PDF de programación - Módulo 3: Elementos esenciales del formulario - Bases de datos en la enseñanza. Open Office

Ministerio de Educación

Base de datos en
la Enseñanza.
Open Office

Módulo 3: Elementos esenciales del formulario

Instituto de Tecnologías Educativas
2011

Elementos esenciales de un formulario

Tras crear un formulario y abrirlo en pantalla ya intuimos lo fácil que resulta trabajar con él. Pues bien, esta sencillez es una de sus principales
características.

Para utilizar un formulario basta con usar los distintos campos que lo componen para añadir, modificar o visualizar los datos de nuestras tablas.



Objetivos

Reconocer los distintos elementos que componen la ventana de formulario.

Aprender a añadir información a nuestras tablas mediante formularios.

Buscar y ordenar datos desde el propio formulario.

Añadir nuevos campos al formulario.

Ventana del formulario

Además de los campos que muestra el cuerpo principal del formulario es importante que nos fijemos en los distintos elementos que componen la
ventana de cualquier formulario pero, principalmente la barra de herramientas con cuyos botones podremos realizar todo tipo de tareas dentro de un
formulario. En la figura 3.12 podemos ver una ventana de un formulario con indicación de los diferentes elementos que lo integran.

1 Figura 3.12



Dentro del formulario vemos una barra de Menús con los mismos menús que muestra el procesador de textos Writer, si bien es cierto que dentro de
ellos aparecen algunas opciones específicas de los formularios.

La barra de herramientas Estándar, al igual que los menús, contiene los mismos botones que observamos cuando estamos escribiendo
cualquier documento en Writer.

La barra de herramientas Diseños de formularios sólo se encuentra activa cuando editamos un formulario o cuando lo creamos en modo
diseño. Sus diferentes botones los veremos más adelante.

La barra de herramientas Navegación de formularios es la barra que tenemos activa cuando trabajamos con los datos en un formulario
cualquiera y en ella encontramos botones para movernos por los diferentes registros, botones para filtrar los datos del formulario, botones para
ordenar los registros por diferentes campos, etc.

Por último, la barra de Estado nos ofrece determinado tipo de información a la vez que nos permite modificar determinados parámetros.

Truco

Si quieres cambiar el color de fondo del formulario o incluso sustituirlo por una imagen, haz clic con el botón derecho sobre cualquier espacio
vacío y selecciona el comando Página. Selecciona la pestaña Fondo y en la lista desplegable Como elige si quieres utilizar un color o un
gráfico de fondo.

Añadir información a las tablas

Una vez abierto el formulario, haz clic en el botón Registro nuevo en la barra de herramientas Navegación de formularios como puedes ver en la
siguiente figura 3.13. A continuación, haz clic dentro del campo en el que queremos introducir los datos.



2 Figura 3.13



Para introducir datos en otro campo podemos volver a hacer clic con el ratón sobre otro campo o pulsar la tecla Tabulador. Este último método sin
lugar a dudas es mucho más cómodo.

Además de la tecla Tabulador existen otros atajos de teclado que te pueden resultar útiles, observa la siguiente tabla:



Tecla

Acción

Flecha arriba

Si el cursor se encuentra en un campo numérico aumenta en uno la cantidad que el campo
contenga. Si el cursor se encuentra en un campo de texto no hace nada.

Flecha abajo

Si el cursor se encuentra en un campo numérico disminuye en uno la cantidad que el
campo contenga. Si el cursor se encuentra en un campo de texto no hace nada.

Inicio

Fin

Coloca el cursor al principio del campo en el que se encuentra.

Coloca el cursor al final del campo en el que se encuentra.

Tabulación o Intro

Al pulsar esta tecla el cursor se coloca en el campo siguiente del formulario. Si el cursor se
encuentra en el último campo del formulario pasa al registro siguiente.

Mayús +Tabulación

Al pulsar esta combinación de teclas el cursor se coloca en el campo anterior del formulario.
Si el cursor se encuentra en el primer campo del formulario pasa al registro anterior.

Actividad 1

3 1. Vamos a crear un sencillo formulario que utilizaremos para comprobar los profesores que tenemos en nuestra base de datos y añadir
nuevos registros si fuera necesario. Si quieres, puedes hacer clic aquí para descargar una base de datos con todo lo necesario para
completar la actividad

2. Abre la base de datos y eEjecuta el Asistente para formularios. En el Paso 1 selecciona la tabla Profesores.

3. Añade todos los campos al formulario menos IDProfesor y haz clic en el botón Siguiente.

4. En el Paso 2 del Asistente dejamos desactivada la casilla Agregar subformulario. Haz clic en el botón Siguiente.

5. Elige una opción entre alguna de las disposiciones disponibles para el formulario principal. Si decides utilizar la primera de ellas,

también podrás elegir en la parte superior la orientación de los campos: Izquierda o Derecha.

6. Haz clic en el botón Siguiente.

7. En el Paso 6 deja todo tal como aparece por defecto y pulsa el botón Siguiente.

8. En este Paso 7 selecciona el estilo de fondo y el tipo de borde que más te guste para los campos del formulario. Puedes comprobar su

aspecto de inmediato, OpenOffice Base aplica el estilo seleccionado sobre el formulario después de hacer clic sobre alguna de las
opciones disponibles.

9. Haz clic en el botón Siguiente.

10. En el último paso, si es que no aparece ya por defecto, asigna al nuevo formulario el nombre de Profesores.

11. Selecciona Trabajar con el formulario y haz clic en Finalizar.

12. Con el formulario Profesores abierto, añade algún nuevo registro para practicar con él.

13. Recuerda que para añadir un registro nuevo debes hacer clic sobre el botón Registro nuevo

situado en la barra de herramientas

Navegación de formularios.

La barra de herramientas Navegación de formularios

Otra forma de navegar en un formulario es, como ya hemos dicho utilizando la barra de herramientas Navegación de formularios que podemos ver con
detalle en la figura 3.14.

Figura 3.14



Los diferentes botones de esta barra no nos sirven para navegar por los campos que integran un formulario, sino para navegar por los diferentes
registros que utiliza dicho formulario. A continuación se especifica qué acciones realizan algunos de estos botones:

Registro nuevo: Si hacemos clic sobre este botón mostrará el formulario con todos los campos vacíos y el cursor intermitente en el primero de
ellos para que comencemos a introducir los datos de un nuevo registro.

Guardar registro: Este botón podemos usarlo para guardar los datos que hayamos introducido en un registro nuevo o en uno que estemos
modificando. Los registros también se guardan automáticamente cuando pulsamos Entrar (Intro) estando en el último campo del formulario.
Debemos tener en cuenta que para guardar un registro no es necesario rellenar todos los campos del formulario, bastará con que rellenemos
aquellos que sean obligatorios.

Deshacer: Este botón, al igual que en cualquier otra aplicación, elimina los cambios que hayamos realizado, bien sea modificando datos o
introduciendo datos nuevos en el registro actual. Esta opción es válida en la edición de datos.

4 Eliminar registro: Permite eliminar el contenido del registro que nos muestra el formulario. Esta acción elimina los datos de la tabla que los
contiene y ya no podremos recuperarlos, por lo que conviene tener muy claro que queremos borrar los datos.

Actualizar: Se trata de un botón que contiene en su interior dos acciones diferentes: Actualizar que muestra el contenido actualizado de la
tabla de la base de datos de la que toma los datos el formulario y muestra el primer registro de dicha tabla, y Reconstruir que simplemente
recompone la vista de la tabla de la base de datos. Debes utilizar esta última acción siempre que modifiques la estructura de la tabla.

Fuente de datos como tabla: Este comando permite cambiar la forma en que se muestra el formulario en pantalla. Si hacemos clic sobre él
cambiará el formulario mostrando los datos en forma de tabla (como podemos ver en la figura 3.15 y si volvemos a hacer clic, volverá a
mostrarlos como formulario). Esta forma de visualización de los formularios también podemos utilizarla para navegar por los registros, para
modificar datos de los registros y para añadir nuevos registros.

Figura 3.15

Localizar datos desde el formulario

Además de las tareas de introducción y modificación de datos, el formulario también podemos utilizarlo para buscar datos en las tablas o consultas y
mostrarlos con la estructura del formulario y para ello debemos saber cómo llegar hasta el registro concreto que queremos mostrar:



Navegando por los registros

Una forma sencilla de localizar esos datos que buscamos es utilizar los botones de navegación que nos ofrece la barra de herramientas Navegación de
formularios: Registro siguiente o Registro anterior para ir avanzando o retrocediendo, uno a uno, por los registros que muestra el formulario y Primer
registro o Último registro para ir directamente al principio o final de la tabla de datos o consulta. En la figura 3.16 podemos ver los botones que nos
permiten este tipo de navegación.

Figura 3.16



Buscar datos en los campos

Otra forma de localizar datos a través de un formulario es utilizar el botón Buscar, que es el primero de la barra de herramientas Navegación de
formularios. Cuando hacemos clic sobre él, aparece el cuadro de diálogo Búsqueda de registro de datos que nos muestra la figura 3.17. Escribe en
el cuadro Texto la palabra o palabras relacionadas con el registro que necesitas localizar y haz clic en el botón Buscar.



5 Figura 3.17



Nota

El cuadro de diálogo Búsqueda de registro de datos se encuentra disponible tanto para formularios, como tablas o informes y sus
funcionalidades son prácticamente las mismas.

Buscar por el número de registro

En la casilla Número de registro que muestra la figura 3.18, puedes escribir el número de reg