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Publicado el 11 de Junio del 2020
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10 paginas
Creado hace 9a (10/09/2011)
Ministerio de Educación

Base de datos en
la Enseñanza.
Open Office

Módulo 1: Introducción

Instituto de Tecnologías Educativas
2011

1 Introducción

Pero… ¿qué es una base de datos? Simplificando mucho, podemos decir que una base de datos es un conjunto de datos ordenados según
ciertas reglas y criterios. Si a esta definición le añadimos el concepto de Gestor de bases de datos nos encontramos ante una aplicación que
permite almacenar de forma ordenada, cualquier tipo de información, así como acceder y recuperar estos datos aplicando distintos filtros y
criterios de selección. Y es en esta última parte donde reside la verdadera razón de ser de las bases de datos: en las posibilidades de
recuperar sólo la información que necesitamos en cada momento, ordenarla e incluso aplicar operaciones aritméticas sobre ella.

Insistiendo en el concepto de “conjunto ordenado de datos”, podemos encontrar un ejemplo bastante claro en la diferencia existente entre un
montón de números de teléfono y direcciones escritos en trozos de papel o tenerlos organizados en una agenda. En ambos casos tenemos la
misma información, pero mientras que en el primero encontrar un número de teléfono puede llevarnos bastante tiempo, en el segundo caso, el
trabajo se puede reducir a unos pocos segundos. La diferencia se encuentra en la forma en que la información está almacenada y organizada.



Nota

En la actualidad, las bases de datos son el pilar fundamental sobre el que se sustentan la mayoría de los sistemas informáticos. Todo,
prácticamente todo, se encuentra almacenado en bases de datos. Algunas tan complejas como los sistemas administrativos públicos
(sanidad, hacienda, etc.) o tan sencillas como la gestión de reparaciones del taller mecánico donde arreglamos nuestro coche.

Objetivos

Conocer los conceptos fundamentales de las bases de datos.

Establecer un primer contacto con los elementos que componen cualquier base de datos: Tablas, Consultas, Informes y
Formularios.

1 Lo más importante, planificar.

Componentes esenciales de una base de datos

En prácticamente cualquier base de datos actual existen cuatro elementos esenciales: tablas, consultas, informes y formularios. Todos son
indispensables y necesarios:



Las tablas permitirán almacenar los datos.

Con las consultas podremos acceder a los datos almacenados, ordenarlos y filtrarlos por diferentes criterios.

Los informes serán la forma más eficaz de presentar nuestros datos.

Con los formularios se facilitan las tareas de introducción de datos.

Esta es una definición muy básica de cada uno de los elementos que forman parte de una base de datos pero suficiente para comenzar a
familiarizarnos con estos conceptos.



Tablas

Dentro de una base de datos, la información se almacena y se organiza en tablas; la figura 1.1 muestra un ejemplo. En cada tabla
encontraremos una serie de filas y columnas. A las filas de una tabla de una base de datos se les llama registros y a las columnas, campos.
Todos los datos que aparecen en un mismo registro se refieren a un mismo individuo y todos los datos que aparecen en un campo se refieren a
un mismo tipo de información sobre el individuo. A la intersección de un registro con un campo se le llama dato. Sobre todos estos conceptos
seguiremos trabajando pero es importante que empieces a familiarizarte con ellos.



2 Figura 1.1

Consultas

Las consultas tienen como propósito recuperar la información almacenada en las tablas. Con esta breve descripción podríamos pensar… ¿y por
qué no la miramos directamente en ellas? Pues bien, la ventaja se encuentra en la posibilidad que ofrecen las consultas de filtrar la información
y mostrar sólo aquellos datos que interesen en cada caso. Por ejemplo, imagina que tenemos una enorme base de datos con cientos de
recetas de cocina y resulta que hoy nos apetece hacer arroz. En este caso, crearíamos una consulta para obtener sólo aquellas recetas que
hablen de arroz. Otra de las características importantes de las consultas es que puedes utilizar más de una tabla para mostrar datos
relacionados. Esto es así gracias a que Base es un sistema de bases de datos relacional.

La figura 1.2 muestra el aspecto que tendría una consulta sencilla en OpenOffice Base.



3 Figura 1.2

Nota

Las consultas se forman a partir de diferentes expresiones que nos permitirán relacionarnos con la base de datos para extraer
información de una o varias tablas. Estas expresiones se crean empleando la interfaz de diseño de consultas y los asistentes de
OpenOffice Base, sirviendo éstos como puente entre el lenguaje interno de Base, o SQL y nuestros propósitos.

Formularios

Los formularios nos ayudarán principalmente en tareas de introducción de información. Cuando se trata de incluir pocos datos podemos hacerlo
directamente sobre las tablas pero cuando el volumen es importante, este método se vuelve poco eficaz. Para resolver este problema tenemos
los formularios donde la inclusión de datos se hace de forma mucho más intuitiva y sencilla. En la figura 1.3 podemos ver un ejemplo de
formulario. Además, y al igual que ocurre con las consultas, los formularios también permiten trabajar simultáneamente sobre varias de las
tablas de una base de datos.



4 Figura 1.3

Nota

Un aspecto menos conocido de los formularios pero muy útil en algunos casos es la búsqueda de información. OpenOffice Base permite
utilizar las herramientas de búsqueda también sobre nuestros formularios.

Informes

Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para obtener una copia impresa de los datos existentes en una
base de datos aunque existen otras posibilidades tan interesantes como la generación de archivos en formato PDF. Habitualmente, los informes
se suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución de consultas. De esta forma combinamos la posibilidad de seleccionar
sólo los datos que deseemos que nos ofrecen las consultas con la ventaja de imprimirlos que aportan los informes.

La figura 1.4 muestra la apariencia típica de un informe creado con OpenOffice Base. Como puedes comprobar su aspecto es muy similar a los
archivos de texto creados con Writer. Esta característica permitirá aprovechar nuestros conocimientos con esta herramienta y aplicarlos en el
diseño de formularios con Base.



5 Figura 1.4

Nota

Base denomina a cada uno de los elementos que hemos descrito objetos de la base de datos. En la figura 1.5 podemos ver claramente
en la parte izquierda de la interfaz de la aplicación los accesos disponibles para la creación de tablas, consultas, formularios e informes.



6 Figura 1.5

Muy importante, planificar la base de datos antes de crearla

Cuando trabajamos con bases de datos relacionales es habitual distribuir la información en diferentes tablas vinculadas entre sí. Esta
característica obliga a un proceso de planificación y diseño previo para obtener el resultado esperado. Piensa qué deseas almacenar en la base
de datos, qué datos necesitas recuperar y en definitiva, determina el propósito final del proyecto para establecer unos cimientos lo
suficientemente sólidos.

Para comenzar, establece prioridades y enumera las funcionalidades principales que deseas obtener de la base de datos. Proponemos algunas
ideas:



Imaginemos que queremos crear una base de datos para la gestión de las competiciones deportivas de nuestro centro. La base de
datos deberá llevar un registro de todos los participantes: podrás suministrar los datos personales de los mismos, pudiéndolos agrupar
por grupos de clase y por edades. También deberás ser capaz de gestionar los distintos equipos, con sus componentes, actividades en
las que participan, lugar y fecha de las distintas competiciones y un registro de los resultados que se produzcan.

Así mismo, podemos contemplar la posibilidad de crear una base de datos para la gestión de las tutorías. En este caso, el registro debe
incluir tablas de datos de: alumnos, grupos clase, horarios, profesores tutores, actividades de la acción tutorial y programación.

Otra idea puede ser la gestión de una escuela de padres, donde deberíamos tener tablas para almacenar información sobre las familias
que participan en ella, un registro de actividades, calendario de reuniones… El objetivo final sería facilitar el manejo y administración de
todos los datos que se gestionen en dicha Escuela de padres.

Por ejemplo, también podríamos utilizar una base de datos como soporte para realizar un inventario de todos los ordenadores,

7 impresoras, mesas, dispositivos de proyección y cualquier otro elemento que forme parte del mobiliario del centro. En este caso
necesitaríamos tablas donde guardar la descripción y cantidad de cada uno de estos objetos, así como su ubicación. Para esto último,
necesitamos crear una tabla que contenga todas las aulas, departamentos, laboratorios y demás estancias del centro que contenga
material susceptible de incluirse en el inventario. Los inventarios y catálogos de material en general son susceptibles de gestionarse
mediante bases de datos. En los centros educativos es frecuente que los jefes de departamentos de los IES y los miembros de
directivas de IES y colegios sean responsables de inventariar y controlar equipos y materiales. Una base de datos es una buena
solución para realizar esa gestión. También para la gestión de espacios con abundante material, por ejemplo, en laboratorios de
ciencias o espacios pertenecientes a familias de formación profesional.

Después de leer los párrafos anteriores, vemos que nuestra base de datos debe contener una serie de tablas de datos, que serán aquellas que
dispongan de la información que necesitemos gestionar.

En seguida vemos que el esquema que muestra la figura 1.9 queda corto. Debemos concretar un poco más. Los datos de los alumnos,
¿cuáles son? Evidentemente debemos incluir nombre y apellidos, ¿tal vez su dirección? No, si no pensamos enviarles correspondencia. ¿Su
número de teléfono? Sí, si preve
  • Links de descarga
http://lwp-l.com/pdf17755

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