PDF de programación - Utilidades - Guías Apache OpenOffice Calc

Guías Apache OpenOffice Calc

Utilidades

Guía 6

UTILIDADES



CONTENIDO

Utilidades............................................................................. 1

Contenido .......................................................................... 1

Diseño de impresión ......................................................... 3

Preparación para la impresión ........................................ 3

Vista preliminar ............................................................... 3

Diseño de Página ........................................................... 5

Página ............................................................................. 5

Encabezamiento y pie de página .................................... 6

Rangos de impresión ...................................................... 9

Distribución por páginas ............................................... 11

Imprimir ......................................................................... 12

Otras utilidades ............................................................... 14

Auditoría de fórmulas - Detective ................................. 14

Revisión ortográfica ...................................................... 16

Obtención de ayuda ...................................................... 19

Asistentes y plantillas ................................................... 21







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DISEÑO DE IMPRESIÓN

PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN

Los documentos elaborados en Calc se suelen distribuir
impresos o como parte de una publicación más amplia. Por
eso es conveniente repasar aquí algunos detalles sobre la
impresión de documentos. Lo que se explica a continuación
está contenido fundamentalmente en dos menús; el de
Archivos y el de Formatos. Comenzaremos con el
primero, porque para trabajos elementales no es necesario
un diseño complejo de página.

VISTA PRELIMINAR

En muchos trabajos se puede pasar a la impresión sin
definir áreas ni diseñar página. Por eso comenzamos con la
operación más sencilla, que es la de la Vista preliminar.
Para acceder a ella búscala en el menú Archivo – Vista
preliminar. Una vez abierta, dispones de herramientas
para mejorar la impresión sin acudir a otras opciones más
complicadas



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En primer lugar, sobre la vista preliminar se te ofrece un
desplazador de escala, que te permite aumentar o disminuir
el tamaño de la fuente. A su derecha, el botón Márgenes,
si lo activas, te permite arrastrar dichos márgenes con el
ratón para ajustarlos a tus preferencias.



Con el botón Formato de página accedes a todos los
diseños de hoja y página que explicaremos en el siguiente
apartado. Puedes irlos viendo mientras tanto,

Más a la izquierda dispones de los botones de zoom para
cambiar el tamaño de la vista y finalmente, un navegador
para desplazarte por las páginas que deseas imprimir.
Todo muy intuitivo y que no presenta ninguna dificultad.

Una vez definida la impresión, puedes acudir al botón
correspondiente para pasar a la impresión directa. En



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todo caso, a la derecha de la barra de herramientas tienes
el botón de Cerrar la vista preliminar para volver de
nuevo a las hojas.

DISEÑO DE PÁGINA

Sea desde la vista preliminar, o siguiendo la ruta Formato
– Página accedes al diseño de página o preparación para
la impresión. Existen muchas opciones, como puedes ver
en la imagen

Las vemos una a una en sus aspectos más destacables:



PÁGINA

Algunas opciones apenas necesitan explicación.
Los márgenes los puedes concretar en cm.,
aunque quizás te sea más cómodo moverlos en
la Vista preliminar. También es fácil entender el
tamaño estándar A3, A4,… y la orientación
vertical u horizontal.

En la lista de tamaños figura el de “Usuario”. Si lo eliges,
puedes alterar el ancho y el alto de la impresión, pero es
responsabilidad tuya el que encaje luego bien en la
impresora.



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En la parte derecha de la ventana se te
ofrecen las opciones para distribución
masiva de la impresión, como la opción
reflejada, que te organiza los márgenes
como para un libro, o la de ver sólo las
páginas a derecha o a la izquierda, y la
otra parte en blanco. Es un tema que sobrepasa los
objetivos de estas guías.

Las siguientes pestañas, Bordes y Fondo no son
interesantes en el momento de imprimir.



ENCABEZAMIENTO Y PIE DE PÁGINA

Estas dos posibilidades sólo son útiles si vas a imprimir las
hojas. La primera de ellas, pestaña Encabezamiento, nos
ofrece estas posibilidades:



En primer lugar, debes comprobar que está activado el
encabezamiento. Después puedes concretar márgenes y
dimensiones, y en último lugar rellenar el contenido del
encabezado con el botón Editar. Si lo deseas, con el botón
Opciones puedes definir mejor las características del



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encabezamiento. En realidad, para Calc
necesario mucho refinamiento.

tampoco es

Edición del encabezamiento

Con el botón Editar… podemos insertar varios elementos
de encabezamiento. Los tienes
en la ventana que se abre y
casi no necesitan explicación.

editar

En primer lugar advierte que
zonas
puedes
distintas de encabezamiento, como hemos rellenado en el
documento que estás leyendo. Por defecto, si no decides
nada, sólo aparecerá el nombre de la hoja en la zona
central. Así pues, ve señalando cada una de las tres zonas
y usa el botón adecuado para cada operación. De izquierda
a derecha son:

tres

Atributos del texto: No necesita explicación. Selecciona
un texto del encabezado y cámbialo a negrita, cursiva o
aumenta su tamaño.

Título: Inserta el nombre del documento en el que estás
trabajando. Nosotros lo hemos insertado en la zona central
y con el primer botón hemos modificado la fuente.



Nombre de la hoja: Te inserta el nombre de la hoja actual.
En la imagen figura como Hoja 1 en la zona derecha. Si
alteras ese nombre, cambiará automáticamente en el
encabezado.



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Número de página: Los dos siguientes botones insertan el
número de página actual y el total respectivamente. Sólo
insertan el número. Lo que ves en la imagen, de pág 1 de
99 se ha completado escribiendo los textos “pág” y “de”.

Fecha y hora: Si las insertas, no se actualizarán hasta que
no vuelvas a la Vista preliminar. Observa que la fecha de
arriba está en 00/00/0000, y al abrir la vista antes de
imprimir ya se ve con sus valores correctos:



Por último, recuerda que los textos que figuren entre unos
datos y otros has de escribirlos tú, como el de “a las” que
ves entre fecha y hora,

También puedes tener en cuenta que más arriba de los
botones dispones de un catálogo de encabezados que te
puede liberar de tener que diseñarlos:



Cuando termines el encabezado pide de nuevo Archivo -
Vista preliminar para ver los cambios, pues a veces se
interfieren y producen una impresión poco clara.

Todo lo que se ha explicado sirve también para el Pie de
página, que lo tienes en la siguiente pestaña del Formato
– Página. No lo recargues mucho.



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RANGOS DE IMPRESIÓN

Si no se indica lo contrario, Calc imprime todas las celas
que contengan datos. Si deseas imprimir sólo una parte de
la hoja deberás concretar el área de impresión. Para ello
selecciona en primer lugar un rango de datos cualquiera y
usa Formato – Imprimir rangos. De las cuatro opciones
elige Definir.

Inmediatamente se harán visibles los
saltos de página. En la imagen se ha
seleccionado un rango pequeño, y por
eso las líneas las verás muy próximas
entre sí.





Si ahora vuelves a la Vista preliminar
observarás que lo que escribas en la
parte derecha de la línea no se verá,
porque no pertenecen al rango de
impresión definido.



Si desearas imprimirlos también, deberías modificar el
rango de impresión. O bien lo eliminas con la opción
Quitar, para después definir otro nuevo, o acudes a la
opción de Editar. En su ventana se te ofrecen tres
posibilidades interesantes:



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En primer lugar, en la línea que define el rango de
impresión puedes cambiar su referencia, de $B$2:$E$15 a
$B$2:$G$15, por ejemplo, y ya entrarían los números que
faltaban en el rango.

Las otras dos prestaciones consisten en fijar filas o
columnas para que aparezcan en todas las hojas al
imprimir. Cambia la opción “ninguno” por la de “definida por
el usuario”. Después señala con el ratón la línea de edición
situada a su derecha y selecciona, recorriéndolas con el
ratón, las filas o columnas que deben imprimirse siempre.
Observa la forma de nombrar filas $1:$3 o columnas $A:$B







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DISTRIBUCIÓN POR PÁGINAS

Calc está orientado a tablas, no a páginas, por lo que a la
hora de imprimir pueden aparecer las tablas troceadas, o a
falta de una fila o columna. Por ello es muy interesante
concretar cómo se reparte la información en páginas. Para
ello vuelve al Formato – Página y abre