tareas. Ida y vuelta de papeles con la misma información.
Gran cantidad de planillas individuales de control generaban duplicidad de tareas.

Limitaciones de seguridad y disponibilidad de información: por la posibilidad de extravío de los
expedientes físicos debido al traslado continuo y por la ausencia de registros digitales.

Falta de trazabilidad: falta de información respecto al área o la situación en que se encontraba un trámite.

Ausencia de comunicación con los contribuyentes: los vecinos no eran informados del estado de sus
trámites, para ello debían comunicarse o acercarse al municipio. El peso del avance y seguimiento del trámite
recaía en el vecino. Esto restaba horas de productividad al personal que debía informar a los vecinos.

Desvinculación de datos y sistemas: los trámites no se vinculaban entre sí, por lo que un mismo trámite
podía generarse desde distintos orígenes y ser duplicado. Tampoco había integración con otros sistemas del
municipio.

SIE 2015, 9º Simposio de Informática en el Estado.44 JAIIO - SIE 2015 - ISSN: 2451-753463 Ausencia de un entorno de información integral: muchas versiones de la misma información de gestión,
que permitía dudar de la vigencia de esos datos.

Falta de autonomía: el conocimiento estaba en las personas. Lo que determinaba que sea totalmente
dependiente de la presencia de las mismas.

Inmensurable: carencia de reportes de gestión adecuados para la toma de decisiones. Mucha demanda de
tiempo de preparación manual de la información de gestión y decisión a los niveles de dirección.

Extemporaneidad: el informe de gestión que era presentado y luego analizado por la cúpula de la
Administración Municipal era al momento de su presentación expost (autopsia); No había forma de poder
analizar tendencias de avance del mes.

Faltaba entonces, un orden que permitiera hacer más eficiente el trabajo de la Subsecretaría de Control
y Ordenamiento Urbano y, especialmente, de la Dirección de Habilitaciones aunque no fuera la única que
participara en el proceso. Dando así las garantías pertinentes a los comerciantes para que pudieran prever
tiempos y formas de sus trámites, aportando transparencia y aplicando criterios únicos de aprobación.
Generando de esta manera un real Gobierno Abierto.

Atender esta demanda era el principal objetivo, pero a la hora de desarrollar el proyecto comprendimos
que podíamos alcanzar nuevas metas como la generación de reportes y aceleración del proceso, optimizando
recursos y dotando de mayor seguridad al expediente, entre otras ventajas.

3. Solución

Decidimos, entonces, implementar un sistema de Gestión Integral de Habilitaciones con el fin de
optimizar y automatizar los procesos, brindando seguimiento y transparencia a la gestión, y de esta manera
superar las restricciones listadas precedentemente.

Para ello:

Se realizó el relevamiento de los procesos relacionados a la gestión de habilitaciones.
Se documentaron, optimizaron, y estandarizaron para evitar tareas o pasos innecesarios.
Se estudiaron alternativas para implementar los procesos en una herramienta de workflow, donde la
información quedara registrada en una única base de datos, de donde se pudiera mantener la
información de la operación de las habilitaciones, y luego extraer la información de gestión.

Una vez analizada la situación, consideramos la estandarización de flujos de trabajo y la

implementación de herramientas de BPM (Business Process Management).

El flujo de trabajo consiste en organizar el trabajo de una serie de tareas, documentos, información y
personas que deben integrarse en un orden y condiciones específicas, para alcanzar el objetivo de una
organización.

Un Workflow (BPM) es un sistema informático que facilita la implementación de procesos de la
organización, la modelización del flujo de trabajo de un proceso administrativo, automatizando controles,
consolidando información, asignando trabajo a roles e implementando reglas a cada actividad.

Los sistemas BPM facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre los procesos de la

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institución; y permiten integrar estos procesos, rediseñándolos de acuerdo a nuevas estrategias.

El objetivo de la implementación de estos sistemas es acercar personas, procesos y máquinas con el
objeto de reducir tiempos, acelerar la realización de un trabajo, lograr el seguimiento de cada transacción o
caso y la gestión de información centralizada, con generación de roles y ciclos de trabajo.

Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares, sin necesidad de movilidad física

de documentos ni personas.

E STABLECE un esquema de evaluación del proceso en su conjunto.
F OMENTA la comunicación interna y externa y la participación en la gestión.
I NTEGRA los diferentes elementos del proceso de selección y adjudicación.
C OMPRENDE desde la base las relaciones de causa y efecto de los problemas.
I DENTIFICA las actividades que no aportan valor y ayuda a su rediseño.
E VITA la excesiva departamentalización de la Organización Pública.
N ORMALIZA los métodos de información interna y externa.
C ONTROLA y elimina los tiempos muertos.
I NDIVIDUALIZA las responsabilidades de un modo sencillo y directo.
A CTUALIZA y simplifica la documentación de forma permanente.

Permitiendo cumplir con los siguientes objetivos:

• Mejorar la satisfacción del contribuyente mediante:

 El compromiso en el plazo.

 La reducción del tiempo de ciclo del trámite.

 La calidad en la información y respuesta.

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Estandarizar procesos y asegurar el cumplimiento de la normativa.

Automatizar la integración entre los sistemas para reducir el ingreso manual de datos y errores.

Aumentar la eficiencia.

• Mejorar la comunicación y transparencia.

SIE 2015, 9º Simposio de Informática en el Estado.44 JAIIO - SIE 2015 - ISSN: 2451-753465 Se crearon a partir de estas herramientas nuevos procesos estandarizados con reducción de tiempos

Un Tablero de Gestión y Gráficos Estadísticos elaborado por el sistema:

Mails informativos para mantener al titular actualizado sobre el estado de su trámite

SIE 2015, 9º Simposio de Informática en el Estado.44 JAIIO - SIE 2015 - ISSN: 2451-753466 Consulta on-line con los requisitos personalizados para cada trámite

Teniendo como premisa el
concepto de Gobierno Abierto en la gestión, la incorporación de esta herramienta

informática otorga
al Municipio de
San Miguel los
siguientes
beneficios:

Comunicación más fluida con el vecino, al tener una herramienta ágil e interactiva para hacer el seguimiento
del trámite sin intermediarios, en tiempo real, vía web, las 24hs y los 365 días del año.

Accesibilidad y comodidad para el vecino, al poder acceder al sistema de gestión de habilitaciones,
consultar los requisitos específicos para cada rubro e incorporar los documentos requeridos. Todo esto a través
de la web.

Historia y trazabilidad de la información, al guardar el registro de los trámites y permitir conocer su
ubicación y trayectoria -desde el inicio hasta la finalización- en forma on line.

Eficiencia de los procesos, al contar con una metodología clara, definida e informatizada que la convierte en
inviolable.

Control interno y externo, al permitir asociar responsables para cada etapa del trámite.

Escalabilidad, al generar alertas por mail a la cadena de mando.

Integración de las áreas internas, al disponer de una herramienta informática flexible que puede alcanzar a
toda la Organización según las necesidades de la gestión.

Uniformidad, al tener un número de expediente único para cada comercio que muestre sus modificaciones,
ampliaciones y consultas.

Calidad de la información, al lograr las siguientes características:

Confidencialidad: información sólo visible a quien le compete la actividad.
Integridad: un dato en un único lugar y vinculado con la información relacionada en otros sistemas.
Disponibilidad: todos los usuarios acceden a la misma información y de forma paralela.
Objetividad: flujo fijo e inalterable.
Autenticación: en el expediente quedan registrados los usuarios