PDF de programación - Tablas dinámicas - Guía rápida de Apache OpenOffice Calc 4

Guías Apache OpenOffice Calc 4

Tablas dinámicas

Guía 12

TABLAS DINÁMICAS





CONTENIDO

Tablas dinámicas ................................................................ 1

Contenido .......................................................................... 1

Tablas dinámicas .............................................................. 2

Diseño de la tabla dinámica ............................................ 3

Cambio de operaciones .................................................. 6

Cambios inmediatos en la tabla ...................................... 7

Filtrados .......................................................................... 8

Configuración de campo ............................................... 12

Obtención de subtablas ................................................ 13

Subtotales ..................................................................... 14

Otras operaciones ........................................................ 15

Anexo .............................................................................. 16

Tabla de datos auxiliar .................................................. 16









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TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos
que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes.
Normalmente, una tabla de datos de Calc no puede
cambiar de estructura. Podemos ordenar
los datos,
filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas y
columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas
dinámicas es la posibilidad de cambiar esa estructura y a la
vez resumir datos.

Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a
urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Los
doctores van dejando partes de asistencia de forma algo
desordenada y según la gravedad de la intervención,
horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios
distintos en cada intervención. Copia la tabla contenida en
el Anexo de este documento en un libro de Calc. Contiene,
con datos totalmente imaginarios, los partes de asistencia
correspondientes a 10 días.

En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla



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Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna
presentación u orden, y nuestro objetivo será ahora
estructurarlos. Por ejemplo, podemos desear calcular los
honorarios de los doctores según su actuación en los
distintos barrios, o dividir los partes según la gravedad o los
barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas, para
resumir datos según
la estructura que deseemos.
Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo.

DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA

Señala con el ratón cualquier celda de la
tabla de datos, abre el menú Datos, elige
Tabla dinámica y después Crear.

Se iniciará el Asistente para tablas y
gráficos dinámicos.

En primer lugar has de decidir si usas la
selección actual o un origen de datos

registrado. En nuestro caso nos conviene la primera.

La ventana que se abre es muy interesante, y debes
intentar comprenderla lo antes posible.



Dispondrás de





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Una lista de campos

Si la tabla está bien diseñada, Calc recogerá
todos los campos definidos (Rótulos superiores de
las columnas): Día, Barrio, Doctor,…Son objetos
que se pueden arrastrar con el ratón.



Un diseño de tabla

Se te ofrecen cuatro espacios para
situar los campos:

De página: Lo veremos más
adelante

De columna: Ahí se situarán los
campos que desees que se lean en

columna.

De fila: Idéntico al anterior, pero por filas.

De datos: Este contendrá los datos principales que desees
destacar, por ejemplo, el importe, que situarán en el
interior, en las celdas.. Ya verás que puede coincidir con
los de las otras zonas.

Ahora debemos
indicar qué datos deseamos que
aparezcan en columna, fila o en el interior de la nueva
tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de
doctores con barrios y calcular el importe que se les debe.

Señala el botón Doctor en la lista de campos y arrástralo
hasta Campos de Columna. Haz lo mismo con el botón
Barrio. Arrástralo hasta Campos de Fila. Por último,
arrastra el campo Importe a la zona de Datos.



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Efectuadas estas operaciones, pulsa en Aceptar y verás
que se ha formado, debajo de tus datos (así al menos suele
estar predefinido. Quizás en tu equipo la construya en otra
hoja), la tabla dinámica que deseabas, con los doctores en
columna, los barrios en filas y el importe como valor de
relleno de los datos.



Además, se han ajustado los totales y se ofrecen filtros
para las operaciones que iremos viendo.

Si pulsas con el botón derecho sobre esta tabla recién
creada puedes Editar el diseño, y efectuar los cambios
que desees. Por ejemplo, si no te gusta que haya
aparecido debajo de la otra, pulsa sobre el botón Opciones
y elige en “Resultado en…” Nueva hoja



Al pulsar en Aceptar la tabla dinámica se trasladará a una
hoja nueva.





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CAMBIO DE OPERACIONES

Observa que en la esquina superior izquierda de la tabla
creada figura un botón rotulado como “Suma de Importe”.
Imagina que se quisieran contar los pagos en lugar de
sumarlos. Para conseguirlo vuelve a Editar diseño, al igual
que en el párrafo anterior, busca el botón Suma – Importe
y haz un doble clic sobre él. Esto te abrirá la posibilidad de
cambiar Suma por Contar.



Elegimos Contar en lugar de Suma, porque lo que
deseamos es contar cuántos importes distintos se deben a
los doctores. Acepta dos veces y obtendrás la misma tabla
pero con recuentos:



Si lo que se desea es contar las frecuencias en cada
celda, no importa mucho el campo que se sitúe en Datos.
En lugar de Importe se podía haber usado la Gravedad,
porque aquí sólo deseamos contar doctores y barrios.
Incluso podías haber elegido un campo no numérico.

Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos. No
sigas leyendo hasta haber realizado varios cambios y
comprobado que funcionan.





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CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA

tabla

la misma

El diseño de una tabla dinámica puede cambiarse de forma
inmediata trasladando los botones de campo con el ratón,
dentro de
(no hay que acudir
obligatoriamente al diseño salvo que el manejo resulte
confuso). Por ejemplo, se pueden intercambiar filas y
columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se
pueden mover para ordenarlos de forma distinta y alterar
así su prioridad en el esquema. Prueba a mover así
algunos botones de campo y observa los cambios que se
producen.

En la imagen de la derecha podrás
observar la forma en que se organiza la
tabla si movemos el botón Doctor desde
las columnas a las filas, debajo o a la
derecha del campo Barrio, que así
conserva la prioridad, quedando el campo Doctor como
secundario.





Si habías pretendido lo contrario, mueve
el campo Doctor a la izquierda del
Barrio, para darle mayor prioridad.
Quedaría así:





No han aparecido subtotales. Aunque los
intenta
explicaremos más adelante,



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volver al diseño y con el botón Doctor, agregar dichos
subtotales. Lo tomamos como un ejercicio. En la imagen se
han añadido subtotales para el Importe.





Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón
se puede acceder a varias opciones interesantes. Por
ejemplo a la de Actualizar. Cuando se cambian los datos
de origen, la tabla dinámica no refleja esos cambios. Por
eso es importante disponer de la opción de actualizar
datos.

Practica mucho los cambios de diseño de la tabla: puedes
organizar todo en una columna o en una sola fila, cruzar
tres variables en lugar de dos y otros muchos más diseños.




FILTRADOS

Filtro de informe

la

Una vez organizada
tabla dinámica, se pueden
establecer filtrados, es decir reducciones de los datos a una
o varias categorías. Por ejemplo, en la anterior tabla se
puede desear estudiar sólo los partes de gravedad 2 ó 3.
Para ello activa el diseño (ya sabes cómo) y mueve el
botón de Gravedad desde la lista de campos de la derecha
hasta la del “Campo de página”. Esa parte es la que sirve
para filtrar datos sin alterar la estructura de la tabla.



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Simultáneamente aparecerá una nueva cabecera en la
tabla dinámica, para que puedas elegir los valores que te
interesen. Aquí tenemos un problema, y es que no
podemos filtrar 2 o 3, sino uno solo de ellos:

Si ahora pulsas sobre la flecha situada a la
derecha del nuevo botón,
podrás elegir entre
los
niveles 1, 2 ó 3 de
gravedad. En la imagen
que sigue se ha elegido el nivel 1. Si
pulsas Aceptar la tabla se reducirá a los
datos de gravedad mayor que 1. Pero esto no resuelve
nuestro problema. Tendremos que devolver Gravedad a su
lista y usar el filtro general, botón que queda sobre la tabla
dinámica.

Al pulsarlo se nos permite filtrar según un criterio:



Lo entenderás fácilmente: O la grav