PDF de programación - Guías de Excel 2007 - Guía 1

Guías de Excel 2007

Guía 1

A. Roldán 2009

Guía rápida de Excel 2007

Primeros pasos

Índice

Inicio del Excel
Estructura de una Hoja de Cálculo



Movimientos del cursor
Celda activa
Referencia de una celda

Borrado de celdas


Comandos del botón de Office

Formato de una celda

Edición del contenido de una celda
Funciones en Excel



Inicio del Excel



Si tienes un icono del programa Excel en el escritorio, basta con que hagas un doble clic sobre él para
iniciarlo. Si no, sigue la ruta: Inicio – Programas – Microsoft Office – Microsoft Excel 2007. Obtendrás
una ventana con un contenido similar al de la imagen.



Estructura de una Hoja de Cálculo

Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas están rotuladas con
números desde 1 hasta 1.048.576 filas, y las columnas (hasta 16.000 columnas) con letras simples o



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dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así hasta la última columna que se nombra con las
letras XFD.

Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por ejemplo la celda B4 será la situada en la fila 4
y columna B.

Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte superior los de
las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rótulo se seleccionará toda la columna o
fila. Una celda se selecciona al pulsar sobre la intersección del rótulo de su fila y el de su columna. Si
pulsas sobre la esquina superior izquierda del área de trabajo se seleccionará toda la hoja.

En la parte superior figura la ficha de opciones. Su contenido depende del contexto o del objeto
seleccionado, pero se puede cambiar con las cabeceras Inicio, Insertar, Diseño de página, etc. El paso
del la versión 2003 a la actual puede suponer un esfuerzo de adaptación, por la diferente forma de
acceso a todos los comandos.

En la imagen puedes ver ficha de Inicio, en la que dispones de todas las opciones del antiguo menú
Formato. Cada sección recibe el nombre de grupo. Puedes ver los grupos Portapapeles, Fuente,
Alineación, etc.



La zona intermedia es la de Trabajo, con estructura de filas y columnas, y la inferior la Barra de estado,
que por ahora ignoraremos.

Un nuevo elemento importante es el botón de Office, que
contiene las opciones de Archivo (Nuevo, Abrir, Guardar,
etc.), y en la línea inferior las Opciones de Excel que en
anteriores versiones se situaban en el menú Herramientas.

Más adelante explicaremos todas las opciones de Archivo.

Ve señalando las cabeceras de ficha Inicio, Insertar, Diseño
de página, etc. para que vayas encontrando todos los
comandos en su nueva ubicación.



Una Hoja de Cálculo en realidad se compone de varias hojas. Señala las distintas pestañas que figuran en
la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para verlas todas. Recorre cualquiera de
ellas mediante las barras de desplazamiento (horizontal y vertical), con las teclas de AvPág. y RePág. o
con las cuatro teclas de flecha de cursor. Aprende también a señalar directamente cualquier celda con el
ratón.

Si pulsas simultáneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegarás a los límites de la hoja, la
fila 1.048.576 y la columna XFD.



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Movimientos del cursor

Con el ratón

El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al pulsar el botón izquierdo. También con el ratón se
puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento horizontal o vertical.

Con el teclado

Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, además de las usuales de flecha de
cursor y RePág o AvPág, etc. son las siguientes:

Combinación de teclas

Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.

Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos.

Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual.

Ctrl+Izquierda Salta a la columna más a la izquierda del bloque actual.

Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo

Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.

Ctrl+RePág Salta a la hoja siguiente de la tabla.

El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de Excel.



Celda activa

Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el cursor. Con esta
operación se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye el foco del trabajo. Si se selecciona
todo un rango todas sus celdas estarán activas, aunque no se podrán editar una por una.

Observa la Barra de fórmulas de la parte superior de la pantalla. El nombre de la celda figura a la
izquierda y su contenido en el centro, en la llamada línea de entrada de fórmulas. Escribe algo
manteniendo seleccionada la celda y pulsa Intro. Leerás entonces en esa línea de fórmulas lo que has
escrito.



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Una celda puede contener

Un texto: Es un conjunto de caracteres que la Hoja no interpreta como cantidades: "Factura",

"Compras 2004", etc.

Un número: Dentro de esta categoría están los números propiamente dichos, los porcentajes y

las fechas.

Una fórmula: Es una expresión que indica la operación que hay que efectuar en esa celda:

=4+E3, =SUMA(A2:B4), etc.

Además, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra, colores, alineación o
bordes que cambian el aspecto de cada celda.

Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su fórmula. El valor es el resultado de aplicar una
fórmula. Por ejemplo, si una celda contiene la fórmula =2+2, su valor será 4.



Referencia de una celda

Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las demás. Es un símbolo
compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que pertenece y unos números coincidentes
con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.

Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o rellenado de rangos el
programa supone que al mover unas celdas, también se han de mover las referencias contenidas en las
fórmulas. Así, si en la celda N7 está contenida la fórmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10,
su fórmula se verá también arrastrada a A7*34. Los datos sufrirán el mismo movimiento que la celda
que los contiene.

Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algún dato que contenga, escribiremos
referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $. Hay tres modalidades:

Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.

Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.

Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.

Para convertir una referencia relativa en absoluta, además de escribir manualmente el signo $, basta
pulsar la tecla F4 al escribirla. Con una primera pulsación se cambiará al tipo $A$32 y con sucesivas
pulsaciones irá cambiando a A$32 y a $A32.

También podemos referirnos a una celda mediante un nombre asignado por nosotros. Lo verás más
adelante.

Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de esta seguido de un
signo de admiración, antes de escribir la referencia propiamente dicha. Por ejemplo Hoja1!D$2



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Formato de una celda

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma
de presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al abrir la
ficha Inicio

A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formato de
celdas en el menú contextual que se obtiene.

En el cuadro de diálogo correspondiente podemos acceder a opciones muy potentes, que se irán
explicando más adelante. Por ahora sólo se describirán las pestañas:



Fuente

No necesita explicación particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros de elección de
fuentes en Windows. Los aspectos de tamaño, fuente, color, efectos, etc. son de comprensión fácil.

Bordes

También es muy simple cambiar los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo más importante de
reseñar es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un área, si está seleccionada y no
sólo a una celda. Los conceptos de bordes predeterminados, estilo de líneas, colores de líneas y
sombras, etc. se explican por sí solos.

Relleno

En esta pestaña puedes rellenar el fondo de cada celda. No contiene opciones tan potentes como otros
programas de Office, pero basta con la gama que ofrece. Se desaconseja el uso de tramas, porque
pueden hacer confusa la lectura de los datos.

Alineación

Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda respecto a su
contorno cambiando numerosos parámetros, como: la alineación horizontal, la vertical, inclinación del



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texto, la distancia a la cuadrícula. Para comprender todas ellas el mejor camino es experimentar con
algún texto concreto.

Protección de celda

Las celdas de una hoja de cálculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido por una
distracción. Con esta opción se pueden activar o dejar en blanco cada una de dos opciones: Protegido u
Ocultar. Esta operación se hará por separado en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se
dejarán p