PDF de programación - Primeros pasos - Guía rápida de Excel 2007

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Creado hace 14a (08/04/2009)
Guías de Excel 2007

Guía 1

A. Roldán 2009

Guía rápida de Excel 2007

Primeros pasos

Índice

Inicio del Excel


 Estructura de una Hoja de Cálculo
 Movimientos del cursor
 Celda activa
 Referencia de una celda
 Formato de una celda
 Borrado de celdas
 Edición del contenido de una celda
 Funciones en Excel
 Comandos del botón de Office




Inicio del Excel




Si tienes un icono del programa Excel en el escritorio,
basta con que hagas un doble clic sobre él para iniciarlo. Si
no, sigue la ruta: Inicio – Programas – Microsoft Office –
Microsoft Excel 2007. Obtendrás una ventana con un
contenido similar al de la imagen.











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Guías de Excel 2007

Guía 1

A. Roldán 2009





Estructura de una Hoja de Cálculo

Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y
columnas. Las filas están rotuladas con números desde 1
hasta 1.048.576 filas, y las columnas (hasta 16.000
columnas) con letras simples o dobles que van desde la A
hasta la Z, AA hasta AZ y así hasta la última columna que
se nombra con las letras XFD.

Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por
ejemplo la celda B4 será la situada en la fila 4 y columna B.

Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el
borde de la ventana: en la parte superior los de las
columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre
un rótulo se seleccionará toda la columna o fila. Una celda
se selecciona al pulsar sobre la intersección del rótulo de
su fila y el de su columna. Si pulsas sobre la esquina
superior izquierda del área de trabajo se seleccionará toda
la hoja.

En la parte superior figura la ficha de opciones. Su
contenido depende del contexto o del objeto seleccionado,
pero se puede cambiar con las cabeceras Inicio, Insertar,
Diseño de página, etc. El paso del la versión 2003 a la
actual puede suponer un esfuerzo de adaptación, por la
diferente forma de acceso a todos los comandos.

En la imagen puedes ver ficha de Inicio, en la que dispones
de todas las opciones del antiguo menú Formato. Cada
sección recibe el nombre de grupo. Puedes ver los grupos
Portapapeles, Fuente, Alineación, etc.





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A. Roldán 2009

La zona intermedia es la de Trabajo, con estructura de filas
y columnas, y la inferior la Barra de estado, que por ahora
ignoraremos.

Un nuevo elemento importante es
el botón de Office, que contiene las
opciones de Archivo (Nuevo, Abrir,
Guardar, etc.), y en la línea inferior
las Opciones de Excel que en
anteriores versiones se situaban
en el menú Herramientas.

Más adelante explicaremos todas
las opciones de Archivo.

Ve señalando las cabeceras de ficha Inicio, Insertar,
Diseño de página, etc. para que vayas encontrando todos
los comandos en su nueva ubicación.



Una Hoja de Cálculo en realidad se compone de varias
hojas. Señala las distintas pestañas que figuran en la parte
inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para
verlas todas. Recorre cualquiera de ellas mediante las
barras de desplazamiento (horizontal y vertical), con las
teclas de AvPág. y RePág. o con las cuatro teclas de
flecha de cursor. Aprende también a señalar directamente
cualquier celda con el ratón.

Si pulsas simultáneamente las teclas Ctrl y una de esas
cuatro flechas, llegarás a los límites de la hoja, la fila
1.048.576 y la columna XFD.









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Movimientos del cursor

Con el ratón

El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al
pulsar el botón izquierdo. También con el ratón se puede
mover el cursor mediante las barras de desplazamiento
horizontal o vertical.

Con el teclado

Las principales combinaciones de teclas para mover el
cursor son, además de las usuales de flecha de cursor y
RePág o AvPág, etc. son las siguientes:

Combinación de teclas

Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.

Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos.

Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual.

Ctrl+Izquierda Salta a la columna más a la izquierda del
bloque actual.

Funcionan
las
Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo

similar

de

forma

combinaciones

Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.

Ctrl+RePág Salta a la hoja siguiente de la tabla.

El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de
Excel.









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Celda activa

Para modificar el contenido de una celda la debemos
seleccionar previamente con el cursor. Con esta operación
se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye
el foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas
sus celdas estarán activas, aunque no se podrán editar una
por una.

Observa la Barra de fórmulas de la parte superior de la
pantalla. El nombre de la celda figura a la izquierda y su
contenido en el centro, en la llamada línea de entrada de
fórmulas. Escribe algo manteniendo seleccionada la celda y

pulsa Intro. Leerás entonces en esa línea de fórmulas lo
que has escrito.





Una celda puede contener

 Un texto: Es un conjunto de caracteres que la Hoja no
interpreta como cantidades: "Factura", "Compras
2004", etc.

 Un número: Dentro de esta categoría están los
números propiamente dichos, los porcentajes y las
fechas.

 Una fórmula: Es una expresión que indica la operación
que hay que efectuar en esa celda: =4+E3,
=SUMA(A2:B4), etc.

Además, todas las celdas poseen un formato, que es el
conjunto de tipos de letra, colores, alineación o bordes que
cambian el aspecto de cada celda.



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Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su
fórmula. El valor es el resultado de aplicar una fórmula. Por
ejemplo, si una celda contiene la fórmula =2+2, su valor
será 4.



Referencia de una celda

Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia,
que la distingue de las demás. Es un símbolo compuesto
de las letras correspondientes a la columna a la que
pertenece y unos números coincidentes con los de su fila:
C5, AA8, BC234; etc.

Las referencias normales se llaman relativas, porque en
operaciones de copiado o rellenado de rangos el programa
supone que al mover unas celdas, también se han de
mover las referencias contenidas en las fórmulas. Así, si en
la celda N7 está contenida la fórmula =A4*34, al copiarla o
arrastrarla a la celda N10, su fórmula se verá también
arrastrada a A7*34. Los datos sufrirán el mismo movimiento
que la celda que los contiene.

Cuando deseamos que al mover una celda no se altere
algún dato que contenga, escribiremos
referencias
absolutas, que se distinguen porque van precedidas del
signo $. Hay tres modalidades:

Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni
la columna.

Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede
alterar la fila.

Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.

Para convertir una referencia relativa en absoluta, además
de escribir manualmente el signo $, basta pulsar la tecla F4
al escribirla. Con una primera pulsación se cambiará al tipo



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$A$32 y con sucesivas pulsaciones irá cambiando a A$32 y
a $A32.

También podemos referirnos a una celda mediante un
nombre asignado por nosotros. Lo verás más adelante.

Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir
previamente el nombre de esta seguido de un signo de
admiración, antes de escribir la referencia propiamente
dicha. Por ejemplo Hoja1!D$2



Formato de una celda

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al
conjunto de opciones que constituyen su
forma de
presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A

todas esas opciones se accede al abrir la ficha Inicio

A los formatos de celda también se accede pulsando con
el botón derecho y eligiendo Formato de celdas en el
menú contextual que se obtiene.

En el cuadro de diálogo correspondiente podemos acceder
a opciones muy potentes, que se irán explicando más
adelante. Por ahora sólo se describirán las pestañas:











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Fuente

No necesita explicación particular porque coincide en lo
esencial con todos los cuadros de elección de fuentes en
Windows. Los aspectos de tamaño, fuente, color, efectos,
etc. son de comprensión fácil.

Bordes

También es muy simple cambiar los bordes de una celda o
de un grupo de celdas. Lo más importante de reseñar es
que todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda
un área, si está seleccionada y no sólo a una celda. Los
conceptos de bordes predeterminados, estilo de líneas,
colores de líneas y sombras, etc. se explican por sí solos.

Relleno

En esta pestaña puedes rellenar el fondo de cada celda. No
contiene opciones tan potentes como otros programas de
Office, pero basta con la gama que ofrece. Se desaconseja
el uso de tramas, porque pueden hacer confusa la lectura
de los datos.

Alineación

Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite
encajar el contenido de una celda respecto a su contorno
cambiando numerosos parámetros, como: la alineación
horizontal, la vertical, inclinación del texto, la dista
  • Links de descarga
http://lwp-l.com/pdf17206

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