PDF de programación - Tablas y gráficos dinámicas - Guía rápida de Excel 2007

Guía rápida de Excel Tablas y gráficos dinámicos

A. Roldán 2010



Tablas y gráficos dinámicos

Tablas dinámicas
Cambios en una tabla dinámica
Filtrados
Opciones de tabla
Configuración de campo
Otras operaciones
Subtotales
Gráficos dinámicos



Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos
que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes.
Normalmente, una tabla de datos de Excel no puede
cambiar de estructura. Podemos ordenar
los datos,
filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas y
columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas
dinámicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la
vez resumir datos.

Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a
urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Los
doctores van dejando partes de asistencia de forma algo
desordenada y según la gravedad de la intervención,
horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios
distintos en cada intervención. Copia o construye una tabla
similar a la de la imagen, que contiene, con datos
totalmente
los partes de asistencia
correspondientes a 10 días.

imaginarios,

En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla
original. Puedes completarlo con más datos.

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Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna
presentación u orden, y nuestro objetivo será ahora
estructurarlos. Por ejemplo, deseamos calcular
los
honorarios de los doctores según su actuación en los
distintos barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas,
para resumir datos según la estructura que deseemos.
Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo con él.

Diseño de la tabla dinámica

Señala con el ratón cualquier celda de la
tabla de datos, abre la cinta Insertar, y en
el grupo Tabla dispones de la opción de
Tabla dinámica. Pulsa sobre ella.

Se iniciará el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Acepta las opciones que te propone y pulsa en Aceptar. Es
recomendable que mantengas la opción de Hoja nueva y
que no corrijas el rango si está bien leído.

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Urgencias La RápidaParte de intervenciones a domicilioDecena del 1 al 10 de Octubre de 2008DíaBarrioDoctorGravedadImporte1La ElipaPérez150 €1ConcepciónSalinas175 €1ConcepciónYuncos3100 €2La ElipaSalinas2100 €1La ElipaYuncos350 €3La ElipaPérez3100 €3ConcepciónPérez375 €3San PascualPérez275 €2La ElipaPérez2100 €4San PascualPérez1100 €4San PascualSalinas250 €5La ElipaSalinas150 € Guía rápida de Excel Tablas y gráficos dinámicos

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Sitúala donde quieras y pulsa en Aceptar. Lo que viene
ahora es muy importante. Dispondrás de

 una lista de campos
 un diseño de tabla
 una cinta de comando propia



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Ahora debemos
indicar qué
datos deseamos que aparezcan
en columna, fila o en el interior
de la tabla. En nuestro caso
deseamos cruzar los datos de
doctores con barrios y calcular
el importe que se les debe.

Señala el botón Doctor en la
lista de campos y arrástralo
hasta Rótulos de Columna
(parte
la
pantalla). Haz lo mismo con el
botón Barrio. Arrástralo hasta
Rótulos de Fila. Por último,
arrastra el campo Importe a la zona de Valores.

inferior derecha de

También puedes arrastrarlos al diseño de tabla que tienes
a la izquierda. En este caso arrastrarías el campo Doctor a
la línea “Coloque campos de columna aquí” y el Barrio a
“Coloque campos de fila aquí”. El Importe lo llevarías a la
zona central “Coloque datos aquí. Este era el método
tradicional. Usa el que quieras.

Estudia bien la imagen de la derecha. Los tres campos
están activados y cada uno situado en una zona diferente.



Efectuadas estas operaciones, verás que se ha formado en
la zona de diseño la tabla dinámica que deseabas, con los
doctores en columna, los barrios en filas y el importe como
valor de relleno de los datos.



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Suma de ImporteDoctorBarrioPérezSalinasYuncosTotal generalConcepción350275350975La Elipa7251501501025San Pascual300150350800Total general13755758502800 Guía rápida de Excel Tablas y gráficos dinámicos

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Es sorprendente la construcción de la tabla, porque Excel
lo ha organizado todo sin nuestra intervención, incluidos
totales por filas y columnas. Este diseño básico se puede
cambiar después, como veremos a continuación. No pases
adelante hasta tener la seguridad de que has obtenido
exactamente lo que deseabas.

Cambio de operaciones

Observa que en la esquina superior izquierda de la tabla
creada figura un botón rotulado como “Suma de Importe”.
Imagina que se quisiera contar los pagos en lugar de
sumarlos. Para conseguirlo haz doble clic en ese nuevo
botón Suma de Importe. Aparecerá una ventana de
opciones.



En la lista Resumir campo de valor por: elige Cuenta en
lugar de Suma, porque lo que deseamos es contar cuántos
importes distintos se deben a los doctores.



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Si lo que se desea es contar las frecuencias en cada
celda, no importa mucho el campo que se sitúe en Datos.
En lugar de Importe se podía haber usado la Gravedad,
porque aquí sólo deseamos contar doctores y barrios.
Incluso podías haber elegido un campo no numérico.

Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos. No
sigas hasta haber realizado varios cambios y comprobado
que funcionan.



de

forma

Cambios inmediatos en la tabla

El diseño de una tabla dinámica puede
cambiarse
inmediata
trasladando los botones de campo con el
ratón, dentro de la misma tabla. Por
ejemplo, se pueden intercambiar filas y
columnas, o si existen dos botones en la
misma
fila, se pueden mover para
ordenarlos de forma distinta y alterar así su prioridad en el
esquema. Prueba a mover así algunos botones de campo
y observa los cambios que se producen.

En la imagen de la derecha podrás observar la forma en
que se organiza la tabla si movemos el botón Doctor desde
las columnas a las filas, detrás del campo Barrio, que así
conserva la prioridad, quedando el campo Doctor como
secundario. Si habías pretendido lo contrario, mueve el
campo Doctor a la izquierda del Barrio,
para darle mayor prioridad. Quedaría
así:

Los
se
organizaban por barrios, ahora se
refieren a doctores.


subtotales,

que

antes

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Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón
se puede acceder a varias opciones interesantes. Por
ejemplo a la de actualizar datos. Cuando se cambian los
datos de origen, la tabla dinámica no refleja esos cambios.
Por eso es importante disponer de la opción de actualizar
datos.


Al llegar a este punto puede ocurrir que no veas la lista de
campos, o las herramientas de tabla dinámica. En ese caso
señala una celda de la tabla y busca arriba el rótulo de
“Herramientas de tabla dinámica”. Si lo activas, volverás a
ver todas las opciones.



Si tampoco ves la lista de campos, actívala con el último
botón de la cinta: “Lista de campos”.



Filtrados

la

Una vez organizada
tabla dinámica, se pueden
establecer filtrados, es decir reducciones de los datos a una
o varias categorías. Por ejemplo, en la anterior tabla se
puede desear estudiar sólo los partes de gravedad 2 ó 3.
Para ello mueve el botón de Gravedad desde la lista de
campos de la derecha hasta la parte superior de la tabla,
rotulada como “Coloque campos de página aquí”. Esa parte
es la que sirve para filtrar datos sin alterar la estructura
de la tabla. Quedará así:



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Si ahora pulsas sobre la flecha situada a la derecha del
nuevo botón, podrás elegir entre los niveles 1, 2 ó 3 de
gravedad. En la imagen que sigue se han elegido los
niveles 2 y 3. Observa que previamente hay que activar la
casilla de “Seleccionar varios elementos”.



Pulsa aceptar y la tabla se reducirá a
los datos de gravedad mayor que 1:



Hemos efectuado un filtrado mediante una variable distinta
de las estudiadas, pero también podríamos filtrar los
barrios o los doctores. Observa la flecha existente a la
derecha de sus botones. Intenta por ejemplo, establecer un
filtro en el que sólo figuren los barrios de Concepción y San
Pascual. Estudia la imagen que refleja la operación y más
abajo el resultado. Este filtrado altera la estructura de la
tabla.



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Para deshacer el filtro, actívalo de nuevo y ahora eliges
(Todo)



Resumen de campos de una tabla

Paramos un momento la explicación para repasar los
papeles distintos que juegan los campos en una tabla
dinámica. Lo efectuaremos a partir de esta imagen:



Campo de página: Es el que se sitúa en la parte superior
de la tabla, en este caso Barrio. Sólo sirve para filtrar, por
lo que es probable que no lo rellenes.

Campo de columna: Determina cómo se