PDF de programación - Área de datos. Análisis de datos - Guía rápida de Excel 2007

Guía rápida de Excel 2007 Datos I

A. Roldán 2010



Áreas de datos. Análisis de datos

Definición de área de datos
Ordenar
Filtrar
Quitar duplicados




Áreas de datos

Definición de Área de datos

En Excel y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas
y columnas que esté separado del resto de la hoja por otras
filas y columnas en blanco y que en la fila superior
contenga rótulos, se considera como un área de datos. Es
el equivalente elemental de las Bases de Datos clásicas,
como las de Access o DBase. También las puedes
identificar con las tablas estudiadas en la sesión anterior,
aunque en esta estudiarás más prestaciones.



Es
imprescindible
que la tabla esté
totalmente rodeada
de filas y columnas
en blanco y que la primera fila contenga los rótulos de los
datos que figuran debajo



Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir,
un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola
entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro
registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y



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Cristina respectivamente. El registro de Elena se compone
de la fila Elena - 37 - S.

Las columnas constituyen los campos, que son las partes
de un registro, cada una con un carácter diferente: Nombre,
Edad y Estado. Así, el campo Estado de Marcos es S

fila

Las celdas de la
primera
se
interpretan como
los
títulos
o
los
nombres de
distintos campos:
Nombre,
Edad,
Estado, etc.





Selección de un área de datos

Escribe una pequeña tabla como la de María, Marcos,...
aislada del resto de la hoja por filas y columnas en blanco.
Por ejemplo, copia esta tabla de abajo y pégala en Excel

Nombre Teléfono Llamado/a
Carlos 914063485 SI
Luisa 636455873 NO
Pedro 957305672 SI
Lourdes 915562034 SI

Señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla. Sólo
con esto, el programa reconocerá qué filas y columnas
forman la tabla y los nombres de los campos. En lo que
sigue usaremos este ejemplo.







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Ordenar

Para ordenar esta
nombres
selecciones
busques los botones de ordenar.

tabla por
la
la cinta Datos y

basta

con

que

Tienes tres posibilidades:

Ordenación rápida: Usa los botones de la izquierda ZA y
AZ y con ellos se ordenará toda el área de datos, en
orden ascendente y descendente según la columna que
hayas seleccionado.

Ordenación según varios niveles: El siguiente botón,
Ordenar, te permite definir varios niveles de ordenación,
por ejemplo, por nombre, y en caso de empate por
teléfonos.

Púlsalo y concreta los niveles en la ventana que se abre. Al
principio tienes un solo criterio para ordenar, pero si pulsas
el botón de Agregar nivel podrás añadir los que desees.
En la imagen se ha definido un orden por nombres y
después, dentro de él, por teléfonos.













Con lo que la tabla quedará así:

Nombre Teléfono
Carlos 914063485 SI

Llamado/a



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Lourdes 915562034 SI
Luisa
Pedro 957305672 SI

636455873 NO

Puedes cambiar tus criterios eliminando cualquier nivel,
haciendo uso de las Opciones y con las flechas de
ordenación ascendente y descendente. Prueba esas tres
operaciones.









Ordenación con el botón derecho: Puedes acceder a
ordenaciones rápidas con el botón derecho. Señala una
columna
cualquiera de tus
datos y púlsalo.
Obtendrás
varias
opciones. Las que
interesan
nos
aparecen en
la
opción Ordenar:

















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La redacción de las dos primeras se adaptará a la columna
que hayas elegido: “menor a menor”, “antiguos a recientes”,
etc., lo que te ayudará a decidir. La de Orden personalizado
equivale a la anterior de Ordenación según varios niveles.
Las de superponer las puedes ignorar.



Filtrar

Cuando las bases de datos contienen mucha información,
es conveniente disponer de un instrumento de consulta y
búsqueda, para poder restringir
los datos a ciertas
propiedades o categorías. Por ejemplo, en una base de
datos de cuerpos del Sistema Solar podríamos estar
interesados sólo en los satélites de Júpiter, o en los diez
cuerpos de más masa.

En Excel esto se consigue con los filtros, que son criterios
de búsqueda que te restringen el área de datos a los que
verdaderamente te interesan en cada momento. El resto de
datos no se elimina; sólo se oculta.

Supongamos que deseamos seleccionar en la pequeña

tabla del ejemplo los amigos que ya
hemos llamado, los que poseen un
SI como tercer campo.

Para ello, con el área señalada por el
puntero del ratón y abierta la cinta Datos,
usamos el botón Filtro.

Con esto aparecerán unas pequeñas
flechas, una en cada campo, para que
seleccionemos los criterios.





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Ahora basta con que abras los criterios del campo
Llamado/a con esa flecha que ha aparecido y elijas SI

De esta forma lograrás que sólo aparezcan en la tabla las
personas a quienes has llamado.









Además, la flechita de filtro habrá cambiado de imagen
(filtro activo)



Si vuelves a pulsar sobre el botón filtro,
puedes
de
“Llamado/a”, con lo que se anula el filtro
y la tabla vuelve a su estado original.

“Borrar

elegir

filtro

Filtro de texto

Otra de las opciones de la ventana, y
que es muy útil, es la de filtrar un texto
de forma avanzada, y no sólo por su
contenido completo.

Elígelo y verás las opciones que te
ofrece:









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etc.,

que

la

igual, No es

igual,
Es
Contiene,
se
explican por sí solas. Por
ejemplo, señala los nombres,
elige Filtro de Texto y
después Contiene. Si eliges
la letra “s” como en la imagen
de
nos
seleccionará sólo a Lourdes, Luisa y Carlos, pues la
palabra Pedro no contiene la “s”.

derecha,

Puedes combinar dos criterios, por ejemplo, que contenga
a “s” pero no la “c” y sólo
aparecerán Lourdes y Luisa















Comodines

En todas las opciones ofrecidas puedes usar los caracteres
“comodín” “?” y “*”

El primero, “?” sustituye a un solo carácter, por ejemplo, si
escribes C?les te devolverá palabras como coles, cales o
celes.



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El segundo, “*” sustituye a todo un grupo de caracteres.
Este es mucho más útil, pues si, por ejemplo, buscas G*, te
filtrará todos los apellidos que comiencen por G, tengan la
longitud que tengan.

Los dos caracteres se pueden usar varias veces en una
misma palabra: B?po?z, *j*, M*l*, etc.



Filtrado con el botón derecho

Si seleccionas una celda cualquiera y usas el botón
derecho, se te ofrece un filtro según el valor de la celda
actual, e incluso por su color o por el icono que contenga.



















En la imagen se ha seleccionado una celda que posee
como icono una flecha amarilla ascendente. Si usamos
este filtrado por iconos, nos resultarán todas las celdas que
poseen la misma flecha.



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Quitar duplicados

Excel 2007 permite eliminar u ocultar valores duplicados.
Se debe tener en cuenta la diferencia entre ambas
operaciones, porque la segunda elimina totalmente los
registros.

Filtrar valores únicos

Una vez seleccionada el área de datos, basta pedir Filtro –
Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar.







En la ventana correspondiente activa
la acción Filtrar la lista sin moverla a
otro
la casilla de
verificación Sólo registros únicos.
Pulsa Aceptar.

lugar y marca

Si copias posteriormente la tabla a otra
celda, sólo se copiarán los registros
únicos.

Para quitar el filtro elige Borrar en el grupo Ordenar y
Filtrar y se recuperarán los duplicados.



Quitar duplicados

Esta operación elimina totalmente los valores de registros
que estén duplicados. Por eso deberás tener prudencia en
su manejo.



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Una vez seleccionados tus datos,
busca el grupo Herramientas de
datos y elige Quitar duplicados.

Es aconsejable que indiques que
se selecciona toda la tabla, para
evitar romper emparejamientos, y que tu tabla tiene
encabezados.

Si no los tiene, debes crearlos.







Destacar duplicados



Existe una tercera opción, que es la de destacar
duplicados mediante un formato condicional. Para ello
selecciona tu tabla, abre la cinta Inicio, busca Formato
condicional y elige en primer lugar Resaltar reglas de
celdas y después Duplicar valores. Observa en la
imagen que se han destacado en rojo oscuro los
valores duplicados.







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