PDF de programación - Utilidades - Guía rápida de Excel 2007

Guía rápida de Excel

Utilidades

A. Roldán 2009

Guía rápida de Excel 2007

Utilidades

Índice

Operaciones diversas

 Textos largos
 Subíndices y superíndices
 Salto de línea
 Suprimir líneas de división
 Protección de una hoja

Inserción de objetos



Inserción de fórmulas
Inserción de imágenes


 Cuadros de texto
 Comentarios



Inserción de símbolos

Vínculos

 Vínculos entre dos documentos
 Hiperenlaces


Operaciones diversas

Textos largos

Si al escribir en una celda aparecen signos ###, significa
que el contenido no cabe en la anchura actual de la
columna.

Para que desaparezcan, aumenta la anchura de la
columna. Para ello señala con el ratón la línea divisoria
entre la cabecera de la columna y la siguiente.



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Si arrastras esa línea a la derecha, aumentarás la anchura
y desaparecerán los signos ###. Otra alternativa es pulsar
con doble clic, y el ajuste será automático.



Escritura de subíndices y superíndices

Es una prestación tan útil como la anterior, pero antes de
aprenderla ten en cuenta que sólo podrás usar estos
efectos de fuente en las celdas que contengan textos, pues
en las fórmulas (aunque sean de tipo texto) no son
admitidos. Sólo los puedes usar en títulos o etiquetas.

Para escribir un subíndice, por ejemplo x3, deberás escribir
todo el texto deseado sin subíndices, por ejemplo x3.
Después sigue estas operaciones:

Selecciona el carácter o caracteres que deseas convertir en
subíndices, y abre la ventana de diálogo Fuentes desde la
cinta de Inicio, grupo Fuentes, botón inferior situado a la
derecha:



y se abrirá la ventana de formatos de caracteres:



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Activa la opción de Subíndice o Superíndice y termina con
Aceptar.

Con este mismo procedimiento se pueden alterar
parcialmente los colores, los estilos de negrita o cursiva,
etc. En la imagen puedes ver alguno de estos efectos
dentro de la misma celda:



Salto de línea en una celda


A veces deseamos escribir en una celda un aviso o
explicación que tenga estructura de párrafo formado por
varias líneas, para evitar un exceso de anchura. Por
ejemplo, para una nota muy importante.



En realidad, lo que pretendemos es poder incluir saltos de



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línea en una misma celda. Para lograrlo selecciona la celda
deseada y pulsa el botón Ajustar texto de la cinta Inicio

Comienza a escribir en la celda y usa la combinación de
teclas Alt – Intro para producir los saltos de línea.



Suprimir líneas de división

Puedes lograr que en un libro no se vean las líneas de
división de las celdas. Basta activar o desactivar la opción
Líneas de cuadrícula del grupo Mostrar u ocultar en la
cinta Vista:



Protección de una hoja

Una hoja de cálculo se puede
proteger contra cambios.

Basta acudir a la cinta Revisar y

pulsar sobre Proteger hoja. Se pediré una contraseña que
se puede ignorar, y con ello todas las celdas definidas
como protegidas lo estarán de forma efectiva.

Para anular la protección se acude al mismo botón, que
ahora llevará el rótulo de Desproteger hoja. Si has
establecido una contraseña, te la pedirá.

Hay que tener en cuenta que:

- Cada celda tiene el carácter de bloqueada o de
desbloqueada. Cuando se crea un documento nuevo, todas



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las celdas se consideran protegidas, pero esa cualidad no
se hace efectiva hasta que no se protegen las hojas de
cálculo completas. El carácter de protegida se establece en
Formato de celda en la opción de Bloquear celda:

- Si se protege la hoja de cálculo, esa
cualidad de protegidas se hace efectiva y
ya no podrás alterar ninguna celda, salvo
que con las mismas órdenes se vuelva a
desproteger toda la hoja.

- Para desproteger sólo unas celdas
concretas y que las demás sigan protegidas
se debe usar el Formato de celda y activar
Bloquear celda.

- Si en lugar de proteger una hoja se protege todo el libro,
lo que se protege es la estructura de hojas, que no se
pueden eliminar ni cambiar, pero las celdas no alteran su
carácter por ello.



Inserción de objetos

Inserción de fórmulas

Excel posee un buen editor de fórmulas. Prácticamente es
el mismo de la versión anterior, pero en Word 2007 la
gestión es mucho más visual. Si te satisface más, crea las
fórmulas en Word y las copias a Excel.

Con ver la barra de herramientas en Word te darás cuenta
de la diferencia:



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No obstante, la gestión interna es muy parecida.

Debes abrir la cinta de Insertar y elegir Objeto



En la ventana que obtienes elige Microsoft Editor de
ecuaciones 3.0



Una vez abierto el Editor deberás guiarte por tu sentido
común para ir eligiendo las distintas estructuras



Por ejemplo, para conseguir la fórmula



deberás ir eligiendo las estructuras de integral, fracción,
raíz cuadrada, potencia e ir escribiendo el resto desde el
teclado, señalando siempre en qué parte de la estructura
deseas escribir. La secuencia sería (mezclamos las
estructuras con lo escrito)

ln

1+



x 2 +1 x (del denominador) dx

Debes intentar crear fórmulas progresivamente más
complicadas y te darás cuenta de que no es muy difícil.

Inserción de imágenes



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En un documento de Excel se puede desear incluir un
logotipo del Centro, o una imagen que lo haga más
atractivo, o cualquier figura que aclare un proceso. Esta
operación se puede hacer fundamentalmente de dos
formas, o insertando desde un archivo o con las
operaciones de copiar y pegar.

Si se ha creado una imagen en un programa de dibujo
y se quiere transferir a Excel se usará el procedimiento
universal de Copiar y Pegar, pero en la mayoría de los

casos es preferible usar Pegado especial. En la ventana
de opciones puedes elegir el tipo de formato deseado. Es
aconsejable el de metarchivo mejorado:



Reduce su tamaño actuando sobre sus esquinas si "pisa"
algún dato importante. Si has conseguido pegarla como
Imagen, dispondrás de una cinta de herramientas para
actuar sobre esa imagen con varios comandos. Debes
pulsar sobre el rótulo “Herramientas de imagen” que
aparece en la parte superior de la pantalla.

Si disponemos de la imagen en un archivo, es preferible
usar la opción Imagen de la cinta Insertar:



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y buscaremos la imagen en un explorador de carpetas



Experimenta también la inserción de
Imágenes prediseñadas, Formas
básicas y SmartArt. Con estas
últimas podrás insertar relaciones, organigramas, rótulos,
pirámides, etc.



Las formas básicas admiten textos y cambios de formato,
por lo que constituyen una herramienta muy útil para
insertar objetos que llamen la atención



Como en anteriores versiones de Office, también
puedes insertar imágenes prediseñadas.



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Cuadros de texto

En la misma cinta de Insertar dispones de un botón para

abrir cuadros de texto.



Basta con pulsarlo y el cursor cambiará a forma de cruz
con un brazo alargado y arrastrando el ratón se podrá
dibujar con el tamaño que se desee. Una vez diseñado se
pueden escribir textos dentro de él o pegarlos directamente
desde un procesador de texto.



Se pueden cambiar las propiedades del cuadro de texto
pulsando sobre con el botón derecho para elegir la opción
de Formato de Forma



En él puedes cambiar las líneas, relleno, colores, etc.



Comentarios


Los comentarios son como etiquetas adhesivas que se leen
cuando pasa el puntero del ratón por la celda. Se usan para
explicar contenidos o estructuras de cálculo.



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Se sabe que una celda contiene una nota o comentario
cuando aparece un pequeño triángulo rojo en su esquina
superior derecha.



Para insertar un comentario se puede acudir a la cinta
Revisar y pulsar sobre el botón de Nuevo comentario



Se obtiene un cuadro de texto en el que se puede escribir
el comentario. Si se señala e comentario más adelante, es
posible modificarlo, eliminarlo, etc.



Inserción de símbolos

En algunos documentos pueden ser
necesarios símbolos especiales, como ∑, π,
©... Para conseguirlos puedes acudir a la cinta Insertar y
buscar en ella el botón de Símbolos, que te permite
insertar caracteres especiales no accesibles directamente
desde el teclado.

Obtendrás un cuadro de diálogo en el que, en primer lugar,
deberás concretar la fuente que vas a usar. Por ejemplo,
para letras griegas, la Symbol, y para pequeños iconos
Wingdings y similares.



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Después, pulsa sobre el carácter deseado y aparecerá su
código numérico. Con Insertar lo incorporas al texto.



Vínculos

Vínculos

Con la palabra vínculos nos referiremos a dos clases de
ellos: los hipervínculos (o enlaces, hiperenlaces, vínculos,
links, que de todas estas formas se nombran), que son los
propios de Internet y de los hipertextos, y la inserción de
objetos en una hoja
vinculados.
Comenzaremos por los segundos.

como objetos

Insertar objetos vinculados

En algunas ocasiones se desea disponer en un documento
(no necesariamente de Excel) de una copia de una tabla u
objeto situados en otro documento distinto, pero que al
cambiar los datos originales, esos cambios se reflejen en la
copia. Esta operación se conoce con el nombre de
vincular. En ellos se leen los datos directamente del
archivo que contiene el original.